Možnosti automatizace
Nepovažujeme za automatizaci, když nahradíme papírový (či PDF) formulář elektronickým (to je spíš digitalizace). Ani žádanky o dovolenou či jiné běžné schvalovací procedury (to umí víceméně sám od sebě každý nástroj pro podporu spolupráce/sdílení, stačí to umět nastavit a mít v pořádku data) - tam by mělo dojít k významnému omezení otravné byrokracie. Jako automatizaci vnímáme změny postupů, kdy významnou část práce přebírá algoritmus - v administrativě typicky vytváření dokumentů, kontrola a připomínání dodržování termínů či úplnosti záznamů.
- Je dobré začít s neinvazivní změnou. Podpořit činnost(-i), které nevyžadují komplexní změny (zásadní změnu kvality dat, popř. změnu struktury údajů či integraci se stávajícími informačními systémy). Třeba přes procesní metamodel.
- Aktualizujete či vytváříte součást podnikové řídící dokumentace (směrnice apod.).
- Požadavek na připomínkování = jedno tlačíto.
Lidé uvedení v (metadatech nebo pojmenované oblasti) dokumentu jako připomínkující dostanou výzvu s odkazem na dokument a rozhraní pro předávání připomínek či potvrzení, že žádné připomínky nemají (pokud je připomínkování realizováno přímo pomocí komentářů, mělo by být možno automatizovat výčet vytvořených komentářů do záznamu o plnění úkolu). Automaticky je před vypršením termínu úkol připomenut & následně upozorněn ten, kdo dokáže jeho splnění vymoci.
- Nepřipomínkujete? Naučíme vás to! Je to jediný rozumný způsob "schvalování".
- Nemáte systém pro správu firemní dokumentace? Nevadí, vybudujeme.
- Dokumentace událostí v interním či externím provozu - předání majetku, pověřování výkonem práce, dohody apod. Prostřednictvím zadání relevantních údajů pomocí formuláře/průvodce, jejich uložení coby strukturovaných dat a pokud je to nutné, vygenerování dokumentu, který lze podepsat, nejlépe elektronicky, následně uložit k dané události. Velkou výhodou integrovaného řešení je to, že se dají případné termíny uložit do kalendářů účastníků atd.
- Podpora plánování/řízení a záznamu obchodních aktivit - např. sjednávání schůzek. Předávání dohodnutých schůzek (včetně veškerých potřebných podkladů) do kalendářů terénních obchodníků.
- Vytváření nabídek - zejména když se na tvorbě každé z nich musí podílet více lidí.
- Řízení zakázek - ve smyslu hlídání termínů a předávání informací o změnách situace těm, kteří by o tom měli vědět. Klasickým příkladem je povinnost obchodu se připomenout zákazníkovi, který dostal nabídku, urgovat dodání podkladů, informovat o změnách termínů a v jiných podobných situacích.
- Excel - obvykle využíván nesprávně - až natolik, že se domníváme (nadsázka), že by se měl zakázat. Předtím převést všechny "tabulky", které si v tom kdo vytváří, na korektní agendu - např. nedává smysl používat jej pro podporu řízení projektů (velmi časté) nebo pro personální záznamy. Už vůbec by neměl být nástrojem pro vytváření nabídek.
- Podpora správy projektového portfolia - práce projektové kanceláře (článek).
- Agenda zpracování žádostí - pokud jste organizace, která má povinnost vyřizovat oficiální požadavky a vydávat k nim stanoviska (což se může dít např. u správy nemovitostí apod.).
- Správa náboru a ostatních personalistických činností (článek).
Podstatné je, že jakmile jednou začnete přemýšlet nad tím, co děláme zbytečně složitě a co by se dalo převést na automat, zjistíte, že se spousta činností dá od základu změnit nebo úplně odstranit (procesní optimalizace "shora" je možná teoreticky efektivnější, ale ta praktická "zespoda" funguje).
