Plýtvání časem v důsledku nepromyšlené změny

30. 04. 2021 Petr Opletal

Jak obvykle probíhá inovace v oblasti administrativy - třeba změna na vyšší verzi používaného kancelářského balíku? Jaké problémy to může způsobit? Může pomoci přechod na průběžně aktualizované řešení? Jakou kvalifikaci potřebujete? K čemu je informační strategie?

Plýtvání časem v důsledku nepromyšlené změny

Těch otázek v úvodu je asi příliš - na některé si musíte odpovědět sami nebo věřit, že se tento článek časem aktualizuje.

Šílená historka ze začátku tisíciletí

Toto mi možná nebudete věřit, ale je to fakt. Jeden známý, který pracuje v menší až střední firmě jako vrcholový manažer, se na mě obrátil s dotazem. Jejich významný partner používá ve spolupráci s nimi data ve formátu DBF. Obvykle je načtou do Excel-u, doplní to, co od nich ten partner potřebuje a předají zpět. Ale teď to přestalo fungovat. Ponechme stranou, proč to neřešil se svým manažerem pro IT.

Příčinou byla inovace na Office 2007, která již nepodporuje ukládání v tomto formátu. Ponechme stranou, že řádně aktualizované starší verze by to taky neměly podporovat. Raději jsem se nesnažil zjistit, kolik času s tím strávili lidé v provozu, než s tím šli za svým šéfem a kolik další lidé.

Fatální průšvih je to, že ti lidé místo toho, aby dělali svoji práci - snažili se dokončit zakázky, zlepšovali svoji kvalifikaci, dávali do pořádku své pracovní prostředí atd., tak  zoufale zápasili s počítačem. Resp. jejich vedoucí týmu se nestaral o to, co dělají jeho lidé, nevěnoval se zlepšování procesů. Nezjistil včas problém. Vrcholový manažer nebyl schopen kdysi dávno vybrat takového partnera pro IT, který by takovýmto situacím předcházel.

Systémový problém a jeho příčiny

Jaké jsou v tomto případě náklady ztracených příležitostí? Dost obtížně vyčíslitelné, rozhodně značné.

Podstatou této zkušenosti je, že kdosi z jakýchsi celkem pochybných  motivů nakoupil software, který nepotřebuje. Nestará se o to, jestli lidé v organizaci umí nebo neumí s novými nástroji pracovat. Nemá potřebu adaptovat podnikové procesy na nové nástroje. Prostě učiní nedomyšlené rozhodnutí. Kde jsou ovšem nejpalčivější důsledky v dlouhodobém horizontu?

Co třeba…

  • Celkový výkon organizace? Přístup lidí ke změnám a využívání příležitostí?
  • Produktivita spolupracovníků, jejich spokojenost, ochota zabývat se náročnými zákazníky, vstřícnost…?
  • Následně tedy spokojenost zákazníků a dlouhodobá prosperita?

Klíčové otázky

  • Mělo by to tak být?
  • Znáte podobné případy?
  • Jakou hodnotu může mít takováto chyba?
  • Jak postupovat při jejím "ocenění"?
  • Jak postupovat při inovacích IT?

Některé odkazy:

Jak je to třeba s Office 365?

  • Nevnutil vám ji někdo?
  • Jak probíhal přesun? 
  • Co ze služeb, které máte k dispozici využíváte nakolik a proč právě takto? 

Bude to pokračovat.

Rádi pomůžeme. Nebo se zaregistrujte k odběru notifikací o novinkách na téma Office (rozbíháme pilotní provoz - dostanete odkaz na stránku, na které si můžete upozornění upřesnit nebo vypnout).