Projektové týmy v MS Teams

Když tomu říkáme "tým", vypadá to jako tým a funguje to jako tým, nejspíš to bude tým.

Projekt

Viz metodika - mimořádná aktivita. Specifická skupina lidí. Má mít ohraničený (chráněný) prostor, ve kterém má:

• Projektovou dokumentaci - podklady, výstupy, ...
• Plán prací (včetně úkolování).
• Specifikace výstupů (včetně správy požadavků a řízení změn).
• Podle toho, jak vyspělé projekty řídíme, tak agendu správy rizik a další.

Projektový tým - konkrétní skupina lidí, kteří se podílejí na práci - plní role v obecné organizaci projektu a plní úkoly (jsou přiřazeni jako zdroj k některým úkolům plánu práce).

Co potřebujeme pro řízení projektu?

Odpovídající prostředí / nástroje.

• Úložiště projektové dokumentace s podporou workflow pro řízení tvorby a úprav. 
• Inteligentní mechanismus pro sjednávání a modifikace požadavků - podpora inicializace, diskuse, formulace a připomínkování datově (tzn. v seznamech, nikoli v dokumentech) definovaných specifikací a jejich akceptačních kritérií/testů. Změny jsou řízeny (projednávány, dokumentovány a schvalovány) a protokolovány a jejich součástí jsou i příslušné úpravy akcetptačních testů. Akceptační (popř. předakceptační) testy se provádějí sjednaným jednoznačným způsobem a jejich výsledky jsou zde zadávány a zpracovány. 
• Integrovaný nástroj pro správu prací nad celopodnikovým zásobníkem zdrojů (Project for Web/Teams).
• Propojení schůzky/jednání s činností v plánu prací. Podklady a úkoly.
• Komunikační prostředky podporující organizaci schůzek, zadávání a sledování plnění úkolů atd.

Záleží na metodice / systému projektového řízení.

Jak má projekt probíhat?

Základní požadavky jsou jasné.

• Je nutno zamezit spouštění projektů, které nejsou nutné nebo na ně není dostatek zdrojů (popř. jim musí předcházet jiné změny).
• Když je akceptován námět (způsob posuzování samostatně), je jisté, že budou vznikat materiály (návrh záměru & projektu, aby mohl být posouzen), které bude nutné sdílet. Proto musí vzniknout pracovní prostor, ve kterém mohou lidé, kteří se na práci účastní, jednoduše sdílet podklady, dokumentaci a komunikovat.
  • Zpřístupnit informace.
  • Zadávat/sjednávat a kontrolovat plnění úkolů.
• Chceme podporovat organizaci jednání.
  Všechny myslitelné scénáře, i takové, které někomu nepřipadají rozumné.
  
  • Přípravu (podklady).
  • Řízení průběhu.
  • Zpracování závěrů.
• Účastníci musí mít možnost velmi jednoduše zaznamenávat postup své práce = aktualizovat stav a (adaptivní) plán prací projektu.
• Pravděpodobně budeme chtít sdílet některé informace s externími subjekty (ať už případnými zákazníky/partnery nebo dodavateli).

Co by měl obsahovat Team projektu?

Šablona pro projekt - pro všechny navržené typy obsahu mají být stanovena velmi závazná pravidla, žádná lidová tvořivost.

• Standardní prvky
  • Knihovnu dokumentů... je jisté, že má být jenom jedna, pokud není potřea samostatná knihovna pro publikování uveřejnitelných výstupů.
  • OneNote pro poznámky aj.
• Project for Teams | Planner... jednotně.
• Mechanismus pro propojení specifikací na práci plánu práce a současně na definici akceptačních testů s podporou projednávání a dokumentování změn.
• Propojení na centráílní systém řízení rizik.
• Pravděpodobně analogicky sdílená mechanismus pro správu podnětů / odchylek.
• Rozhraní do knihovny podnikové dokumentace, popř. knowledge-base.

MS Teams prakticky vše uvedené podporují, s drobnými vylepšeními nabízejí potenciál pro radikální zvýšení kvality řízení projektu. Nutno upozornit, že to není úplně triviální a např. umístění některých typů podkladů, případně výstupů je potřeba dobře rozvážit. Obdobně jako u všeho - nejdříve je potřeba si vyjasnit pravidla pro řízení projekt, minimálně založit typologii, získat základní dovednosti např. pro řízení dokumentace (připomínkování) atd. Nejlépe upravit stávající systém projektového řízení (nebo vytvořit, pokud jej nemáte) s využitím procesního metamodelu a iterativního rozvoje nástrojů.