Potenciál procesního přístupu

Název: K čemu jsou procesy – jak využít procesní model a přístup
Aneb: Platí u vás pořád ještě „Pořádek je pro blbce, inteligent se vyzná v chaosu ...“?

Alternativní názvy
Procesy a jejich efekty v praxi
Udělejme si ve firmě pořádek!
Události-procesy-povinnosti-role
Organizace²¹_{(„na jednadvacátou“ … obrazné vyjádření „pro 21. století“)}
Funkční uspořádání – největší omezení rozvoje firmy a výdělků.
Procesy zjednodušují život

Forma: Workshop | Aktivní vstup do problematiky
Minimum výkladu - získávání informací a dle možnosti i dovedností účastníků probíhá interaktivně při řešení praktických (vašich reálných problémů - z toho důvodu je nutná poměrně rozsáhlá příprava).

• Sporná/nejasná témata se řeší diskusí - otázkami.
• Aktivita se očekává především od účastníků. Vyhodnocení jejich přístupu (potenciálnu a potřeb) je významná složka výsledků (výstupů) akce.
• Studijní materiály předem. Příprava. Hloupý není ten, kdo se ptá.
• Řešení reálných siuací (learning by doing).

Vrcholové řídící pracovníky (potenciální vlastníky procesů) a jejich zástupce, popř. potenciální členy procesních týmů.

Členy strategického týmu.

Počet (min.-max.): 4-16 účastníků
Po ověření podmínek v průběhu přípravy lze skupinu rozšířit. Je nutné, aby se účastnili všichni, kteří by se měli podílet na řízení firmy. Tato akce je určena pro strategickou úroveň  systému řízení. Implementační příprava a rozvoj dovedností při využívání procesního přístupu má jinou podobu a obsah.

Pro koho je téma určeno

• Řídící pracovníci
  Vrcholový management. Zejména manažeři pro strategii, organizaci a personalisté. Ale fakticky se týká všech řídících pracovníků, protože pro reálné uplatnění (či postupné prosazování) konceptu je potřebné všeobecné pochopení a zapojení.
• Alternativně je možné podle úrovně výchozích znalostí, rozsahu a průběhu využívat pro různé cílové skupiny různé formy. Rozsah a hloubka témat může mít různou (stanovenou) úroveň (náročnost) - to po upřesnění zadání akce. 
• Smyslem akce by měla být účelová příprava (primárně strategického týmu, v širším kontextu všech řídících pracovníků - viz výše) na připravované změny organizace práce a systému řízení, směřující k využití procesního přístupu.

Inspirovat účastníky k hledání nedostatků tradičních přístupů a reálných podnikových procesů (fakticky omezení, resp. naučit se formulovat požadavky na změny):
["Rozhodnout (zvýšit kvalifikovanost rozhodnutí) o tom, zda potřebujeme BPI či nikoliv."].

• Zpochybnit „nezpochybnitelné“ – zkusit (!) vyvolat iniciativu (to by mělo pomoci vybrat ty, kteří se mají nejintenzívněji zapojit do změnovému projektu).
• Získat náměty. Řešením "úloh" z reálné praxe identifikovat příležitosti – toto jsou hlavní (veřejné) „věcné“ výstupy (konkrétní technický užitek).
• Obecně zvýšení informovanosti (nikoli získávání dovedností či znalostí – ve smyslu schopnosti aplikovat/využívat získané informace).
• Pomocí analýzy videozáznamu vytěžit náměty a také identifikovat účastníky a jejich názory (problémové a podnětné). Klasifikovaný / komentovaný seznam podnětů.

Komplexní cíl - získat návrh změn nebo zdůvodnění jejich odmítnutí (viz Výstupy)

Seznámit s nejdůležitějšími myšlenkami v intencích „Agendy 21“

• Změna prostředí (nabídková/poptávková ekonomika).
• Změny chování zákazníků v důsledku zvýšení konkurence.
• Procesy existují nezávisle na překážkách, které jim vytváříme.
• Jak se dá vytvořit a využít procesní model.

Dílčí cíle

• Srovnat obvyklé (tradiční) a nové metody organizace a řízení.
• Diskutovat obvyklé problémy (typicky řízení zakázek, využití zdrojů).
• Pochopit klíčové principy procesního přístupu.
• Vyhodnotit rozdíly (předpoklady a potenciál) funkčního a procesního uspořádání.
• Naučit se hodnotit výkon a efektivnost procesu.
• Formulovat náměty na změny.

1. Teorie a realita procesního přístupu (stručný úvod; orientačně)
   Případová studie – Zkrocení divoké šelmy vývoje software.
   Reengineering a změna podnikatelského paradigmatu.
   Svět řízený zákazníky. Flexibilita versus chaos.
   Procesně orientovaný systém řízení. Vlastníci procesů. Zákazníci procesů.
   Workflow a BPMS.
   Teorie omezení a procesy. Diskuse.
   
