Jak vybrat účetní firmu

03. 01. 2022 Petr Opletal

Obdobně jako jiné dodavatele služeb. Je dobré to nepodcenit. Účetnictví zdaleka neznamená jen byrokracii. Nemusíte to tak vnímat, ale slušný účetní umí minimalizovat rizika nejen vzhledem k úřadům, ale i obchodním partnerům a zaměstnancům. Je dobré správně vyhodnotit poměr výkon/cena.

Jak vybrat účetní firmu

Výběr účetní firmy je opačná strana jejího marketingu. Kamarád s účetní firmou dělal nabídku pro potenciálního klienta. Tak jsme se dostali do sporu o to, nakolik nabídková cena souvisí s náklady (pracností). Jak píše P. F. Drucker, zákazník se necítí povinen vytvářet svému dodavateli zisk a už vůbec ne podporovat neefektivní produkty. Ale to se sem nevejde.

Klíčová otázka - co potřebujeme

Pravděpodobně máme občas zkreslenou vnímání toho, co potřebujeme od účetnictví (viz diskuse na LinkedIn). Ovšem i když se budeme držet těch úplně nejzákladnějších požadavků, je jisté, že podstatná není nejnižší možná cena. Fakticky potřebujeme a měli bychom být schopni ocenit.

  • Optimalizovat daně a jiné povinnosti vůči externím subjektům.
  • Optimalizovat účinnost stimulace a fixace spolupracovníků.
  • Optimalizovat pravděpodobnost problémů (nejen s úřady).

Což je primárně dáno charakterem naší vlastní činnosti. Aneb jak schopného účetního či ekonoma či daňaře či všeuměla nutně potřebujeme. 

Nepotřebujeme bezmyšlenkovitě pořizovat doklady.

Neumíme objektivně vyhodnotit něco, čemu úplně nerozumíme. Pokud si přiznáme, že nevíme, nakolik je či není důležité to, o čem máme pouze matnou představu, vychází, že nemůžeme vybírat poskytovatele služby pouze dle vlastních pocitů (SLA - service level agreement).

  • Neumíme formulovat zadání + vyhodnotit úroveň SLA.
    Nebo ji dokonce nevyžadujeme (nechybí nám při posuzování nabídek).
  • Nechce se nám identifikovat užitky a ocenit je.
    Čímž nedokážeme vyjádřit poměr výkon/cena.
  • Bojíme se odhadnout důvěryhodnost.
    Popř. se ani nesnažíme o něco takového pokusit.

Když se to takto napíše, vypadá to hrozně. Nikdo by to vědomě takto nedělal. Přesto nejspíš většina výběrů probíhá naprosto nekvalifikovaně. Podle nejjednoduššího (jediného) kritéria - ceny.

Jenže cena není hodnota služby.

  • Ta nemá nic moc společného s pracností (to je to "pořizování dokladů"). Produktivita zpracování evidencí je věcí účetního - špatný se snaží ušetřit si práci tím, že jí nechává co nejvíce na nás, dobrý tím, že to dělá přesně naopak a navíc zjednoduší a zefektivní i to, co se ho bezprostředně netýká (digitalizace, optimalizace obchodních transakcí atd.).
  • Převážnou část užitku představuje omezení rizik.
  • V delším horizontu přínosy nejen v optimalizaci daní, cenotvorby, snižování nákladů, správě závazků a pohledávek atd. U jedné firmy se zavedením skladové evidence zamezilo naprosto nehoráznému a bezostyšnému rozkrádání surovin i výrobků.

Pokud se při výběru účetního nebudeme zajímat o tyto aspeky spolupráce, je celkem vysoká pravděpodobnost, že uděláme chybu.

Jak vybrat partnera

Nespoléhat, že "všechno nějak dopadne" (RFP - request for proposals).

  • Solidní RFP (výzva k podání nabídek - razantně se omezí nesmysly).
  • Srozumitelná specifikace podoby služeb (SLA) a způsobu převzetí.
  • Nespoléhat na pocity. Věnovat vyhodnocení nabídek potřebné úsilí.

