Je email mrtvý?

Jak je to s elektronickou poštou. Je to přežitek? Nezbytnost? Žrout času? Co doopravdy potřebujeme, aby email "uměl" … nebo spíš co musíme umět my. Jaké technologie pomohou a jaké nám život spíše zkomplikují.

Občas se můžeme potkat se se zajímavými názory. Např. že e-mail je mrtvý (článek už zmizel, uvidíme, jestli se někde najde něco obdobného ... myslím, že je to dobré téma pro diskusi).

  • Elektronickou poštu používáme v naprosté většině případů zcela nesprávně.
  • Trvalý obsah nemá ve zprávách co dělat. Kam ale patří?
  • Může technologie za to, že do zpráv píšeme slohové práce?
  • Nebo za to, že (nejen) maily neumíme číst?

Ale je minimálně empirický důvod pochybovat o tom, že pouze změna technologie nám pomůže. Zvyk je železná košile.

  • Architekt seznamů SharePoint-u zcela jistě ví, že je naprosto a zcela nesmyslné přidávat k položkám přílohy.
  • Přesto si někteří dinosauři zřejmě vynutili, aby to možné bylo.
  • Když se podíváme na obsah obvyklé výměny informací pomocí chatu, je situace výrazně horší než u mailu, protože obsah je pořád stejný, jenom lidé čekají na to, až protistrana naťuká, co jí leží na srdci. A existují lidé, kteří tvrdí, že náhradou mailu je právě (textový) chat.
  • Nebylo by lepší se zamyslet nad tím, proč děláme některé zjevně nesmyslné činnosti a jak tomu zabránit?

Klíčovým faktorem jsou dovednosti lidí. A správné nastavení používaných systémů. 

  • E-mail mrtvý není, jenom je potřeba jej správně používat.
  • Je pravda, že většina uživatelů nemá správnou představu o tom, co by měla od svého komunikačního systému požadovat.
  • Možná právě proto stačí spoustě menších firem mail u poskytovatele webhostingu, právě proto mohou považovat IMAP (schopnost mít obsah poštovní schránky současně na serveru i v počítači) za vyhovující.
  • Asi proto dá tolik práce vysvětlit, k čemu jsou moderní komplexní komunikační systémy, jako třeba Office 365.
  • Klíčem je správně chápat, jakou funkčnost potřebují uživatelé ... a jakou správce, aby mohl efektivně prosadit žádoucí pracovní postupy.

Popravdě ... možná úplně nejdřív je potřeba vyjasnit, jaké jsou žádoucí pracovní postupy, jaká má být ve firmě organizace práce, jak nastavené povinnosti ... a naučit se vymáhat dodržování pravidel. Samozřejmě i s tím mohou informační technologie pomoci, ale to už je jiné téma.

01. 09. 2017 Petr Opletal