Odstraňte omezení

Název: TOC – praktické využití teorie omezení
Jak najít a odstranit úzké místo – to, co nám brání vydělávat víc peněz.

Alternativní názvy
TOC v praxi
Omezte omezování!
Neomezujte se!
Zdravý rozum²¹_{(„na jednadvacátou“ … rozumí se obrazné vyjádření „pro 21. století“)}
Jak odstranit omezení
Omezení a omezenost … ;-)

Forma: Workshop | Aktivní vstup do problematiky
Minimum výkladu - získávání informací a dle možnosti i dovedností účastníků probíhá interaktivně při řešení praktických (vašich reálných problémů - z toho důvodu je nutná poměrně rozsáhlá příprava). Sporná/nejasná témata se řeší diskusí - otázkami. Aktivita se očekává především od účastníků a jejich vyhodnocení je významná složka výsledků (výstupů) akce. Vycházíme z podstaty TOC - (téměř) všechno potřebné už znáte, jenom to nevyužíváte. Viz též 5Why.

Vrcholové řídící pracovníky, projektové manažery, personální manažery, manažera pro administrativu/ekonomiku.

Členy strategického týmu.

Počet (min.-max.): 1-8 účastníků
Po ověření podmínek v průběhu přípravy lze skupinu rozšířit. Je nutné, aby se účastnili všichni, kteří by se měli podílet na strategických rozvojových projektech (vést je). Realizační týmy by měly být trénovány jinak. Tato akce je určena pro strategickou úroveň  systému řízení.

Pro koho je téma určeno

• Řídící pracovníci
  Vrcholový management. Zejména manažeři pro strategii, organizaci a personalisté. Ale fakticky se týká všech řídících pracovníků, protože pro reálné uplatnění (či postupné prosazování) konceptu je potřebné všeobecné pochopení a zapojení.
• Alternativně je možné podle úrovně výchozích znalostí, rozsahu a průběhu využívat pro různé cílové skupiny různé formy. Rozsah a hloubka témat může mít různou (stanovenou) úroveň (náročnost) - to po upřesnění zadání akce. 
• Smyslem akce by měla být účelová příprava (primárně strategického týmu, v širším kontextu všech řídících pracovníků - viz výše) na připravované změny organizace práce a systému řízení, směřující k využití TOC.

Inspirovat účastníky k hledání konkrétních nedostatků reálných podnikových procesů:

• Zpochybnit „nezpochybnitelné“ – zkusit (!) vyvolat iniciativu (to by mohlo sloužit k vytipování těch, kteří mohou přispět k případnému změnovému projektu).
• Získat náměty. Pokud bude (plánováno) součástí workshop-u tvorba stromu současné reality a identifikace omezení – toto jsou hlavní (veřejné) „věcné“ výstupy (konkrétní technický užitek).
• Obecně zvýšení informovanosti (nikoli získávání dovedností či znalostí – ve smyslu schopnosti aplikovat/využívat získané informace).
• Pomocí analýzy videozáznamu vytěžit náměty a také identifikovat účastníky a jejich názory (problémové a podnětné). Klasifikovaný / komentovaný seznam podnětů.

Seznámit s nejdůležitějšími myšlenkami TOC

• Konvergence moderních metod řízení.
• Pouze jediný prvek v systému / procesu je nejslabší.
• Nestačí hledat bezprostřední příčinu omezení.
• Aplikace TOC do projektového řízení (systém/proces; kapacity; ekonomická efektivnost; záměr/zakázka a práce).

Dílčí cíle

• Srovnat obvyklé (tradiční) a nové metody řízení.
• Diskutovat obvyklé problémy (typicky řízení zakázek, využití zdrojů).
• Dozvíte se, co je to teorie omezení, čím je zajímavá a  co může přinést.
• Naučíte se vyjádřit reálnou ekonomickou efektivnost každého projektu a procesu.
• Pochopíte lépe podstatu a souvislosti problémů, se kterými se potýkáte.
• Seznámíte se s principiálně novými způsoby hledání skutečných překážek v rozvoji firmy.
• Odnesete si otázky a náměty, jak zvýšit pružnost a  akceschopnost vaší organizace.
• Formulujeme náměty na změny.

