Soustředění a řízení času

30. 03. 2021 Petr Opletal

Pokud chceme pracovat efektivně, musíme si udělat čas na důležité záležitosti. Když se nevěnujeme správným věcem - nejlépe správným způsobem - spotřebováváme spoustu mentální kapacity na překonání nejistoty a obav. Proto máme potíže se soustředěním. Nemluvě o nedozírných škodách, které vznikají tím, že zanedbáváme to důležité.

Soustředění a řízení času

Co znamená pracovat efektivně

Klíčové součásti a předpoklady.

  • Dělat to, co přináší největší užitek = vzdát se toho, co tak důležité není.
  • Pracovat na tom rozumným způsobem (jasné zadání, dovednosti, časové bloky).
  • Zbavit se předsudků (předpojatosti) a ověřit si, co funguje a co ne. Nezavrhovat něco, co člověk poctivě nevyzkoušel. Ochota dát si poradit. Trpělivost.

Zásadní téma je, jak funguje "vyhradit si čas".

Čemu se věnovat

Bezpochyby je nejdůležitější nedělat nic, co se nedá stihnout. 😎

  • Realisticky plánovat čas
    • Pracovat v časových blocích (příprava, soustředění).
    • Mít dostatečný prostor na neřiditelné činnosti.
    • Správnou úroveň rezerv a úroveň jejich využití (rezervy slouží flexibilitě  - ve vazbě na využití rezerv je potřeba mít převis práce). Což se bez odpovídajícího úsilí a nástroje zajišťuje poměrně obtížně.
    • Evidovat a vyhodnocovat, jak dobře se daří plánovat.
  • Pracovat přiměřený počet hodin denně. Dostatečně odpočívat.
  • Nenechávat všechno v hlavě - naopak to dostat do psané podoby. Na správném místě zaznamenat vše, co se záměrů a úkolů týká - zjednodušeně řečeno mít vedle plánu práce i seznam námětů a záměrů + věnovat mu patřičnou pozornost. Díky tomu si nemuset pamatovat, na co by se nemělo zapomenout. 

Jak stanovit význam (důležitost)

Jednoduše.

  • Jakýmkoli způsobem stanovte (odhadněte) dopad (důsledky) toho, že dokončíte to, na čem byste chtěli/měli pracovat (mimo povinností). Převeďte to na peníze v dlouhodobém horizontu (stačí překonat pár předsudků).
  • Potom to seřaďte podle úrovně toho dopadu.
  • Odhadněte časovou náročnost. Použijte plán práce a rozplánujte, kdy na čem budete pracovat (v plánu práce musí být i bloky vyhrazené na neplánovatelné činnosti a rezervy).
  • U většiny důležitého se bude jednat o časově náročnější práci. Ta se musí rozdělit do bloků v časovém období. Pro výběr toho, na čem je opravdu možné pracovat, lze využít časový limit (kdy už nemá smysl se snažit; více v metodice). Plánujte jenom to, co se dá stihnout a přinese to (po zahrnutí rizik a nejistot) nejvyšší efekt.

Abychom mohli posoudit, co je opravdu důležité, je nutné mít dlouhodobý plán (strategii & model fungování - ať už osobní nebo firemní). Jinak nelze určit hodnotu času, který do té které činnosti investujeme. 

Jakým způsobem zajistit efektivnost

Nic složitého - přesto to většina z nás nedokáže.

  • Je potřeba mít plán práce.
  • Správně používat plánovací kalendář (či obdobný nástroj).
  • Pár dalších maličkostí a jinak nic.

Pravděpodobnou příčinou toho, že to nezvládáme, je kombinace nechuti (nedůvěry), nedostatku dovedností a sebekázně. Popř. není čas řídit čas. Nebo jsme si nedokázali pravdivě odpovědět na otázku, co je primární příčinou potíží či sporných situací.

Mechanické a statické "vyhradit si pátek" může být užitečné při ověřování toho, co bude fungovat a co ne. Jak moc se to komu osvědčí, záleží na obvyklé podobě jeho práce.

