Náměty

Námět nebo požadavek

Když člověka něco napadne, nemá prostor si poznamenat kontext, ale nechce na to zapomenout. Nebo narazíte na něco zajímavého a chcete se k tomu vrátit. Popř. tím někoho pověřit. Nebo se stalo něco, nad čím je potřeba se zamyslet. Nebo v procesech či systémech nastala nestandardní situace. Je potřeba aktualizovat postupy...

Inu... na osobní potřebu pro výše uvedené asi žádný sofistikovaný systém není nezbytně nutný. Pokud jste větší firma a chcete sbírat podněty k současnému stavu či náměty na změny... neřku-li předkládat záměry projektových záměrů (protože vlastní projektový záměr již musí vznikat v rámci systému projektového řízení)...

...asi by to mohlo být trošku jinak.

Jakmile člověka napadne, že by bylo dobré dát ty náměty do vzájemných souvislostí (závislostí) a umí k nim připojit úkol, pomocí kterého dojde k vypořádání daného podání tak, aby bylo pro všechny potenciálně zainteresované dohledatelné, co a proč se s tím nápadem stalo, může se z hračky stát užitečný pomocník. Může mít spoustu rozhraní - umí zpracovat mail, dá se udělat jednoduchá aplikace pro Teams, formuláře ve Forms, doplnit do aplikací (které to umožní) jako nadstavbový formulář pro záznam situace atd.

Pravda - je potřeba to udělat tak inteligentní a elegantní, aby používání bylo nejlépe zábavnější než brouzdání po sociálních sítích. Plus definovat činnosti a role.

Jak jsme vytvářeli a nasazovali dříve zmíněné řešení pro podporu řízení servisu, zjistili jsme, že se bez integrovaného sběru námětů a připomínek neobejdeme. Mj. proto, že všechno, co se "pouze" řeklo, mizelo pekelným tempem v propadlišti dějin... jelikož toho jsou každý den mraky... pravda, spousta z toho se opakuje... možná právě proto, že to nikdy nikdo nikam nenapsal... prostě museli jsme to řešit.

Fakticky se jedná o sběr požadavků (Requirements Management dle TOGAF).

Když jsme uvažovali (minulý příspěvek) nad tím, odkud začít, vyšla nám tahle "agenda" jako povinný první krok. Je pravda, že k existující infrastruktuře procesního modelu se doplňuje hodně snadno. Umožní stanovovat pořadí (závislosti) žádoucích změn. Odpovídá tomu "pořádně se rozhlédnout". Nejen pro TOGAF, ale také pro systém projektového řízení a další.

Pro správu nové verze podnětů se udělá rychle a snadno rozhraní. Pomocí kterého garant oblasti vyhodnotí rámcovou zajímavost nápadu a pokud to sebeméně dává smysl, přidělí ho nejvhodnějšímu člověku k ověření, doplnění, zařazení mezi ostatní záměry atd. Podle typu podnětu/akce se dá záměr připomínkovat nebo formalizovaně hodnotit (aby bylo doložitelné skóre). Až přijde správný čas, dá se záměr realizovat.

Správa požadavků či podnětů v podnikovém prostředí je něco jiného, než totéž pro jednotlivce. Hodí se mít možnost se k zaznamenanému vrátit, případně převést či začlenit do úkolu na běžícím projektu či zakázce či čemkoli jiném.

Pokud máte stovky či tisíce spolupracovníků (a více než velmi malé jednotky těch, kteří mají dobrou vůli a schopnost formulovat podnět či námět) a chcete, aby bylo zřejmé, co se s každým jednotlivým podáním stalo, potřebujete systém postavený na procesu, definujícím životní cyklus podnětu. Tedy kdo kdy jak jej přijal (popř. zamítnul). Jestli postoupil k zařazení (upřesnění a navázání vazeb na ostatní platné či již realizované záměry. Jestli a jak byl připomínkován. Jestli byl formálně hodnocen. Zejména pokud je to dobrý nápad, tak jak byl či bude realizován.

Průběžně upřesňujete životní cyklus... definujete přechodové možnosti (z jakého stavu do jakého lze přecházet - aneb jaké výsledky může mít činnost odpovídající aktuálnímu stavu (to si zaslouží samostatný popis...). Pokud o tomto tématu máte chuť diskutovat, dá se to u výchozí podoby příspěvku na LinkedIn.

Pokud se vám budou hodit informace nebo zvažujete spolupráci, ozvěte se. Umíme pomoci při rozvoji dovedností v oblasti řízení i nabídnout nástroje.