Popis pracovní činnosti

Jak chápat a vyplnit dotazník.

Dotazník určen pro adresné respondenty - probíhající procesní analýzu v SAKO Brno.

Pokud máte dotazy či pochybnosti, rádi odpovíme - viz Požadavek. Zavolejte nebo lépe napište. Ne vždy dokážeme hovor přijmout. Máme vaše telefonní čísla, takže zavoláme zpět. Pokud chcete zkonzultovat svoji činnost, odešlete její návrh a jak vám přijde její potvrzení, pošlete nám ho zpět s výzvou, kdy se máme ozvat.

Otázky a odpovědi zveřejníme zde.

Příklady

Skladník

Realita

Činnost skladníka. Jedna z mnoha. Má povinnost za stanovených okolností přijmout dodávku zásob. To znamená především kvalitativní a kvantitativní kontrolu a následné uložení na správné místo + zaevidovat daný pohyb. 

Vyplněný dotazník

Činnost Přijmout zásoby z nákupu
Frekvence 5
Období Den
Čas 0.5 ... pozor, je potřeba použít desetinnou tečku.
Událost Náklaďák na vrátnici
Vstupy Interní instance objednávky (naskladňovací příkaz).
Návod pro provedení kvalitativní (popř. i kvantitativní) přejímky.
Výstupy Materiál na skladě - výroba.
Zboží na skladě - prodej? Distribuce?
Příjemcem asi není "sklad", i když to tak vypadá.
Doklady Příjemka
Pravidla Metodika pro příjem - návody pro přejímku konkrétních druhů zásob.
Komentář Asi "Nákup zásob".
Občas je v dodávce víc položek, ale přijímá se každá zvlášť.

Environmentální specialista

Realita

Má zajistit identifikaci a likvidaci případných radioaktivních složek odpadu. 

Vyplněný dotazník

Činnost Dohledat radioaktivní odpad
Frekvence 10
Období rok
Čas (hodiny)
Událost Alarm při vjezdu vozidla.
Vstupy Možná použité vybavení - detektor, ...
Výstupy Buď negativní zjištění nebo izolovaná složka (pro externí specialisty).
Doklady Protokol o nálezu (SAKO), protokol o dohledání a vlastnostech zdroje (DIAMO)
Pravidla Provozní řád, atomový zákon, integrované povolení
Komentář Nesouvislý průběh a spolupráce s externisty.

Nevhodné pojetí

Zkuste se vyhnout "oblastem" - něco, co děláte pořád - vychází tedy to, že každý den jednou děláte X hodin něco jako:

  • Správa budov.
  • Péče o firemní web.
  • Vedení pokladny.

Většinou se jedná o komplex činností. Ne vždy je jednoduché je identifikovat.  Těžko se určuje jediný konkrétní výstup. Ozvěte se, rádi pomůžeme.

Vypsat skutečné činnosti je jednodušší

A rychlejší - např. u péče o web:

  • Vypořádat požadavek na aktualizaci webu.
  • Odpovědět na diskusní příspěvek [1× denně, 1 hodina, ...]
  • Odkázat nový obsah na sociálních sítích [3× měsíčně, 0,5 hodiny, ...]
  • Vyhodnotit návštěvnost [1× týdně, 2 hodiny, ...]
  • Revidovat publikační plán [2× ročně, 20 hodin, ...]

Doporučený postup

Dobrý nápad je nejdřive si sepsat (vážně pomáhá si to začít psát):

  • Spolupracovníky, se kterými při své práci přicházím do styku.
  • Doklady, které opakovaně vyplňuji.
  • Systémy či nástroje / externí subjekty.

Na tomto základu se činnosti začnou objevovat samy. Např. HR:

  • Připravit nábor.
  • Provést nábor (obsahuje vyhodnotit dotazník/-y, uskutečnit pohovor/-y, ...). Dá se to pojmout jako jedna činnost nebo několik. Zde by bylo pravděpodobně lepší dát si tu "práci" a "nasázet" tam ty jednodušší činnosti.
  • Zorganizovat nástup nového spolupracovníka (analogie - jedna nebo více). Tohle by ale možná byla spíš jedna činnost, přestože je dlouhodobá, přerušovaná a zjevně s na faktickém nástupu podílí víc lidí - ovšem pokud je ta činnost skutečně "zorganizovat/provést/zajistit nástup", tak je to činnost koordinačního charakteru a dává smysl v celku - výsledkem je ukončení pracovního poměru ve zkušební lhůtě nebo úspěšně zapracovaný nový spolupracovník.

Možných pojetí je většinou více. Žádné není nesprávné.

Účel a princip identifikace činností

Z mnoha důvodů (zde např. inovace informačního systému, zvýšení spolehlivosti a snížení rizik a další) je žádoucí zjistit, jak a jaké probíhají ve firmě činnosti. Nakolik jsou dobře definovány a podporovány. To, jestli analýza bude užitečná, závisí především na tom, nakolik nám pomůžete identifikovat možná zlepšení a zda následně budou doporučené změny realizovány (či odůvodněně zamítnuty).

