Outlook a řízení času v organizaci

Čím může být užitečný doplněk MS Outlook pro organizaci času.

Jestliže mají být doporučené (protože je sporné, zda mohou být povinné) techniky řízení času uplatněny v rámci organizace, je nezbytné sledovat a vyhodnocovat, jak se to lidem daří. Obvykle se lidé vyškolí, ale už není ani kapacita, ani technické prostředky pro to ověřit si, co si z daného školení odnesli - resp. jakým způsobem to využívají ve své každodenní praxi (což byl důvod, proč se měli školit). Při nasazení tohoto (rozšířeného) doplňku v rámci organizace se (mimo základních efektů) naskýtá řada možností:

  1. Sdílení technik a předávání dat.
  2. Centralizace některých nastavení.
  3. Centrální číselník typů aktivit.
  4. Předdefinované typy úkolů a činností.
  5. Sběr dat o struktuře využití času a úspěšnosti plánování & vyhodnocení statistik (typicky poměru mezi činnostmi realizovanými v původně plánovaných termínech a přesunech, poměr mezi časem spotřebovaným na důležité a nedůležité aktivity atd.).
  6. Signální mechanismus pro havárie (selhání - pokud si někdo žádné aktivity neplánuje nebo je neplní).

Podstata monitorování řízení času

  1. Podstatné je, že příslušný doplněk (a tady je obrovskou výhodou integrace funkcí MS Outlook) může sledovat, nakolik je "zaplněn" kalendář příslušného člověka. Není tím myšleno to, že bychom se snažili zjistit, nakolik je kdo vytížený, ale to, zda skutečně plánuje (resp. jakým způsobem, jak efektivně).
  2. Privátní termíny stačí označit jako privátní.
  3. Pokud stanovíme pravidlo, že všechny firemní termíny musí být klasifikovány (tzn. přiřazeny některé z platných podnikových aktivit), tak není ani úplně jednoduché zaplnit si kalendář nesmysly.
  4. Sice je "jasné", že je potřeba si organizovat práci v blocích, ale děláme to? Resp. nebylo by potřeba toto doporučení nějak podpořit?
  5. Nebo to, že v době práce na důležité aktivitě mají být komunikační prostředky vypnuty?
  6. Případně - člověku byl zadán úkol a on si jej korektně rozplánoval do činností. Zadavatel musí zkontrolovat, že práce byla zahájena. U samostatných pracovníků je to právě termín pro první z plánovaných činností. Pokud je přesunuta poprvé, asi se nic neděje, ale (v závislosti na nastavení či důležitosti úkolu) při druhém odložení měli bychom reagovat. Popř. lze vyžadovat zadání toho, že činnost byla skutečně zahájena.
  7. Hlavním smyslem těchto signálních mechanismů je zjistit, s čím mají lidé problémy (kde vznikají v organizaci termínů potíže, konflikty či disproporce). Umožnit jim samotným se zlepšovat a pokud je to potřeba, tak mít podklady (pro analýzu toho, co a jak dělají), aby jim mohl pomoci někdo další (typicky metodik / lektor pro řízení času, obvykle externí).
  8. Lze zabránit, aby si někdo naplnil kalendář tak, aby neměl žádné rezervy či prostor pro svolávání schůzek (kteroužto funkčnost lze také integrovat - neumožní uživateli na stanovené termíny dát nepřesunutelnou aktivitu ... což lze průběžně aktualizovat z centrálního nastavení, lze požádat o výjimku atd.).
  9. Pokud platí, že zlepšovat, tak průběžně. Bez evidence to nejde. Záznamy o skutečnosti a rozdílech oproti původnímu plánu (což bez dodatečné funkčnosti k dispozici není) jsou fatálně důležité pro analýzu efektivnosti plánování času jednotlivců.
  10. Lze vyžadovat zadávání skutečného ukončení a tím verifikace spotřeby času.
  11. Výrazně se zlepší možnosti kontroly práce lidí.

Otázky

Je samozřejmě sporné, jestli je to reálné, protože většina lidí takovéto opatření bude asi (možná v jistém smyslu "opodstatněně") chápat jako špehování a nepřípustný zásah do soukromí. Na druhé straně pokud je (oprávněným) požadavkem organizace, aby její pracovníci zlepšovali své řízení času (protože je jasné, že se jedná o proces, nikoli jednorázovou změnu), je velmi korektní, pokud lidem poskytne nástroj, který jim pomůže doporučené zásady realizovat a těm, kteří mají dbát o rozvoj dovedností (mimo jiné i v této oblasti), prostředek, jak zjistit, s čím mají lidé v dané oblasti potíže.

  • Co by bylo potřeba vyhodnocovat?
  • S čím konkrétně máte problémy (víme např. o člověku, který se vyhýbá schůzkám, tak si zaplní kalendář termíny, takže jej na žádnou schůzku nelze dostat)?
  • Myslíte si, že je účelné vynaložit významné úsilí na to, aby lidé ve firmě začali skutečně efektivně řídit svůj čas? Vyplatí se to?

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.