Kontrola

Tento článek vznikl v reakci na poněkud spornou diskusi o nahrazení lidí "AI". To je bezpochyby samostatné téma, ale odkázané vlákno vede k otázce, jakým způsobem by řídící pracovníci měli posuzovat, co a jak jejich lidé dělají. Kolik jaké kapacity potřebují. Jestli vědí, jaké jsou jejich povinnosti. Jestli to, jak svoji práci (ti řídící pracovníci) dělají, někdo vyhodnocuje. Co by jim mohlo pomoci.

Třeba efektivní systém kontroly. V souladu s procesním přístupem.

Pojmy

• Podniková dokumentace … systém, který zajistí dostatečně přesnou formulaci povinností a jejich předání příjemcům (viz případně samostatně - jedná se v principu o procesní model).
• Povinnost … jednoznačně vymezený (stanovený, popsaný) postup konkrétního člověka (v případě organizační jednotky zodpovídá její vedoucí / vedoucí týmu) za daných okolností (není tím myšlen doslovný návod, který lze bezmyšlenkovitě provést).
• Formální povinnost … „statická“ (neprocesní) – je popsán především žádoucí stav coby výsledek očekávaných – více či méně popsaných – činností, lze kontrolovat většinou jen stav (za stav se považuje např. i „žádoucí/předepsané chování“), které nemají měřitelné/evidovatelné (jednoduše stanovitelné a vyhodnotitelné/zpracovatelné) údaje.
• Kontrola … povinnost řídícího pracovníka - neoddělitelná část řídicí práce. Soustavné porovnávání skutečnosti s žádoucím stavem (nikoli "výsledky", ale chování lidí). Identifikuje (pokud je to možné) příčiny. Neslouží k vymáhání plnění povinností (retroaktivně... to prostě nejde). Není dobré ji chápat ani jako hrozbu, která by mohla vést k lepšímu výkonu či vyšší zodpovědnosti či pečlivosti. Umožňuje zlepšování skutečnosti jejím lepším poznáním - pochopením příčin.
• Procesní kontrola (spíše "monitoring")… prvek systému řízení – zajišťuje plnohodnotnou zpětnou vazbu. Spočívá v identifikaci odchylek měřitelných údajů oproti očekávání. Porušování povinností by mělo vyvolat okamžitou reakci, která minimalizuje negativní efekty. Vždy se zjišťují příčiny nežádoucího chování.
• Namátková kontrola … pro formální povinnosti je nutno zajistit subjektivní posouzení stavu (porovnat skutečnost s předepsaným stavem).
• Systém kontroly … mechanismus, který jasně stanovuje a eviduje (umožňuje vyhodnocovat) povinnosti řídících pracovníků, popř. nezávislého kontrolního orgánu – plánování, provádění, vyhodnocování.
• Úkol … např. zadání nápravného opatření, vyplývající ze zjištění kontroly. Musí mít zodpovědnou osobu a termín.

Uvedené vymezení pojmů není nic formálního / závazného či autoritativního. Uvádí, jak jsou tyto pojmy chápány a používány v tomto textu.

Nesmyslná deformace kontroly

Nechci hledat definice v učebnicích managementu. Je poměrně děsivé, jaká pojetí se občas prezentují. Nemá smysl se s tím konfrontovat (zejména polemizovat s tím, když někdo "controlling" zaměňuje s kontrolou či měřením výkonu). Vyjasněme si tuto složku řídící práce ryze účelově.

Smyslem řídící práce je (hodně zjednodušeně) optimalizovat úsilí více subjektů při transformaci vstupů na výstupy, které plní poslání (oprávněnost existence) organizace. P. F. Drucker to umí popsat mnohem lépe, ale potřebuje na to mnohem víc písmenek.

Občas se "kontrolou" rozumí policejní hlídka s radarem.