Je potřeba formalizovat (jak to jde) včetně vyhodnocení "pocitů", které máme z jednotlivých uchazečů.

  • Snažíme se, aby v konečném výběru (hodnocené nabídky) byli 3-4.
  • Měli bychom mít několik desítek hodnotících kritérií (s různou vahou).
  • Hodnotit by mělo pokud možno víc lidí, pokud nelze očekávat nic rozumného od interních, tak využít externistu.

Rychle zajistit, aby interní lidé byli dostatečně "v obraze" (lépe před tím výběrem). Externista se může hodit pro zmapování potřeb a přípravu RFP.

Co je podstatné u nabídek

Aby v nich bylo to, co výzva a systém hodnocení očekává.

  • Může se stát, že poprvé (možná i podruhé) si s nabízejícím nebudeme rozumět. Od jistého okamžiku je však na něm, aby se ptal na to, čemu nerozumí.
  • Snažíme se zajistit srovnatelnost. Proto je možné měnit strukturu a upřesňovat obsah. Tím zajistíme, abychom "nekupovali" něco, co nepotřebujeme.
  • Nabídka musí být doložena spoustou technických náležitostí - organizací práce, účetní metodikou, analýzou dosavadního způsobu vedení, postupem převzetí, návrhem pravidel pro hodnocení & rozvoj spolupráce…

Jak bylo vysvětleno jinde - není podstatné, jestli budeme dokonale rozumět tomu, co je v těch materiálech obsaženo. To můžeme přenechat někomu ve věci obeznalejšímu. Podstatné je, že to tam bude a navíc máme možnost vyhodnotit, nakolik to je srozumitelné a rozumné. To je taky důležité.

Nejlepší cena 

Jako všude jinde - nehledejme nejnižší cenu za něco, čemu člověk úplně nerozumí. Jak psáno výše - rozumná pravděpodobnost, že získáme spolehlivou & úplnou & korektní službu, má svoji hodnotu. Možná ji neumíme správně ocenit, ale měli bychom se to naučit.

  • Stejně jako jiné služby - jak poznáme, že je potřeba účetního vyměnit? To je celkem jednoduché - musíme si pozvat někoho, kdo tomu rozumí a zjistí, zda poskytovaná služba plní naše požadavky za přijatelných podmínek (což zahrnuje i ověření, zda je k dispozici alternativní řešení). 
  • Tak trh určuje cenu - když přiměřeným úsilím nenajdeme lepší, tak už dobrou cenu máme (musíme do hodnocení zahrnout i všechna rizika).
  • Úroveň i obsah služby je nutno jednou za čas prověřit, vyhodnotit. A tím v případě účetnictví nemyslíme formální audit.

Spíše něco jako analýzu efektivnosti, která identifikuje možnosti zlepšování. Dobrá účetní firma takové aktivity podporuje nebo sama nabízí.

Zkušený účetní se zaplatí sám, čímž se nemyslí "kreativní účetnictví".

Čím je dána cena služby? Stejně jako cena pracovní síly a všech ostatních nákupů. Primárně nabídkou a poptávkou. Takže není pravděpodobné, že za stejný produkt zaplatíme výrazně více. Jednotlivé nabídky se tedy liší tím, jaký užitek poskytují za navrhovaných podmínkek.

Stačí si srovnat, jakou hodnotu má ten který vyhodnotitelný aspekt spolupráce a snadno získáme vhodného partnera. Nechat ověřit SLA včetně garance dostupnosti dat, převzetí agend atd.

Podle toho celkem snadno poznáte seriózní firmu.

Pokud potřebujete pomoci s RFP, metodikou nebo vlastním výběrem, ozvěte se. Vybrat partnera na něco tak zásadního, jako je účetnictví, nelze srovnávat s nákupem auta nebo i něčeho většího. Přesto tomu obvykle nevěnujeme potřebnou pozornost. Šance, že najdete někoho rozumného, se s dostatečnou přípravou výrazně zvyšuje.

Jako v jiných případech je špatný nápad vyvěsit rámcovou poptávku na některém portálu a potom se snažit vybrat z desítek zájemců. To může dopadnout jen jediným způsobem.