Princip nedělitelné zodpovědnosti

Při povrchní interpretaci se může zdát, že nedělitelná zodpovědnost je něco podobného, jako "jediný vedoucí". Aneb když něco má dělat jeden člověk, tak se to prostě nedá "dělit". Jenže co když je ten "úkol" (svěřená oblast) rozsáhlejší, než zvládne samotný člověk? Když vedoucí účtárny "zodpovídá" za správné vedení účetnictví, jak může tuto povinnost splnit, když není reálné, aby všechny účetní operace prováděla sama (to by nebyl/-a vedoucí účtárny, ale "samostatná účetní"). Co přesně znamená, že "samostatná účetní" v účtárně je povinna provádět účetní operace v souladu s platnými pravidly?

Jak bylo diskutováno, "odpovědnost" vyjadřuje, že člověk (vedoucí) má cosi "na starosti" = je povinen zajistit to, co svěřená doména pro svůj provoz vyžaduje. Toto přidělení působnosti definuje škálu povinností, které (byvši důsledně sjednány a ověřena jejich dodržovatelnost) musí plnit, čímž by mělo být zajištěno, že dané "cosi" (organizační jednotka, proces, projekt, tým, ...) bude "fungovat" (poskytovat ty funkce/užitek, který je důvodem existence). Pokud není jednoznačně sjednáno, co je povinen/zakázáno vykonávat, nemůže ne-/provedení činnosti nebo její nežádoucí průběh být posuzováno ani jako neúspěch, natož neplnění povinností/role...

Ono "zodpovídat se" mezi rozumnými lidmi znamená především společné hledání příčin a možných nápravných a preventivních opatření. Nikoli jak je občas uváděno, že povolání ke zodpovědnosti znamená vysvětlit, "proč" daná oblast ne/funguje. V dalším smyslu ona svěřená působnost implikuje povinnost toho, kdo danou oblast někomu svěřil, průběžně dohlížet ("kontrolovat" = podpora) na to, jak mu to jde.

Takže...

Co znamená, že "zodpovědnost" nelze "rozdělit"? Pojmy nejsou úplně dokonalé, chce to trošku interpretačního úsilí - vycházíme z toho, že "zodpovědnost" představuje povinnost zajistit fungování svěřené oblasti. Což by se dalo vykládat tak, že dotyčný musí všechno (popř. veškerou "řídící práci") dělat sám (pokud je sám, řídí jen využití vlastní kapacity - osobní time management). To by se asi nemuselo vyčleňovat jako 'oblast'... každý samostatný specialista to tak má. Takže jednotlivec má něco jako "pracovní náplň" (povinnosti).

Obvykle 'oblast' znamená tým. Tým je nutno řídit. Při jen trošku větším týmu (víc jak 4-10 lidí dle charakteru oblasti) není reálné vykonávat veškerou řídící práci v jedné osobě. Existují různé typy řídící práce a tedy i různé řídící role. Vrchlová složka řízení je architektura týmu/oblasti. Elementární ovlivňování lidí lze označit jako "řízení provozu". Pojmy odpovídají prostředí - někde označujeme "provozní" řídící pracovníky obecně jako "koordinátory". Usilujeme o co nejméně "stupňů" - upřednostníme "plochou" strukturu (více) procesních oblastí před hierarchií (protože architektura procesní oblasti potřebuje jediného autora). Běžná firma do nižších stovek spolupracovníků by to tak měla mít. Přesto bude mít jedna procesní oblast (např. obchod, logistika ~ popř. rozpad na nákup, výrobu, expedici apod.) řádově desítky až mnoho desítek spolupracovníků.

Pro roli vlastníka procesů potřebujeme značně kvalifikované a schopné manažery. Těch není nikdy dost. Navíc ani ideální procesní struktura nebude uspokojivě fungovat s více desítkami procesních oblastí (to prostě není pravda). Proto v rámci procesní oblasti budou existovat dílčí "podoblasti" (místně či technicky oddělené). Ty budou mít na starosti provozní řídící pracovníci, kteří nemusí/nemají mít roli vlastníka (dá se pro ně definovat role "spoluvlastníka dílčí oblasti", pokud to dává smysl).

