Proč Office 365

Co vlastně běžná organizace potřebuje od počítačů? Jaké jsou skutečné důvody, proč bychom měli uvažovat nad přechodem do cloud-u?

Zjednodušeně (bez technických a ekonomických argumentů) je pro menší a střední firmy rozumným, jednoznačným a jednoduchým důvodem pro přechod do cloudu např.

  • Možnost smysluplně využívat kalendář včetně mobilních zařízení.
  • To platí i pro kontakty. Sdílení jak komunikace, tak kontaktů. Možnost synchronizace s podnikovým IS.
  • Revoluce ve způsobu správy dokumentů. Centralizace & systemizace.
  • Možnost výrazně efektivnější správy úkolů a přípravy a řízení schůzek.

Ještě nedávno jsme potřebovali "... aby tiskárny tiskly". Dnes už chceme, aby také "... fungoval mail". To je pokrok. Ale mohl by být výrazně větší, kdybychom se naučili využívat potenciál IT alespoň z poloviny.

Klíčovou výhodou nových technologií je to, že se s nimi dají dělat věci, které dřív dělat nešlo nebo to nedávalo smysl. Krásným příkladem je metodika MBO (Management by objectives), kterou vytvořil v 50. letech P. F. Drucker. Neprosadila se přes nesporně skvělý metodický základ a gigantický potenciál především z důvodu administrativní náročnosti. To dnes počítače téměř úplně řeší. 

Jde především o změnu přístupu. Zkusme si položit třeba následující otázky.

  • Potřebujeme sjednotit a centralizovat uložení komunikace s externími subjekty?
  • Jak co nejsnáze vytvořit centrální seznam povinností, které mají určitou periodicitu (či omezenou platnost - např. technická prohlídka auta - hlídač termínů) tak, abychom na ně nezapomínali?
  • Co je to za nápad zakázat mail pro interní komunikaci?
  • Jaký užitek přinese to "sdílení" a k čemu je to dobré? Co by tomu mohlo bránit? Co získáme tím, když z našeho fungujícího systému složek na souborovém serveru přejdeme na něco jiného?
  • Co potřebujeme proto, abychom zvládli "prázdnou schránku s doručenou poštou" na firemní úrovni?
  • Dalo by se zařídit, aby když má podle plánu prací být vytvořen zápis z kontrolního dne, aby se automaticky zjistilo, že ještě není na svém místě?
  • Bylo by možné spolehlivě automaticky upozornit každého, koho by se to mohlo týkat, na změnu dokumentace zakázky (např. přidáme dodatek smlouvy)?
  • Nemohli bychom si tím zjednodušit třeba evidenci přestupků či výsledků kontrol?
  • Co třeba (dle možností automaticky) ukládat přílohy příchozích zpráv tam, kde jsou potřeba?
  • A není "tam" opravdu ještě něco dalšího užitečného?

Střední a malé firmy, které dosud Exchange, SharePoint a další nástroje nepoužívaly, mají před sebou skutečnou příležitost. Příležitost posunout komunikaci a systém řízení firmy na kvalitativně vyšší úroveň. Nepropásněte ji!

24. 11. 2018 Petr Opletal