Což nemá smysl rozporovat. Tam dokonce nejspíš funguje i ta prevence. Je nesporné, že toho policistu nemá zajímat důvod, proč jsem jel rychleji, než nejvyšší povolenou rychlostí. Rozhodně od něj neočekáváme, že by mi měl pomáhat se zdokonalovat, abych se tomuto nežádoucímu chování vyhnul.

Ovšem pokud je řídící i výkonný pracovník součástí stejné organizace, jejich zájmem je (určitě by měl být) zvyšování její výkonnosti a odolnosti. Nikoli sabotovat. Nebo sankcionovat.

Kontrola je nezbytná

Organizace je nutné řídit. To znamená spoustu činností, mezi jinými (dle zkušeností prioritně) ovlivňovat spolupracovníky tak, aby jejich chování k oné optimalizaci přispívalo. To znamená mnohkrát diskutované součásti řídící práce.

• Znát poměrně přesně obsah i rozsah kvalifikované kapacity, nutné pro uskutečňování procesních činností oblasti, za kterou řídící pracovník zodpovídá.
• Doplňovat & obnovovat tým (hledat nové perspektivní členy týmu a zbavovat se nevhodných). Chápat jejich motivační faktory a pomáhat jim hledat jejich optimální výkon.
• Vytvářet vhodné podmínky - včetně dostatečné srozumitelnosti toho, co lidé mají dělat a především toho, jestli to ti lidé správně chápou, jestli umí to, co je pro provádění jejich práce nutné a průběžně hledat možnosti zlepšování procesů (technologie a postupy).

Je toho víc. Pro účelové vymezení "kontroly" to stačí. V řadě formálních deklarací o podobě řídící práce se "kontrola" nevyskytuje. Je docela možné, že padla za oběť politické korektnosti, protože si jsem jistý, že v dřívějších dobách tam byla [plánovat - organizovat - koordinovat - kontrolovat]. Rozumný řídící pracovník ji nikdy nevnímal jako karabáč, pomocí kterého nutíme lidi dělat jejich práci.

Východiska

• Kontrolní činnost je nedílnou součástí práce samostatného zodpovědného řídícího pracovníka (tím se rozumí vnitřně motivovaný manažer, který je hodnocen za výsledky svěřené oblasti a v tomto smyslu jeho práci nemohou definovat pouze jednoduché/jednoznačné povinnosti).
• Kontrola jako součást manažerské práce slouží především ke získání informací a podnětů ke zlepšování stavu a zvyšování výkonu svěřené oblasti, k hledání překážek a omezení.
• Plnění této povinnosti nelze kontrolovat jednoduše mechanickým způsobem (např. orgánem nezávislé kontroly), protože ji nelze zcela jednoznačně popsat. Je to komplexní činnost a v některých scénářích probíhá zpětně za delší období prostřednictvím výsledků (výkon, ale především dlouhodobá stabilita a spokojenost spolupracovníků).
• I při nesplnění povinnosti je potřeba dohledat příčiny. I zde je poněkud sporné, jaké jsou možnosti orgánů nezávislé kontroly.

Je dobré si uvědomit naprosto zásadní princip - realita je vždy správně. Pokud lidé nedělají svoji práci tak, jak si řídící pracovník myslí, že bylo dobré ji dělat, je příčina rozdílu vždy jeho řídící práce - nemá správné lidi, nevytvořil odpovídající podmínky. Případně si díky nedostatečnému pochopení potřeb a omezení vytvořil nepsrávnou představu. To je závažná chyba - vždy musíme přizpůsobit pravidla možnostem, jinak točíme volantem, který není spojen s řízenou nápravou.

Pokud se skutečnost liší od očekávání, chybná jsou očekávání.

Pokud o tomto tématu máte chuť diskutovat, dá se to u výchozí podoby příspěvku na LinkedIn.

Pokud se vám budou hodit informace nebo zvažujete spolupráci, ozvěte se. Umíme pomoci při rozvoji dovedností v oblasti řízení i nabídnout nástroje.