Doporučená podoba
SFÚ je kritickou součástí systému (procesu) správy a rozvoje podnikové strategie. Obsahuje a jasně definuje příležitosti a hrozby, identifikuje vazby vzájemně a na strategia informační zdroje. Indikuje rizika a nejistoty jednotlivých faktorů.
- Organizačně a částečně formalizací (pomocí IT nástrojů) vybudovat jednoduchý systém (monitor) strategických faktorů úspěchu" (typicky součást centrálního informačního systému v oblasti správy podnikové dokumentace a podnětů, např. seznam typu "záležitosti" na SharePoint-u).
- Tento mechanismus je spravován pomocí standardních procesních principů s využitím firemního systému řízení pomocí úkolů (MBO), jelikož se bude jednat o úkoly jednotlivců, nikoli aktivity projektového charakteru.
- Měl by umožnit [zběžný nástin – viz metodika implementace]:
- Správu – přidávání sledovaných faktorů, jejich přidělování spolupracovníkům (lze použít označení „vlastník faktoru“, většinou vlastníci procesních oblastí), definování vazeb mezi jednotlivými faktory navzájem, cíli podnikové strategie, činnostmi v procesním modelu, informačními zdroji atd.
- Každý faktor má seznam informačních zdrojů, u kterých je:
- Stanovena jasná zodpovědnost (konkrétní osoba) a frekvence periodicita sledování (tzn. povinnost vyhodnotit informace & zaznamenat výsledky do systému).
- Individuální formát a pravidla pro projekci dopadů získaných informací na působení dotčených faktorů.
- Průběžně rozvíjená metodika (rozumí se zobecnění zkušeností, návody, komentáře, náměty) pro vyhodnocování signálů (dle možností obecná s dílčími - pokud nutno – konkretizacemi; tzn. metodika pro evaluaci informací získaných sledováním relevantního okolí je spíše společná než speciální pro každý sledovaný faktor).
- Správce má povinnost zajistit, aby pro každý identifikovaný faktor byl udržován výhled pravděpodobného výskytu změn (plán validací).
- Každá procesní činnost, strategický cíl, projekt nebo záměr musí být připojen k seznamu faktorů (povinností je vymezit a periodicky potvrzovat pro všechny faktory „této činnosti se tento faktor netýká“).
- Faktory by měly být hierarchicky uspořádány (např. Celní bariéry – vstupy / výstupy – zájmově země), zejména za účelem přiřazení „vlastníků“. Mělo by být možné na jakékoli úrovni určit zodpovědného pracovníka (nikoli roli). To při respektování principu jediného zodpovědného pracovníka a nedělitelné zodpovědnosti (tzn. za celou strukturu zodpovídá vrcholový manažer a za každou větev ten, kdo je pověřen. Když ten nikoho nepověří nebo nemá koho pověřit, zodpovídá za všechny podřízené uzly).
- Pro každý faktor je potřeba vytvořit katalog podpůrných otázek - nikoli ve vágní poloze "Jsou nové metody výběru a hodnocení dodavatelů v nadnárodních firmách rizikový faktor?", ale co nejvíce konkretizovaný seznam (který je povinnost při každé aktualizaci projít).
Např. pro faktor „Způsobilost rozvíjet vztahy se zákazníky“ v podobě (přičemž otázky v sezamu se průběžně mění tak, jak se mění situace, popř. jak se osvědčí při analýze daného faktoru):
- Jaké priority mají významní zákazníci (dle skupin / typů) na jaké úrovni (styčných místech)?
- Podle čeho jsou hodnoceni lidé v nákupu?
- Jak rychle se (u daného typu zákazníka) uplatní změny přístupu založené na principu ‚kontinuálních procesů‘ (Hammer: Rychleji, levněji, lépe)?
- Které firmy v oboru (zákazníka) zavádějí nové postupy první a jak jsou následovány?
- Jak často dochází k takovýmto změnám?
- Systém definovat nad funkční správou podnětů a procesů (definic činností = povinností), resp. jako jeho součást.