1. Počátky průmyslové revoluce
   Jakými metodami řídíme firmy. Jak se změnilo prostředí. Jaké změny v chování organizací a jejich pracovníků jsou žádoucí. Příběh „ocelárna“. Diskuse.
2. Strom současné reality
   Reálné a konkrétní problémy zadavatele, jejich souvislosti a příčiny. Jaké je naše současné chápání výkonnosti. Je potřeba něco změnit? Příběh „zakázky“. Diskuse – počátek (moderovaná forma) identifikace cílových oblastí (požadavků na změny).
   V této části měly být prezentovány sporné oblasti řízení, např. u projektů (odhady/nejistota, multitasking, správa požadavků atd.).
3. Co je omezení?
   Hledání slabých článků. Odhalení nesprávných předpokladů. Formulace pochybností (brainstorming). Nalezení a popis nejdůležitějších důsledků, souvislostí z reálného provozu.
   V případě neefektivnosti diskuse lze přejít k analýze správnosti předpokladů a realizovatelnosti/sporných míst doporučení v oblasti řízení projektů – správa zdrojů, projektový záměr a projekt atd.).
4. Jak se zbavit omezení
   Příklady (z „Kritický řetěz“). Diskuse. Aplikace na dříve identifikovaná slabá místa reálného provozu.

Přijetí koncepce

• Nesnažíme se budovat / změnit systém. Smyslem akce je pomoci skupině motivovaných lidí (mají zájem se dozvědět, jak se na témata, která je zajímají, dívají jiní) získat nové informace, ověřit jejich smysluplnost, zahájit diskusi.
• Existují sporná místa či minimálně pochybnosti o tom, zda současná podoba procesů (dělby práce - nejedná se o technickou podobu činností) je optimální.
• Musíme si vyjasnit, že se nejedná o dogmata, která by bylo potřeba potvrzovat či vyvracet. Je to inspirace - snažíme se najít správné otázky. Nesnažíme se zvládnout co nejvíce „témat“, naopak soustředíme se na to, abychom diskutovali ta podstatná a aby diskuse byla dovedena k závěru (limit pro jedno téma 10 minut v případě nejednoznačných reakcí).
• Klíčová otázka: V čem nám může být TOC užitečná?
• Formou příběhů – jejich rozborem hledáme „ponaučení“.
• Diskuse o příčinách, souvislostech. Z reálných situací / podnikové praxe.
• Zachycení názorů a námětů.
• Soustředíme se (např.) na projekty (zakázky; konkrétně dle podmínek).
  Komu patří zakázka? Zadavatel, obchodník, zákazník, manažer projektu, projektový ředitel. Projektový záměr, portfolio záměrů, výběr. Hodnocení ekonomické efektivnosti záměru. Tvorba zadání projektu. Ocenění času v projektu. Odhady pracnosti. Správa kapacit.

Místo
Sídlo zadavatele, popř. externí prostory (výjezdní akce)Cena odpovídá pořádání v prostorách a na technice zadavatele. Lze zajistit techniku, prostory a ostatní služby.
Alternativně online (nedoporučeno).

Čas: Celodenní (4×1,5 hod)
Volitelně návazná (dlouhodobá - max. 6 měsíců) elektronická diskuse, popř. rozšíření workshop-u o druhý den, soustředěný na hloubkovou analýzu sporných či zajímavých (z hlediska potenciálního přínosu) míst (výklad/diskuse „nejasností“, dotazů, námětů); přesný program druhé části dle aktuální situace.

Organizace

Téma je velmi náročné. Proto je prezentováno převážně formou příběhů (převzaté z výchozích zdrojů - Cíle a Kritického řetězu). Další části rozvoje znalostí (a částečně i dovedností) by měly probíhat formou řešení reálných zadání, nejlépe nad podnikovými reáliemi

• Vytvoření stromu současné reality.
• Analýza identifikovaných omezení.
• Vyhledání jejich kořenových příčin.
• Vytvoření návrhu koncepce transformačního projektu - formulace nových organizačních principů, pravidel a systému rozvoje reálných provozních dovedností pro adaptovaný systém řízení na všech úrovních.

Účastníci

• Prezentaci, popř. další existující a vytvořené podklady.
• Aktuální verzi článku „Teorie omezení“ a další materiály.
• Možnost zúčastnit se elektronické diskuse.