  • Doporučený způsob je zvládnout přidělování kapacity důležitým záležitostem. 
  • Tehdy, kdy je to nejvýhodnější (vhodné podmínky). Nebo když je to nutné.
  • Přidělenou kapacitu (podle vyspělosti firmy) není dobré přesouvat o více jak 2-3 týdny. Téměř nikdy není dobrý nápad se strategickým tématům věnovat jednou za pár měsíců násilně.

Překážky a omezení  

Co nám (obvykle) brání v tom, abychom se soustředili? U každého to bude něco jiného. Vynechme "dětské" potíže typu "nechce se mi, raději si hrát nebo čumět na pohádky". Na zázračné řešení toho, čemu se módně říká "prokrastinace", je potřeba najít kouzelného dědečka.

Běžný člověk se potýká s následujícími (a dalšími, přispějte...) potížemi:

  • Mnoho souběžně otevřených témat/úkolů - nutkání pracovat na více záležitostech "současně", což je extrémně neefektivní. Obdobně když nemáme možnost zaznamenávat si vazby (podněty & úkoly) k dotčeným či souvisejícím tématům.
  • Pochybnosti o prioritách (chaos, tendence k přebíhání).
  • Únava, nedostatek dovedností pro zajištění produktivity.
  • Nezvládnutá organizace práce málo omezující rušivé vlivy.

Organizace práce

To je nezbytný první krok. Drastické omezení chaosu. Pro náročnější úkoly potřebujeme klid (eliminovat vyrušování). Za každou cenu je nutné odstranit zdroje vyrušování ve vyhrazených časových blocích. Zorganizovat své okolí a sebe sama prostě musíme.

  • Plánování času je samostatné téma.
  • Sebekázeň možná taky - může pomoci checklist obvyklých opatření. Pokud se člověk neobejde bez toho, aby měl neustále zapnutý telefon (či se neumí vyvarovat obdobných elementárních chyb na této úrovni), má smůlu.

Když nemám možnost pracovat v klidu (skutečně toho nelze dosáhnout - bez ohledu na to, jestli je příčina objektivní nebo subjektivní), nemohu dělat práci, která vyžaduje soustředění. Musím buď pověřit někoho jiného mojí současnou prací, nebo tou prací, která vyžaduje soustředění. Nechtějme kulaté čtverce. Nazývejme věci pravými jmény.

Jednoduchá opatření.

  • Telefon a všechny obdobné komunikační prostředky vypnout nebo nechat někde jinde (někomu jinému, více jinde).
  • Samozřejmostí by mělo být vypnutí všech upozornění (a zbytných aplikací) na počítači. Když k té práci není potřeba aplikace pro elektronickou poštu, vypnout ji. S tím souvisí, že je dobré rozmyslet, které informace patří kam (obecně platí, že se má pouštět pouze po skončení pracovního bloku a zase zavřít, max. 3× denně).
  • Pokud pracujeme s počítačem, nesmí být spuštěné žádné aplikace, které by mohly rušit. 
  • Dodržovat pravidla psychohygieny. To znamená si i pracovní blok připravit, aby nemusel být přerušován z např. osobních důvodů.
  • Každý zdroj vyrušení si zaznamenat a ve stanoveném bloku (při plánování) se k němu vrátit a nastavit opatření, která jej pomohou eliminovat.
  • Pokud někdo může tlouci na dveře, pověsit tam cedulku s nápisem NERUŠIT.

Jak začít

Každý to bude mít trošku (nebo hodně) jinak. Je potřeba pustit se do změn s rozmyslem a jistotou, že děláme správnou věc. S důvěrou v sebe sama. Nevěřit na zázraky. Nebát se experimentovat. Ověřovat si, jestli změny v podobě práce mají ten účinek, který očekáváme. Posilujte dosažené výsledky - nenechte rutinu, aby vás vrátila do starých kolejí.

Je jisté, že se vyplatí mít k tomu někoho, kdo vám poradí a upozorní, kde se nejčastěji dělají chyby. Můžeme se tomu věnovat ve workshopech na přání

Nebo rovnou pomůžeme.