Jak vybrat účetní firmu

Výběr účetní firmy je opačná strana jejího marketingu. Aneb realita toho, co její budoucí zákazník očekává a hodnotí. Kamarád s účetní firmou dělal nabídku pro potenciálního klienta. Tak jsme se dostali do sporu o to, nakolik nabídková cena souvisí s náklady (pracností - nakolik dává smysl sám sobě nebo zákazníkovi argumentovat tím, kolik pravděpodobně jeho agenda spotřebuje kapacit). Jak píše P. F. Drucker, zákazník se necítí povinen vytvářet svému dodavateli zisk a už vůbec nemá důvod podporovat neefektivní produkty. Jenže to se sem nevejde (bude to už brzy někde jinde).

Klíčová otázka - co potřebujeme

Pravděpodobně můžeme zkresleně vnímat, co všechno potřebujeme od účetnictví (viz diskuse na LinkedIn). I když se omezíme na úplně nejzákladnější požadavky, potřebujeme a měli bychom být schopni vnímat/vyhodnotit, nakolik účetní dokáže:

• Optimalizovat daně a jiné povinnosti vůči externím subjektům.
• Optimalizovat účinnost stimulace a fixace spolupracovníků.
• Optimalizovat pravděpodobnost problémů (nejen s úřady - ekonomických, administrativních a případně souvisejících).

Což je primárně dáno charakterem naší vlastní činnosti. Aneb jak schopného účetního či ekonoma či daňaře či všeuměla v souvislosti s tím, co děláme, nutně potřebujeme. Je jisté, že podstatná není nejnižší možná cena. Hledáme optimální poměr výkon/cena.

Nepotřebujeme outsourcovat pořizování dokladů.

Bohužel však neumíme objektivně vyhodnotit nabídku služby, jejíž podstatě úplně nerozumíme. Což platí obecně. Pokud si přiznáme, že nevíme, nakolik je či není důležitý ten či onen aspekt, o jehož obsahu a souvislostech máme pouze matnou představu, nemůžeme vybírat poskytovatele služby pouze dle vlastních pocitů (v kontextu toho, co má být v SLA - service level agreement... "smlouva", proto ženský rod).

• Neumíme formulovat zadání + vyhodnotit úroveň SLA.
  Nebo ji dokonce nevyžadujeme (nechybí nám při posuzování nabídek).
• Nechce se nám identifikovat užitky a ocenit je.
  Pročež nedokážeme vyjádřit poměr výkon/cena.
• Bojíme se odhadnout důvěryhodnost.
  Či spíše nás něco takového ani nenapadne - vždyť to přece nejde...

Když se to takto napíše, vypadá to hrozně. Nikdo by to asi takto nechtěl dělat. Přesto nejspíš většina výběrů probíhá naprosto nekvalifikovaně (nezodpovědně). Podle nejjednoduššího (jediného) kritéria - ceny.

Jenže cena není hodnota služby.

• Ta nemá nic moc společného s pracností (to je to "pořizování dokladů"). Produktivita vedení evidencí je věcí účetního:
  • Špatný se snaží ušetřit si práci tím, že jí nechává co nejvíce na klientovi.
  • Dobrý tím, že to dělá přesně naopak (vysvětlíme) a navíc u klienta zjednoduší a zefektivní i to, co se ho bezprostředně netýká (digitalizace, optimalizace obchodních transakcí atd.).
• Převážnou část užitku představuje omezení rizik.
• V delším horizontu přínosy nejen v optimalizaci daní, cenotvorby, snižování nákladů, správě závazků a pohledávek atd. U jedné firmy se zavedením skladové evidence (zajímavý aspekt, proč podnikatelé nepovažují za nutné či spíše nechtějí vést evidence) zamezilo naprosto nehoráznému a bezostyšnému rozkrádání surovin i výrobků.

Pokud se při výběru účetního nebudeme zajímat o tyto aspeky spolupráce, je celkem vysoká pravděpodobnost, že uděláme chybu.

Jak vybrat partnera

Nespoléhat, že "všechno nějak dopadne" (RFP - request for proposals).

• Solidní RFP (výzva k podání nabídek - razantně se omezí nesmysly / darebáci).
• Srozumitelná specifikace podoby služeb (SLA) a způsobu převzetí.
• Nespoléhat jen na pocity. Věnovat vyhodnocení nabídek patřičné úsilí.

Je potřeba formalizovat (jak to jde) včetně vyhodnocení "celkového dojmu", který máme z jednotlivých nabídek.

