Jak plánovat práci

Termínový kalendář 

Potřebujeme, aby termínový kalendář obsahoval věrohodné informace - zejména o disponibilní kapacitě každého ze spolupracovníků. Zejména pokud po nich budeme chtít, aby v případě, kdy jim bude svěřena někerá nerutinní činnost (úkol), slíbili termín dokončení až podle toho, jak se jim podaří rozplánovat práci na zcela konkrétní časové bloky, uvedené v jejich termínovém kalendáři. Popř. aby je to přinutilo přeorganizovat to, co měli původně naplánováno.

V jediném platném kalendáři.

Ve kterém tedy musí mít veškeré aktivity (tedy i tu část či verzi soukromých činností, které ovlivňují rozsah dostupné kapacity - dovolené a veškeré jiné typy nepřítomnosti tak a tehdy, kdy je to možné). Navíc pro určení realistických dostupných časových bloků musí dodržovat stanovená pravidla - např. pokud je stanoveno minimální a/nebo maximální využití pracovní doby, tak by to měli být schopni vyhodnotit a dodržovat. Pokud např. je určeno, že minimálně třetí budoucí pracovní den musí mít v kalendáři "termínový nárazník" v určitém rozsahu, tak by tam měl být (případně se automaticky posouvat, popř. "uhýbat").

Využití pracovní doby - podle toho, jaký typ spolupracovník využívá - se hodnotí např. na příštích 10 | 20  | X pracovních dnů. Nikoli tedy jednotlivý den, ale to, zda na stanovený počet pracovních dnů nemá dotyčná v kalendáři víc práce, než je přijatelné (a tím se nemyslí dodržování zákonné pracovní doby, ale nejistota odhadu časové náročnosti naplánovaných činností). 

Proč kalendář

Výše zmíněná ambice zjistit "dostupnou" kapacitu v konkrétním časovém období znamená použít pro dané zjištění data, která obsahují... 
Jedná se vždy o samostatné pracovníky (kteří se svým časem umí hospodařit). U jiných nic takového nepotřebujeme, protože 
Jaké plány prací tedy potřebujeme:

• Kolik času člověku bere "rutinní práce" - to se dá řešit různými způsoby, není rozhodně potřeba plánovat každý telefonát. Ale asi je korektní, aby se očekávaný objem rutinní práce upřesňoval podle "sezóny" - pro příští týden odhadnout pravděpodobnou zátěž (plus bezpodmínečně evidovat ty časové bloky, které těmto činnostem věnuje).
• Pravděpodobně samostatně všechny známé povinné aktivity (účast na jednáních apod.)
  Které organizuje někdo jiný - i když nebudou ještě naplánované, zajistit, aby se jim vyhradila kapacita.
• Jaká část pracovní doby není využitelná pro další činnosti (blokátory).
• Nepřítomnost (školení a jiné služební cesty + plánovatelné soukromé akce).
• Rezervy.
• Mimořádné aktivity rozplánované na realistické časové bloky v konkrétních dnech.

Nejsme zvyklí:

• Plánovat si víceméně rutinní práci v termínovém kalendáři. Dáváme si tam jenom mimořádné a termínované události (jednání, zubaře apod.)
• Převádět do kalendáře práci na mimořádných úkolech (typicky "projektech" apod. - spoléháme na to, že jsou evidovány jinde... a když to bude opravdu potřeba, někdo se ozve...)
• Už vůbec termíny v kalendáři ve větší míře přesouvat, neřku-li respektovat jejich skutečnou naléhavost při případném přeplánování. Je pravda, že smysluplná reorganizace více položek je obtížná. I proto se možná snažíme pouštět si jich do kalendáře co nejméně.
• Skutečnou naléhavost posuzujeme obvykle podle limitního termínu, nebereme v úvahu důležitost (hodnotu), popř. se pořadí stanovujeme pouze podle důležitosti bez ohledu na zbývající čas a práci.

Rutinní činnosti

Bude doplněno...

Mimořádné aktivity

Bude doplněno...

Rezervy

Bude doplněno...

Pokud o tomto tématu máte chuť diskutovat, dá se to u výchozí podoby příspěvku na LinkedIn. Pokud se vám budou hodit informace nebo zvažujete spolupráci, ozvěte se.