   
2. Agenda 21
   Přizpůsobte podnik svým zákazníkům!
   Používejte správná měřítka výkonnosti!
   Udělejte z procesů životní styl!
   Vytvořte řád tam, kde vládne chaos!
   Případová studie – Vývoj nových produktů ve firmě Caterpillar.
   
   
3. Formalizovaný systém řízení, controlling a kontrola (stimulace/motivace)
   Případová studie - Chování lidí a kritéria jejich hodnocení
   Formalizace jako základní nástroj odstranění byrokracie a nejistoty.
   Závaznost pravidel. Podoba podnikové dokumentace. Dovednosti lidí.
   Výkon procesů a stimulace/motivace lidí.
   Orientace na budoucnost a vazba na výkonnost firmy.
   
   
4. Změnový projekt – přechod od hierarchického k procesnímu modelu
   Jak vytvořit procesní model.
   K čemu potřebujeme podnikovou strategii a systém strategického řízení.
   Projekt přechodu od funkčně k procesně řízené organizaci.
   Sdílené zdroje a systém kapacitního plánování.
   Zrušte hierarchii!
   Případová studie – Co musíte udělat ve vaší firmě pro skutečné zavedení procesů.

Místo
Sídlo zadavatele, popř. externí prostory (výjezdní akce). Cena odpovídá pořádání v prostorách a na technice zadavatele. Lze zajistit techniku, prostory a ostatní služby.
Alternativně online (důrazně nedoporučeno).

Čas: Celodenní (4×1,5 hod | 2×2×1,5 hod)
Příprava - analýza podnikové reality. Materiály předem & příprava s podporou elektronickou "diskusí" (záznam témat a závěru & podnětů a otázek do pracovního prostoru workshop-u). Při rozložení workshop-u na dva dny zadání & zpracování & vyhodnocení základního návrhu popisu klíčového vlastního procesu, poté je druhá část převážně věnována rozboru návrhů a aplikaci doporučeného přístupu [cena +25%].

Volitelně návazná (dlouhodobá - max. 6 měsíců) elektronická diskuse,  soustředěna na hloubkovou analýzu sporných či zajímavých (z hlediska potenciálního přínosu) míst (výklad/diskuse „nejasností“, dotazů, námětů). Možno rozšířit max na dvojnásobek (proporcionální cena + úhrada souvisejících nákladů), viz dále.

Organizace

Téma je velmi náročné. Proto je účelné je vysvětlovat podstatu na praktických příkladech (přičemž cizí realita je většinou velmi obtížně interpretovatelná, naléhavé doporučení je vybrat několik málo nejzajímavějších klíčových procesů firmy, zjištěných diskusí s vrcholovými řídícími pracovníky v rámci přípravy).

• Bez přípravy (nebo předchozích kompatibilních znalostí) bude aktivní účast velmi obtížná (což vyžaduje upřesnění podmínek).
• Také u případného zpracování vlastních procesů při rozdělení na dva dny je nutná aktivní účast.

Je doporučeno udělat minimálně 1-2 pokračování, ideálně kombinovat s akcí Procesní analýza, kdy by systematické vzdělávání v této problematice bylo přirozenou součástí jeho realizace.

Účastníci

• Prezentaci, popř. další existující a vytvořené podklady.
• Podklady z přípravy a diskuse.
• Pravděpodobně základ procesního modelu firmy.
• Možnost zúčastnit se elektronické diskuse.

Zadavatel

• Zpracovaný videozáznam workshop-u včetně výsledků/doporučení.
• Návrh změn nebo zdůvodnění zachování současného stavu.

Pokud bude zájem pokračovat ve vzdělávání a uplatnění procesního přístupu, další rozvoj znalostí (a částečně i dovedností) by měl probíhat formou řešení reálných zadání, nejlépe nad podnikovými reáliemi (jako součást přípravy na změnu).

• Smyslem je vysvětlit/pochopit rozdíl mezi funkčním a procesním přístupem.
• Zásadním cílem je společné vytvoření shodně vnímaného návrhu koncepce transformačního projektu - formulace nových organizačních principů, pravidel a systému rozvoje reálných provozních dovedností pro adaptovaný systém řízení na všech úrovních. Popř. formulace zdůvodnění, proč v dané situaci není změna možná či účelná.

Pokud se tohoto cíle (sjednocení úrovně vnímání a pochopení podstaty u drtivé většiny účastníků) nepodaří dosáhnout během nejvýše 8 bloků, nemá smysl dál pokračovat (o případném prodloužení ve specifické situaci lze jednat).