• Snažíme se, aby v konečném výběru (hodnocené nabídky) byli 3-4.
• Měli bychom mít několik desítek hodnotících kritérií (s různou vahou).
• Hodnotit by mělo pokud možno víc lidí, pokud nelze očekávat nic rozumného od interních, tak využít externistu.

Zajistit, aby interní lidé byli dostatečně "v obraze" (lépe před tím výběrem). Externista se může hodit pro zmapování potřeb a přípravu RFP. Je rozumné informace (hodnocení jednotlivých hodnotitelů) formalizovat, zjednodušit - dá se na to velmi snadno využít dotazník (což přináší řadu výhod).

Co je podstatné u nabídek

Aby v nich bylo to, co výzva a systém hodnocení očekává.

• Může se stát, že poprvé (možná i podruhé) si s nabízejícím nebudeme rozumět. Od jistého okamžiku je však na něm, aby se ptal na to, čemu nerozumí.
• Snažíme se zajistit srovnatelnost. Proto je možné měnit strukturu a upřesňovat obsah. Tím zajistíme, abychom "nekupovali" něco, co nepotřebujeme.
  Vytvoření a doplňování nabídek se dá digitalizovat (nejjednoduššeji dotazníkem na webu - pošlete zájemcům odkaz, oni vyplní, na co se jich dotazník ptá a v podstatě veškeré zpracování hodnot může proběhnout semiautomatizovaně).
• Nabídka musí být doložena řadou technických náležitostí - organizací práce, účetní metodikou (nebo alespoň ukázkou, viz vysvětlení), návrhy analýzy dosavadního způsobu vedení, postupu převzetí, pravidel pro hodnocení & rozvoj spolupráce…

Jak bylo vysvětleno jinde - není podstatné, jestli budeme dokonale rozumět tomu, co je v těch materiálech obsaženo. To můžeme přenechat někomu ve věci obeznalejšímu. Podstatné je, že to tam bude. Navíc lze posoudit, nakolik to je srozumitelné a rozumné. To je taky důležité.

Nejlepší cena 

Jako všude jinde - nehledejme nejnižší cenu za něco, čemu člověk úplně nerozumí. Jak psáno výše - rozumná pravděpodobnost, že získáme spolehlivou & úplnou & korektní službu, má svoji hodnotu. Možná ji neumíme správně ocenit, ale měli bychom se to naučit.

• Stejně jako u jiných služeb - jak poznáme, že je potřeba účetního vyměnit? To je celkem jednoduché - lze pozvat někoho, kdo tomu rozumí a zjistí, zda poskytovaná služba plní naše požadavky za přijatelných podmínek (což zahrnuje i ověření, zda je k dispozici alternativní řešení). 
• Trh určuje cenu - když přiměřeným úsilím nenajdeme lepší, tak už dobrou cenu máme (do hodnocení nutno zahrnout i náklady rizik a ztracených příležitostí).
• Úroveň i obsah služby je nutno jednou za čas prověřit, vyhodnotit. Tím v případě externího účetního nemyslíme formální audit účetnictví.

Spíše něco jako analýzu efektivnosti, která identifikuje možnosti zlepšování. Dobrá účetní firma takové aktivity podporuje nebo sama nabízí.

Opravdový účetní se vyplatí (tím se nemyslí "kreativní účetnictví").

Čím je dána cena služby? Stejně jako cena pracovní síly a ostatních zdrojů. Primárně nabídkou a poptávkou. Takže není pravděpodobné, že za stejný produkt zaplatíme výrazně více. Jednotlivé nabídky se liší tím, jaký užitek poskytují za navrhovaných podmínkek - jak se liší nabízené produkty. Proto je velmi užitečné se podstatou produktu zabývat. Zapsat si všechny "zázraky" a úžasnosti a poté trvat na jejich předvedení a vysvětlení.

Stačí si srovnat, jakou hodnotu má ten který vyhodnotitelný aspekt spolupráce a snadno získáme vhodného partnera. Musíme ověřit SLA včetně garance dostupnosti dat, převzetí agend atd.

Podle toho snadno poznáte seriózní firmu.

Pokud potřebujete pomoci s RFP, metodikou nebo vlastním výběrem, ozvěte se. Vybrat partnera na něco tak zásadního, jako je účetnictví, nelze srovnávat s nákupem auta nebo i něčeho většího. Přesto tomu obvykle nevěnujeme potřebnou pozornost. Šance, že najdete někoho dlouhodobě zajímavého, se s dostatečnou přípravou progresivně zvyšuje.

Jako v jiných případech je špatný nápad vyvěsit rámcovou poptávku na některém portálu a potom se snažit vybrat z desítek zájemců. Neřkuli nechat se přesvědčit marketingem. To může dopadnout jen jediným způsobem.