Pokud vedoucí nemá dostatek kapacity nebo je účelné (efektivnější), musí "pověřit" tyto provozní řídící pracovníky výkonem části "své pracovní náplně..." (rozumí se některými řídícími čnnostmi)... přesněji řečeno:

Předat dílčí roli.

Znamená to vyčlenit osamostatnitelné činnosti (dle potřeby transformovat, izolovat jejich části, definovat nová rozhraní atd.) do příslušných rolí. Těmito rolemi pověřit nejvhodnější členy týmu a zajistit jejich způsobilost (trošku něco jiného může být zastupitelnost, ale logicky by bylo rozumné nedělat jednu věc dvakrát). Což probíhá, pokud je původně kompaktní organizační jednotku (procesní oblast) nutno rozdělit (typicky růst × řídící rozpětí).

...to znamená

Tím, že někoho pověřím rolí (povinnostmi) si uvolním kapacitu, jelikož již standardně nebudu muset dané činnosti vykonávat v jejich koncové podobě. Budu ovšem muset zajistit způsobilost a podmínky pro nově pověřené spolupracovníky. Potom je kontrolovat (viz výše). Jinými slovy transformoval jsem přímé provádění činností na jejich provádění prostřednictvím členů týmu. Pokud tento tým řídím a mám zákazníkům procesů dané procesní oblasti garantovat jejich dostupnost, stabilitu, výkonnost, efektivnost atd., jsem povinen zajistit, aby činnosti, které nevykonávám osobně, fungovaly stejně dobře nebo lépe, jako když je osobně provádět budu.

Povinnosti se nelze zbavit. Předáním provádění se změní podoba, nikoli podstata.

Konkrétně (zjednodušeně) - pokud je jednou z povinností řídícího pracovníka kontrola a měl by kontrolovat více než onen omezený počet (stabilních) spolupracovníků (ve stabilních podmínkách)... což by mělo znamenat jen velmi malé procento spotřeby kapacity, musí v týmu určit "provozní řídící pracovníky" a ty pověřit (rozumí se sjednat, naučit, ověřit, zajistit podmínky) jejím výkonem (nejen). Z toho plyne nesporná povinnost průběžně ověřovat (k tomu je velmi užitečný inteligentní systém podpory), jak jim to jde. Musí mít dostatečný důvod spoléhat na to, že kontrola koncových činností probíhá se stejnou nebo lepší kvalitou, než kdyby to dělal sám. Příklad:

• Vedoucí střediska - má povinnost "kontrolovat" (což je nekorektní označení - jednotlivá činnost je "Zkontrolovat <xxx>", kde <xxx> znamená konkrétního pracovníka a jednu či více povinností (protože záznam o provedené kontrole musí vznikat v této granularitě).
• Pokud chce tuto povinnost částečně předat, vytvoří roli, která bude kontrolovat trošinku odlišnou množinu činností. Pro jednotlivé dílny střediska definuje (či spíše již má) pozice "vedoucí dílny" a pro tuto pozici určí jako jednu z jejich rolí např. "podpora a kontrola" obsahující činnost/povinnost "konrolovat" činnosti a pracovníky dílny (což je jiná činnost než "kontrolovat činnosti a pracovníky střediska").
• Současně se vznikem dílen a pozice vedoucí dílny (mistr) převede ze svého plánu kontrolu aktivitu na koncových pracovištích na jednotlivé mistry (vedoucí dílen).
• Přidá do něj kontrolu provádění kontrol na dílně - která má odpovídající podobu (jen velmi namátkově se může ověřit, zda a jak jsou plánované kontroly skutečně prováděny, těžiště bude spočívat ve vyhodnocení evidence a projednávání jejích výsledků - nikoli periodicky, ale kdykoli to ti mistři budou potřebovat.

Pokud o tomto tématu máte chuť diskutovat, dá se to u výchozí podoby příspěvku na LinkedIn. Pokud se vám budou hodit informace nebo zvažujete rozvojový projekt, ozvěte se.