Proč nestačí mít Office 365

10. 10. 2018 Petr Opletal

Možná jste přešli na Microsoft 365 nebo se na to chystáte. Přemýšlíte nad tím, co vlastně získáte a jestli se to vyplatí. Co by bylo dobré udělat, abyste potenciál technologií rozumně využili.

Proč nestačí mít Office 365

To jsou dobré otázky.

Žádný běžný uživatel nemá kapacitu, aby procházel a zkoušel nové a stále přibývající funkce a zejména vyhodnocoval, jak nejlépe je využít. Přitom právě toto je jedna z největších příležitosí přechodu do cloudu - začít dělat to, co jsme dosud nedělali nebo přestat dělat to, co již není potřeba. Microsoft doporučuje využít některého z partnerů, kteří nabízejí tzv. "Adopci Office 365". My tyto služby poskytujeme.

Hlavní přínos Office 365

Přístup k nejnovějším a nejvýkonnějším technologiím, které jsou určeny pro zvyšování produktivity zpracování informací. Nejde to ale samo.

  • Většinou nemáme úplně jasnou představu, jakým způsobem by se vlastně měla produktivita zvýšit. Třeba u zcela zásadního a přitom zcela triviálního příkladu sdílení dokumentů.
  • Všichni víme, jak nepříjemné je měnit stávající zvyklosti. Pro jednotlivce fakticky neexistuje důvod "své" dokumenty sdílet. Nevnímá širší souvislosti.
  • Ale i pro to sdílení existují určité překážky - je potřeba vědět, kde a jak by měly být které typy dokumentů umístěny. A do toho se nikomu nechce, přestože všichni tuší, že to je podstata problému. V praxi je neochota klasifikovat dokumenty největší překážkou. My se s tím umíme poprat.

Jak sdílet dokumenty

Pokud máme štěstí, najde se někdo, kdo vysvětlí, že opravdu není potřeba žádný dokument posílat a je snadné je sdílet, nejlépe přímo z aplikace.

Ale většinou se už nenajde nikdo, kdo by vysvětlil a pomohl sdílení nastavit.

  • Aby se ve společných dokumentech vyznali všichni, kteří se v nich mají vyznat.
  • Což znamená důsledně definovat typy dokumentů, jejich vlastnosti a také činnosti, při kterých vznikají, upravují se, přijímají či odesílají a dále používají.
  • Mechanismus pro vynucování zadání metadat, pomocí kterých lze dokumenty klasifikovat a tím zajistit dodržování nebo automatizaci jejich umístění a jmenných konvencí (které díky těm metadatům už nejsou potřeba).

Centralizace komunikace

Příkladem může být komunikace se zákazníky.

  • Téměř všichni to vždy dělali tak, že zákazníci jsou jednoho konkrétního obchodníka. Pokud se zákazníkem komunikuje logistika nebo administrativa, tak také konkrétní člověk ze "své" adresy.
  • I když máme schránku, do které je případně komunikace směřována, většinou je určena jen pro iniciální obecný kontakt. Zprávy se předávají konkrétním obchodníkům. Obvykle neumíme nastavit poštovní klienty tak, aby odesílaly zprávy se zpáteční adresou této sdílené schránky. Což souvisí s organizací obchodu.
  • Odpovědi a následná komunikace tedy směřuje do osobní schránky daného obchodníka. Takže je pro každého jiného člověka obtížné zjistit, co přesně bylo obsahem. Většinou i pro toho obchodníka.

Lze zřídit sdílenou schránku. Přijaté zprávy nikam nepředávat, zpracovávat je přímo na místě. Nad tou schránkou lze - třeba i bez jakýchkoli pomůcek (doplňků) - uplatnit metodiku "Zero Inbox" ve firemním/týmovém pojetí - zajistit korektní zpracování veškerých příchozích zpráv a uložení veškerých odesílaných spolu s přijatými. Už se žádná zpráva neztratí v osobní schránce jednotlivce.

Konkrétní (stručný - 1 A4) popis situace při centralizaci komunikace do jedné sdílené schránky u reálné firmy.

21. století

A takových příkladů můžeme uvést spoustu. Všechna přirovnání kulhají, takže to nelze brát doslova - pro informační technologie se často používá srovnání s nástupem automobilů. A rozhodně je potřeba automobil používat zcela jinak, než koňský povoz. V čem vlastně spočívá ten hlavní přínos Office 365? Hodně zjednodušeně řečeno - můžeme relativně snadno podporovat běžné činnosti tak, jak bychom to dříve nemohli dělat.

Naprostou většinu obvyklých činností v jejich obvyklé podobě podporuje přímo, bez dalších náročných zásahů (vývoje funkčnosti). Stačí vědět, jak tuto funkčnost používat správně. Významnou vlastností nových technologií je také to, že umožňují velmi efektivní individuální přizpůsobení, pokud ta standardní činnost neodpovídá tomu, jak bychom to chtěli dělat.

Rádi pomůžeme. Nebo se můžete zkusit zaregistrovat k odběru notifikací o novinkách na téma Office (rozbíháme pilotní provoz - dostanete odkaz na stránku, na které si můžete upozornění upřesnit nebo vypnout).