Zadavatel

• Zpracovaný videozáznam workshop-u včetně výsledků/doporučení.
• Identifikovaná potenciální omezení.
• Strom současné reality (co s čím souvisí - co je čím determinováno).

Probraná témata je nutno prohloubit 

Tato akce je iniciální - vstup do problematiky (resp. ověření výchozích znalostí účastníků). Dle situace je žádoucí jednotlivé tematické celky probrat důkladněji. Předpokládaná intenzita - úplný přehled (nikoli komplexní zvládnutí), každá oblast na jeden den, předběžně po čtyřech 1,5 hodinových blocích (lze uvažovat o zkrácené podobě, pokud potřebné znalosti jsou již většinou k dispozici). Obsah je nutno konkretizovat před zahájením a návazně v průběhu projektu dle výchozích podmínek a také dle účelu, resp. stanoveného cíle akce. Každý blok je zahájen a zakončen testem, který vyjádří úroveň znalostí dané problematiky a její změny + umožní přizpůsobení pokračovacích bloků.

1. Jak využít TOC
   Co mají nové teorie řízení společného. Nejdůležitější východiska. Potenciální přínosy, metody využití, způsob osvojení pozitivních prvků, ochrana proti negativním. Jak je nejlépe zavést do praxe.
   Na bázi příkladu dle příběhu 'Ocelárna' - v každém jednotlivém kroku se pokusit najít paralelu s vlastním prostředím. Výsledkem by mělo být to, že se vyjasní, zda je vůbec jasné, jaká kritéria výkonnosti se v praxi používají a k jakému chování lidí vedou. Resp. to, zda známe nebo neznáme vlastní kritické omezení.
2. Jaké jsou skutečné úkoly systému řízení?
   Jak přestat řešit neřešitelné rozpory v hodnocení výkonnosti. Máme možnost radikálně zvýšit účinnost analýzy a plánování veličin, kterými měříme výsledky firem, organizačních jednotek či rolí / funkčních míst. Obvykle využívané systémy pro sledování a hodnocení ekonomických a provozních informací jsou založeny na principech, které platily od začátku průmyslové revoluce, ale ztratily dominantní charakter ve třicátých až čtyřicátých letech ‑ musíme se pokusit překonat bariéru včerejška. Musíme opustit strategii přijímání kompromisů a zaměřit se na odhalování chyb v našich předpokladech.
3. Co je největší výzvou zítřka?
   Měli bychom se přestat zabývat tím, co je největším problémem dneška (či jak úžasné byly včerejší úspěchy). Musíme mobilizovat síly pro úkoly budoucnosti. Co můžeme a co musíme dělat jinak než dosud. Změna firmy tak, aby byla schopna přijmout filozofii trvalého zdokonalování. Co se stane, když zakonzervujeme stav systému řízení.
4. Řešení
   Přestat se snažit "řídit" zásoby, finance, výsledky (protože to je technicky nemožné, všechno jsou to pouze důsledky našich aktivit). Naučit se řídit lidi, kapacity, výkon, vztahy. Klíčovým faktorem úspěšnosti firem bude to, jak rychle dokážou překonat zastaralé způsoby myšlení a zejména metody hodnocení ekonomické efektivnosti. Zabýváme se účinností vynaložených zdrojů proto, abychom mohli dál vykonávat činnost, která nás živí a ve které jsme úspěšní (zisk je nákladem na přežití). Nejdůležitější je dělat správné věci. Musíme uvést přístup k řízení založený na identifikaci největších růstových potenciálů a nejslabších míst do denní praxe. Pravdivě si odpovědět na otázku, zda je možné pracovat efektivněji a co k tomu potřebujeme.
5. Kritický řetěz
   Při řízení projektů (ale i jakýchkoli jiných aktivit, z nichž nejvýznamnější jsou proces realizace a aktualizace podnikové strategie, proces trvalého zdokonalování procesů, ...) je naprosto fatální realisticky a pravdivě si uvědomit, co nám brání v dosahování lepších výsledků a jaké výsledky vlastně potřebujeme. Jednoduchá doporučení na odstranění nejobvyklejších chyb a nesmyslů (multitasking, motivace k realistickému odhadu, řízení rezerv, komunikace).