Prosíme - neopisujte nic z žádných manuálů.

Snažíme se:

  • Pojmenovat to, co děláte.
  • Zjistit souvislosti - odkud ta práce pochází a kam směřují výsledky.
  • Pokusit se zjistit, jakými předpisy (pravidly, směrnicemi či jinými formálními požadavky / normami) se přitom řídíte.

Neexistují "špatné" odpovědi.

Takže se nebojte. Pravděpodobně se ještě uvidíme a zeptáme se, co bude potřeba. 

  • Podstatné - pokud jste např. na svém místě nový/-á a nejste si jisti, nakolik by to, co uvedete, mohlo být zavádějící, odpovězte s příslušným komentářem na mail s výzvou a zkusíme to společně.
  • Můžete jednotlivé činnosti zadávat kdykoli si na ně vzpomente nebo si uvědomíte, že jste to, co právě děláte, ještě nezaznamenali.
  • Činnost
    • Nebude jich mnoho desítek na člověka. Ani málo jednotek.
    • Typická činnost nebude trvat méně než půl hodiny (spíše hodinu), déle než 1 den (ve zvláštních případech možná 1 týden). Probíhá souvisle - není potřeba ji přerušovat.
    • Má jasný výsledek. Obvykle také celkem jasný způsob zahájení.
    • Zajímá nás to, co tvoří většinu pracovní náplně - mohlo by to být nejvýše pár desítek činností. Viz Příklady.
  • Není potřeba definovat velmi obecné činnosti, které jsou pro shodné pro velké skupiny pracovníků (např. činnosti řidiče služebního automobilu, činnosti týkající se zaměstnaneckého vztahu - např. vypořádat docházku, požádat o dovolenou, vyúčtovat služební cestu apod.). 
  • Do procesů si ty činnosti poskládáme (možná se zřetězí samy).
  • Dost důležité bude se pokusit správně vnímat / definovat (či naznačit) vstupy a výstupy - právě ty určují vazby a pomáhají najít další činnosti.

Způsob vyplňování

Když budete chtít zadat novou činnost, přes odkaz se dostanete na dotazník.

  • Na úvodní stránce zadáte
    • Svoji e-mailovou adresu. Podle té si doplníme, kde pracujete a také budeme vědět, koho se zeptat na nejasnosti.
    • Pokud zadáváte cizí činnost někoho jiného - např. skupiny lidí se stejnými rolemi - uveďte název té pozice v položce Na pozici. Jinak ji nechte prázdnou.
    • Pokud činnost můžete přiřadit k některé ze svých dílčích rolí, napište označení této role v poli Role. Nebo pokud není úplně zřejmé kdo činnost vykonává, prosím uveďte to v komentáři (na konci dotazníku).
  • Pokud máte povolené pamatování vyplňovaných položek v prohlížeči, bude se vám vaše adresa napovídat.
  • Můžete používat tabulátor nebo myš. Tlačítkem [Další] se dostanete na vlastní formulář.
  • Na konci dotazníku je volba Konzultace.
    Pokud si nejste jisti, že jste správně pochopili, jak by činnosti měly být popsány nebo se nedaří je identifikovat, označte to, že si ji potřebujete ověřit. Dle možností se ozveme. Jistější je poslat zpět mail, který dostanete s výpisem toho, co jste zadali.
  • Po zadání informací o činnosti odpověď odešlete pomocí tlačítka [Odeslat].
  • Když budete chtít zadat další činnost, na závěrečné stránce dotazníku je možnost "Odeslat další odpověď". Stačí kliknout a jste zase na začátku.

Důležitá upozornění

  • Čím povrchnější bude prvotní identifikace, tím více času strávíme tím, že si budeme vyjasňovat, co to vlastně znamená.
  • Nejlepší je zkusit jednu dvě činnosti a pak si je nechat okomentovat, nakolik je to trefné.
  • Snažíte se zobecnit (sloučit to, co je obodbné). Např. pracovník propagace.
    • Spousta různých požadavků od kolegů na úpravy webu a intranetu.
    • Jsou na první pohled zcela rozdílné - jejich odbavování však probíhá velmi podobně.
    • Měla by to být jedna nebo dvě činnosti (pravděpodobně je péče o intranet poněkud odlišná)
      Provést úpravu webu/intranetu
      Vyhodnocení požadavku či ověření informací je součástí. Konkrétních typů úprav je mnoho a stačí je orientačně vyjmenovat. Každá se věcně bude provádět trošku jinak, ale základní náležitosti jsou vždy stejné.
  • Je potřeba se vyhýbat nekonkrétní "trvalé" práci. Obvykle taková činnost  představuje balík velmi odlišných činností, které budou patřit do různých procesů. Např.
    • Správa budov - bezpochyby desítky různých činností. Potřebujeme alespoň ty nejdůležitější pojmenovat a propojit s ostatními.
    • Zásobování.
    • Péče o vozový park.
    • Investiční výstavba.
    • Správa IT.

