Zdaleka nejde o převod papíru na obrázky
- Prvním krokem je analýza současné situace a nastavení procesů ve firmě.
- Uděláme to pořádně - uvidíte, že se to tisíckrát vrátí. Nebudeme robotizovat dosavadní postupy - navrhneme jejich změny tak, aby jejich nová podoba přinášela konkurenční výhodu - v rychlosti, kvalitě nebo ceně produktů či vztahů se zákazníky.
- Budeme hledat optimální efekt inovace informačních technologií. Zpracujeme jednotlivé alternativy a společně vybereme tu s nejlepším poměrem výkon/cena (včetně vyhodnocení rizik).
Automatizace
Na této úrovni jde typicky o:
- Pokud má kvalifikovaná síla něco odněkud někam jinam přepisovat, je to škoda času. Zejména pokud prvotní data již mají digitální podobu nebo je snadné je do ní převést.
Typický scénář je činnost "Zaevidovat interakci se zákazníkem."
- Předávání informací ve správný čas a optimální formou.
- Připomínání toho, co ještě není hotové.
Digitalizace
Občas se zaměňuje s převáděním papírových dokumentů na elektronické (skenování či obdobný způsob vzniku obrázku, popř. vytěžení textů). Jenže podstatné není to, abychom se zbavili papírových nosičů dat (a už vůbec to, jak ty existující převedeme na digitální). Vtip spočívá v následujících principech:
- Primárně digitálně.
To znamená, že klidně může vznikat dokument, ale ten vždy bude vznikat jako interpretace strukturovaných dat - aneb nejdříve se všechna data dané záležitosti zadají do strukturovaného záznamu (s validací vstupních dat) a z těch v případě nutnosti může vzniknout "dokument".
- Interně pouze digitálně.
Stávající informace - zjištěné údaje - předáváme spolupracovníkům nikoli formou dokumentu, ale jako komplexní datové struktury, které oprávněné osoby mohou buď přímo upravovat (spolupracovat) nebo efektivně připomínkovat a propojovat s jinými záznamy či jinými evidencemi. Pojem "interně" si činí ambice zahrnout i většinu dobrých partnerů organizace - zákazníky, dodavatele, úřady či banky.
