Systém pro správu podnětů

13. 11. 2021 Petr Opletal

Pro smysluplné řízení rozvojových aktivit (nikoli provozních činností) je potřeba mít katalog záměrů, ve kterém lze organizovat identifikované požadavky, náměty, záměry a probíhající změny tak, aby na sebe navazovaly a nekonkurovaly si.

Systém pro správu podnětů

Velmi zjednodušeně - chceme zabránit tomu, aby se zahajovaly aktivity, které nebude síla dokončit nebo se v průběhu ukáže, že nedávají smysl, popř. nemohou přinést užitek bez patřičných dalších změn. Proto potřebujeme katalog požadavků & podnětů & záměrů & probíhajících změn. 

Jedná se o totéž, jenom v různé fázi životního cyklu (dále změna).

  • Lze definovat závislosti - u každé změny definovat čím a jak je závislá na kterých jiných.
  • Lze určit hodnotu a rizikovost + kapacitní požadavky.
  • Což umožní stanovit pořadí pomocí pravidel.
  • To nás zajímá - co je žádoucí a možné dělat - žádné "priority".

Priority jsou nesmysl.

Smysl takovéhoto systému je:

  • Velmi jednoduše zachytit každý podnět či jen otázku.
  • Následně ji doplnit o chybějící informace, souvislosti a propojit s ostatními. Objektivizovat.
  • Mít možnost zadávat pro jejich upřesnění úkoly, zařazovat na program jednání, sledovat všechny dílčí změny (historii). Připomínkovat.
  • Tak řídit jejich životní cyklus.
  • Udržovat zásobník schválených změn (rozsahem co nejmenších) seřazený podle závislostí. Jakmile se uvolní kapacita, pokusit se realizovat co nejrychleji první z nich.
  • Uchovávat všechny záměry, i ty odložené a zamítnuté, včetně důvodů, proč nebyly realizovány. Mj. proto, že mohou být velmi užitečné při zamítání jiných  či stejných "skvělých nápadů".

Zahajování práce se neřídí tím, jak "moc je to potřeba", ale tím, zda dokážeme uvolnit potřebnou kapacitu dle plánu práce včetně normativních rezerv. Schvalování neznamená názor někoho "výše postaveného", ale vyhodnocení předem stanovených kritérií, resp. připomnkování, kterým se doplňují chybějící informace užitečné pro hodnocení přijatelnosti.

Máme s takovými mechanismy skvělé zkušenosti. Ptejte se!

Bude tady odkaz na detailní metodiku a nástroje, které k tomu používáme.