Obsah dotazníku

Vyplňujete pouze zásadní informace a nepovinný komentář. Stačí opravdu stručně - čím stručněji, tím lépe.

  • Název činnosti - zásadně důležité, ale netrapte se. Pokud pochopíme, o co se jedná, pojmenujeme ji podle konvencí. Když nepochopíme, zeptáme se. 
  • Frekvence
    Jak často danou činnost provádíte. Za jaké období (např. jednou ročně nebo čtvrtletně) uveďte v následující položce.
  • Časová náročnost
    Víme, že je to problematické. Prostě průměr. Když budete mít pocit, že je potřeba to upřesnit, napište do komentáře nebo tam nechte vzkaz, že to chcete popsat. Mohou existovat zajímavé vazby mezi různými činnostmi.
    Pro desetinné číslo použít tečku.
  • Zahájení
    Obvykle se říká "spouštěcí událost". Situace, kdy musíte začít popisovanou činnost provádět. Např. konec měsíce obvykle znamená pro běžného zaměstnance uzavřít docházku, pro mzdovou účetní (či vedoucí) vymáhat všechny doklady, pokud to nedělali průběžně atd.
  • Vstupy
    Zejména to, co je hmotnou podstatou oné spouštěcí události. Při pořízení zásob je to typicky náklaďák na vrátnici, resp. ona zásoba, kterou je potřeba převzít. Jako původce / poskytovatele můžeme uvést reálnou osobu, ale fakticky se jedná o některou předchozí činnost / proces (viz dle zájmu bližší vysvětlení). Takže při zaskladňování zásob lze uvést "dodavatel", ale ve skutečnosti by mohla být původcem činnost "objednat doplnění zásob". Při příjmu zásob z výroby je to poněkud komplikovanější, ale princip zůstává stejný. Pokud je činností např. "Provést inventuru zásob", tak jedním ze vstupů budou inventarizační sestavy a třeba nálepky, které použijete pro označení již spočtených položek.
  • Výstupy
    Objekt nebo informace, představující formu užitku pro příjemce. Minimálně je nutno určit (upřesnit) cílový výstup, proto je pole povinné. Může to být ošidné, protože co je např. výstupem činnosti "Převzít dodávku zásob"? Je dobré se pokusit. Nebo klidně napište víc možností s poznámkou, že si nejste jisti. U toho příjmu zásob se obvykle jako nejsrozumitelnější výstup (pomáhá si ujasnit, co je užitkem) bere "zvýšení disponibilního množství zásob" a tento výstup se předává nikoli skladové kartě nebo počítači, ale tomu, kdo ty zásoby používá.
    Jako "příjemce" není potřeba hledat člověka či funkční místo, fakticky to vždy bude některý podnikový proces. 
  • Doklady
    Nikoli předpisy, ale průvodní záznamy v jakékoli podobě (rozumí se i zápis dat do informačního systému, nemusí se jednat o papírový či elektronický dokument.
    Obvykle by doklady neměly být výstupem činnosti - když to tak vypadá, výstupem je nejpíš informace, kterou má příjemce dokladu využít (ale není potřeba si s tím lámat hlavu, obvykle to upřesníme při analýze nebo vyjasníme při následném rozhovoru).
  • Pravidla, směrnice, předpisy
    Není nezbytně nutno uvádět u zcela standardních a zákonem poměrně přesně definovaných oblastí (např. účetnictví) uvádět, který zákon je vymezuje. Navíc se tyto obecné normy téměř jistě netýkají těch elementárních činností, které máte zadávat. Zde je naopak důležité napsat, pokud existuje jakákoli vnitropodniková směrnice či příručka či cokoli podobného.
  • Za jaké období + Frekvence
    Jak často danou činnost provádíte. Za jaké období (např. jednou ročně nebo čtvrtletně), v následující položce uveďte počet výskytů. Pořadí je takto poněkud opačně, abyste věděli, že se může jednat o různá období.
  • Čas - čistá kapacitní náročnost
    Víme, že je to problematické. Prostě průměr. Když budete mít pocit, že je potřeba to upřesnit, napište do komentáře nebo tam nechte vzkaz, že to chcete popsat. Mohou existovat zajímavé vazby mezi různými činnostmi.
    Pro desetinné číslo použít tečku.
    Není to povinný údaj.
  • Jak často danou činnost provádíte. Za jaké období (např. jednou ročně nebo čtvrtletně) uveďte v následující položce.
  • Komentář - upřesnění
    Nepovinný. Lze využít pro zařazení činnosti do souvislostí (čeho je součástí apod.). Není nutno popisovat její průběh, někdy to ovšem může být užitečné pro lepší pochopení.
  • Konzultaci - viz výše.