Zjednodušení reálné práce

Automatizace administrativy

Zefektivníme rutinní činnosti.

• Sníží se pravděpodobnost vzniku zmatků - nesprávných dat, multiplicit, zavádějících informací a špatných rozhodnutí.
• Usnadní rutinní práci - zvýší ergonomii. Čím méně rutiny, tím větší prostor, aby si spolupracovníci všimli a měli možnost se zamyslet, když narazí na něco zvláštního - zvýší se pravděpodobnost nalezení příležitostí či hrozby. Můžete včas reagovat. 
• Zajistí pořádek a optimalizaci informačních procesů. I relativně malé úpravy mohou vést k úspoře mnoha hodin či dnů práce měsíčně. Podstatný efekt je ovšem to, že nastavením pravidel skutečně získáte přehled.

Zkusme společně zjednodušit co půjde. Když budete mít zajímavý námět, který se dá použít i jinde, získáte řešení pouze za cenu vlastních kapacit, které na spolupráci vynaložíte. Většinou je to pár hodin pro vysvětlení toho, co, jak a proč děláte & jaké máte pochybnosti. S MS Power Apps nebo jakýmkoli jiným vhodným nástrojem, nejlépe co největší standard.

Bude doplněno.

Možnosti automatizace

Nepovažujeme za automatizaci, když nahradíme papírový (či PDF) formulář elektronickým (to je spíš digitalizace). Ani žádanky o dovolenou či jiné běžné schvalovací procedury (to umí víceméně sám od sebě každý nástroj pro podporu spolupráce/sdílení) - přestože tam by mělo dojít k významným úsporám otravné byrokracie. Jako automatizaci vnímáme změny postupů, kdy významnou část práce přebírá algoritmus - typicky kontrola a připomínání dodržování termínů či úplnosti. 

• Aktualizujete či vytváříte součást podnikové řídící dokumentace (směrnice apod.).
  • Požadavek na připomínkování = jedno tlačíto.
    Lidé uvedení v dokumentu jako připomínkující dostanou výzvu s odkazem na dokument a nástroj na předávání připomínek či potvrzení, že žádné připomínky nemají. Automaticky je před vypršením termínu úkol připomenut & následně upozorněn ten, kdo dokáže jeho splnění vymoci.
  • Nepřipomínkujete? Naučíme vás to! Je to jediný rozumný způsob "schvalování".
  • Nemáte systém pro správu firemní dokumentace? Nevadí, vybudujeme.
• Dokumentace událostí v interním či externím provozu - předání majetku, pověřování výkonem práce, dohody apod.
• Podpora plánování a evidence obchodních aktivit - např. sjednávání schůzek. Předávání dohodnutých schůzek do kalendářů terénních obchodníků.
• Vytváření nabídek - zejména když se na tvorbě každé z nich musí podílet více lidí.
• Řízení zakázek - ve smyslu hlídání termínů a předávání informací o změnách situace těm, kteří by o tom měli vědět. Klasickým příkladem je povinnost obchodu se připomenout zákazníkovi, který dostal nabídku, urgovat dodání podkladů, informovat o změnách termínů a v jiných podobných případech.
• Excel - obvykle využíván nesprávně - až natolik, že se domníváme (nadsázka), že by se měl zakázat.
• Podpora provozu projektové kanceláře (článek).
• Agenda zpracování žádostí.
• Správa náboru a ostatních personalistických činností (článek).

Podstatné je, že jakmile jednou začnete přemýšlet nad tím, co děláme zbytečně složitě a co by se dalo převést na automat, zjistíte, že se spousta činností dá od základu změnit nebo úplně odstranit (procesní optimalizace "shora" je možná teoreticky efektivnější, ale ta praktická "zespoda" funguje).