O365 - prostě příležitost

Zvyk je (byl) železná košile

Bonmot (či manažerská poučka) "když to funguje, tak do toho nevrtej" může mít pravdu. Ale nemusí.

• Po nástupu automobilů také výrobci kočárů dělali svoji práci stále stejně dobře nebo lépe. Přesto nemohli prosperovat.
• Naše pracovní postupy v administrativě jsou poznamenané tím, jak jsme zvyklí to dělat už stovky let (možná tisíce). A nová generace místo toho, aby bez diskusí staré neefektivní přístupy odmítla, bezmyšlenkovitě je přejímá.
• Přitom svět se změnil. Dost zásadně. Náš způsob zpracování a využívání informací se musí přizpůsobit tomu, jak se lidé chovají dnes. Nemůžeme zarputile lpět na vlastním názoru, co je "správné".

Takže stojí zato minimálně prověřit, co se dá dělat jinak. A pokud najdeme potenciál, pomůžeme vám smysluplně využít nástroje, které ho často podmiňují.

Zmapujeme reálné potřeby

Existuje názor, že by techologie (či spíše ti, kteří je implementují) měly přímo přinášet nové metody práce - instantní zlepšení.

• To není reálné.
• Každá organizace je jiná. Lidé jsou různí. Faktické procesy a jejich potřeby jsou odlišné. Stávající vybavení ovlivňuje to, co je v konkrétním případě užitečné.
• Stejně jako pro každý jiný nástroj je potřeba najít jeho rozumné uplatnění.

Nemá smysl se snažit slepě kopírovat to, co a jak dělají jiné firmy. Musíme najít to, co je pro vás opravdu podstatné a současně to má elegantní (jednoduché a nepříliš náročné) řešení. Pár příkladů z reálného světa. 

• Sjednocení komunikace se zákazníky přes jedinou sdílenou schránku elektronické pošty. To je nejčastější a nejefektivnější změna - přestanete zprávy přeposílat, ztrácet, zapomínat, hledat apod.
• Evidence firemních termínů (garanční prohlídky, platnost certifikátů a oprávnění, opravy a údržba, obnova smluv a licencí, …).
• Podpora ISO apod. - správa dokumentace, řízení neshod, …
• Správa podnětů (reklamací, stížností, požadavků, námětů, otázek, …) zákazníků. Všichni jsme jednou měli někde sdílenou složku, ve které měly být uloženy všechny takovéto záznamy ve formě dokumentů. Někomu to funguje uspokojivě, někdo tam má jen zlomek. Otázka je, kolik to stojí úsilí a co to přináší. Rozhodně se s tím dost špatně pracuje, pokud by se to mělo následně využít.
• … a mnoho dalších.

Jistě - získaný užitek je za tu cenu, že lidé budou muset dodržovat pravidla a postupy. Nebudou si moci dělat, co je právě napadne…

Nebo jsou to dva užitky zadarmo? 🤔

Dlouhodobé zvyšování výkonu

Svět i technologie se trvale vyvíjejí.

• Nedává smysl se "naučit" aktuální verzi a modlit se, aby nám to co nejdéle vydrželo.
• Je rozumné využít změny a vlastní schopnost identifikovat příležitosti ať už ve funkčnosti technologií nebo se měnících požadavcích vnějšího světa. Být rychlejší než konkurence. Kde jinde chcete hledat konkurenční výhodu?
• Všichni "chytří" říkají, jak důležité jsou informace.

Jenže jak s nimi zacházíme? Umíme je opravdu využít? Nenakupujeme informační technologie jenom proto, že nám je někdo vnutí? Máme toho koně před vozem, nebo pobíhá někde v lese?

• Nejdřív zpochybnit stávající pracovní postupy. Porozhlédnout se, jestli existují možnosti změny. Možná nebudou přímo před nosem na zlatém tácu.
• Ověřit. Vymyslet. Upřesnit. Zkoušet. Zlepšovat.
• Využít.

A hned potom (jako Japonci) začít hledat, jestli se to (nebo něco v nejbližším okolí) nedá zlepšit ještě víc. Za chvíli se to stane součástí života, stejně přirozené jako dýchání. A budete se divit, jak jste mohli tak dlouho "nedýchat".