Podněty a požadavky

Na počátku byl naprosté zoufalství v jisté projektové kanceláři (velké organizace), kde velmi komplikovaně vymýšleli iniciální sběr podnětů na projektové záměry. Snažili se přejít od mailu (v lepším případě) k něčemu, kde by bylo dohledatelné, co kdo kdy chtěl... proč to spadlo pod stůl (vlastně "aby to pod stůl nespadlo") atd. Tak vznikla (jako součást řešení pro tuto projektovou kancelář) první verze posuzování návrhů záměrů. Poněkud samoúčelná, protože jsme měli již dávno realizovaný sběr požadavků v rámci správy záležitostí.

Potom se objevila "samostatná" potřeba správy požadavků podle TOGAF (Requirements Management). Přes značné úsilí se nepodařilo vysvětlit, že "požadavky" je rozumné řešit jednotným a centralizovaným způsobem. Takže vznikl "systém pro správu podnikových požadavků", který se následně využil jako základ řešení pro podporu řízení péče a obnovu mechanizace. V reálném životě (když se s něčím takovým začíná) potřebujeme něco hodně jednoduchého. Mít si jak hodně rychle a jednoduše udělat záznam, ke kterému je snadné se následně vrátit... ideálně ho dát do souvislostí s ostatními náměty.

Námět nebo požadavek

Když člověka něco napadne, nemá prostor si poznamenat kontext, ale nechce na to zapomenout. Nebo narazíte na něco zajímavého a chcete se k tomu vrátit. Popř. tím někoho pověřit. Nebo se stalo něco, nad čím je potřeba se zamyslet. Nebo v procesech či systémech nastala nestandardní situace. Je potřeba aktualizovat postupy...

Inu... na osobní potřebu pro výše uvedené asi žádný sofistikovaný systém není nezbytně nutný. Pokud jste větší firma a chcete sbírat podněty k současnému stavu či náměty na změny... neřku-li předkládat záměry projektových záměrů (protože vlastní projektový záměr již musí vznikat v rámci systému projektového řízení)...

...asi by to mohlo být trošku jinak.

Jakmile člověka napadne, že by bylo dobré dát ty náměty do vzájemných souvislostí (závislostí) a umí k nim připojit úkol, pomocí kterého dojde k vypořádání daného podání tak, aby bylo pro všechny potenciálně zainteresované dohledatelné, co a proč se s tím nápadem stalo, může se z hračky stát užitečný pomocník. Může mít spoustu rozhraní - umí zpracovat mail, dá se udělat jednoduchá aplikace pro Teams, formuláře ve Forms, doplnit do aplikací (které to umožní) jako nadstavbový formulář pro záznam situace atd.

Pravda - je potřeba to udělat tak inteligentní a elegantní, aby používání bylo nejlépe zábavnější než brouzdání po sociálních sítích. Plus definovat činnosti a role.

Námět nebo požadavek

Při vývoji, ověřování a nasazení řešení pro podporu řízení servisu jsme zjistili, že se neobejdeme bez inteligentního sběru námětů a připomínek integrovaného přímo do rozhraní (aplikací). Mj. proto, že všechno, co se "pouze" řekne, mizí pekelným tempem v propadlišti dějin... jelikož toho jsou každý den mraky... pravda, spousta z toho se opakuje... možná právě proto, že to nikdy nikdo nikam nenapsal... prostě museli jsme to řešit. Takže jsme adaptovali původní koncept sběru podnětů (včetně rozšířeného a podmíněného životního cyklu požadavku). Tak, aby se dal zachytit (automaticky) kontext a uživateli stačilo napsat "cokoliv". Nebo aby cokoli šlo poslat mailem... 

Fakticky se jedná o sběr požadavků (Requirements Management dle TOGAF).

Když jsme uvažovali (minulý příspěvek) nad tím, odkud začít, vyšla nám tahle "agenda" jako povinný první krok. Je pravda, že k existující infrastruktuře procesního modelu se doplňuje hodně snadno. Umožní stanovovat pořadí (závislosti) žádoucích změn. Odpovídá tomu "pořádně se rozhlédnout". Nejen pro TOGAF, ale také pro systém projektového řízení a další.

Je jasné, že vznikat mohou různými způsoby. V různé kvalitě. Proto je musí někdo zpracovat - správce dané oblasti nebo správce požadavků. Pro správu se dá rychle a snadno udělat a vylepšovat rozhraní (Power Canvas App). Garant oblasti vyhodnotí rámcovou zajímavost nápadu a pokud to sebeméně dává smysl, přidělí ho nejvhodnějšímu člověku k ověření, doplnění, zařazení mezi ostatní záměry, vrátí původci k doplnění atd. Podle typu podnětu/akce se dá záměr připomínkovat nebo formalizovaně hodnotit (aby bylo doložitelné skóre). Až přijde správný čas a pokud na základě podnětu vznikla či byla upřesněna realizační akce, udělá se, co je potřeba. Autor požadavku se dozví, jak to dopadlo.

Správa požadavků a podnětů v podnikovém prostředí je něco jiného, než totéž pro jednotlivce. Nové položky se musí zpracovávat. Ne každý bude schopen opatřit své podání správnými potřebnými metadaty. I kdyby - nemůžeme po něm chtít, aby hledal závislosti. Víme, že budou vznikat obodné nebo shodné podněty. Hodí se mít možnost se k zaznamenanému vrátit, případně převést či připojit/začlenit do úkolu na běžícím projektu či zakázce či čemkoli jiném.

Pokud máte stovky či tisíce spolupracovníků (díky tomu více než velmi malé jednotky těch, kteří mají dobrou vůli a schopnost formulovat podnět či námět) a chcete, aby bylo zřejmé, co se s každým jednotlivým podáním stalo, potřebujete systém postavený na procesu, definujícím životní cyklus požadavku/podnětu. Tedy kdo kdy jak jej přijal (popř. zamítnul či si vyžádal upřesnění). Jestli postoupil k zařazení (upřesnění a navázání vazeb na ostatní platné či již realizované záměry. Jestli a jak byl připomínkován. Jestli byl formálně hodnocen. Zejména pokud je to dobrý nápad, tak jak byl či bude realizován.

Průběžně upřesňujete životní cyklus... což nejsou jen stavy se svými povinnými činnostmi, ale především známé/možné výsledky těch činností - do jakých následných stavů se může instance dostat (to si zaslouží samostatný popis...). Pokud o tématu máte chuť diskutovat, dá se to u výchozí podoby příspěvku na LinkedIn.

Pokud se vám budou hodit informace nebo zvažujete spolupráci, ozvěte se. Umíme pomoci při rozvoji dovedností v oblasti řízení i nabídnout nástroje.

Příklad stavů podnětu