Kolik úsilí věnovat tomu, co bychom měli zvládat.
Abychom neplýtvali časem a věnovali se tomu, co přinese maximální výkon/hod, každá prováděná činnost musí být klasifikována z hledisek důležitost a naléhavost. Většinou se uvádí Eisenhowerův princip pro rozdělení aktivit / požadavků dle těchto hledisek. Ale už se neříká, jak poznat, která aktivita patří do které kategorie. A už vůbec není jasné, co dělat, když přese všechno to třídění máme víc práce, než kapacit.
Problém s doporučením uvedným u schématu je ten, že se neustále objevují nové aktivity. Proto nedává smysl "nejdříve". Je potřeba najít mechanismus, který nám umožní posoudit každý nový požadavek samostatně a zařadit jej na nejméně špatnou pozici v osobním plánu práce (kalendáři).
Krásně je to vysvětleno v příběhu o vývoji nového modemu v knize Kritický řetěz. Postupně se mění naléhavost i důležitost.
Celá záležitost je poměrně obtížná. Pro správné chápání zde uvedeného pojetí je důležitá celá řada předpokladů (např. v oblasti řízení kapacity, zadávání úkolů, klasifikace cílů, vyjádření ekonomické efektivnosti atd.), pro které na této stránce není prostor. Je nutné je vysvětlit a ověřit v konkrétních podmínkách - formou školení nebo případně souvislejšího textu, což si lze vyžádat.
Pokud člověk chce svůj čas smysluplně rozdělit mezi činnosti, které by měl dělat, musí dodržet elementární pravidla.
Pokud někdo chce pracovat s výrazně nižší, než optimální intenzitou ... tak tomu stejně nelze zabránit. Jenom je potřeba včas to zjistit (pokud je to někdo jiný) a zbavit se ho. Čemuž "byrokracie" s plánováním a vykazováním může pomoci. Pokud jsem to já sám, tak je potřeba to šikovně maskovat. 😉
Naléhavost požadavků není (nesmí být) direktivní. Realizátor nesmí přijmout úkol, na který nemá dostatek kapacit. Pokud má daná práce vyšší prioritu (hodnotu), tak musí "vrátit" úkoly, které nebude schopen zvládnout. Koordinátor, který dbá o využití kapacity, by měl mít dostatečně efektivní systém pro sledování skutečného využití kapacit (to souvisí se zadáváním úkolů). To platí i pro případ, kdy je člověk sám sobě koordinátorem. Je dobré si usnadňovat dodržování pravidel nastavením rutiny.
Činnost | Práce/aktivita vykonávaná jedním subjektem v jednom čase. Z hlediska řízení času je toto dogma (samozřejmě nerozporujeme činnosti typu dýchání apod.). Pokud si plánujeme práci, musíme jít na skutečné elementární časové bloky. |
Časový blok | Doba, po kterou souvisle provádíme určitou činnost. Rozumná velikost bloku pro úkolování lidí je zhruba půl člověkodne, pro plánování vlastního času je zjevně nějaký problém, pokud sklouzneme k čemukoli menšímu než je hodina (pozor, jedná se o "vlastní" čas - prostor, který řídíme sami; tzn. nikoli obědy, porady apod.). V závislost na charakteru vlastní práce bychom měli najít typologii činností a pro každý typ určit optimální velikost časového bloku. |
Limitní termín | Kdy musí být stanovený cíl dosažen. "Požadované" (sjednávané) datum dokončení by mělo být někde v polovině lhůty (pozor, nikoli od 'nyní', ale) od 'začátku práce' do limitního termínu. Viz též schéma (později). |
Naléhavost | Poměr mezi potřebným a disponibilním časem (čím více potřebného a čím méně disponibilního, tím je naléhavost vyšší). Závisí na pracnosti a termínu potřebného dosažení stanoveného cíle. Má dvě polohy - u dosud nepřijatých záležitostí a u činností, které již jsou v našem plánu práce. |
Důležitost | Význam, váha, potenciální přínos (viz dále). |
Požadavek | Podnět (vlastní či pocházející z okolního prostředí), který zatím nebyl přijat jako úkol (proto jeho důležitost ani naléhavost nejsou závazné - vyjadřují výchozí představu (např. okolí) o dané záležitosti. |
Úkol | Zadání (záměr, záležitost) - určuje smysl a cíl toho, že budeme provádět jednu nebo více činností. |
Viz principy - v případě nedostatku kapacity není žádoucí ji věnovat záležitostem, které mají výrazně nižší přínos než jiné. Pokud již máme "normativní" produktivitu a očekávaný přínos dané aktivity, je to jednoduché - vypočítá se její časový limit.
Pokud není danou práci s takto vypočtenou kapacitou žádným způsobem realizovat, je potřeba:
Je dobré pokusit se:
Viz též přehled řízení času
[Bude doplněno - postupný převod obsahu webu - pokud máte o toto téma zájem, určitě se ozvěte]
Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.
Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.