Jednoduché vyplňování údajů

Jak zavést konvence a tím si úžasně zjednodušit život.

Modelová situace

Je to naprosto reálná příhoda z prosince 2009.

  • Potřebuji poslat jakýsi tiskopis.
  • Nemám žádnou jinou obálku než s okénkem.
  • Zato mám předlohu (dokument Word), který je nachystaný na vytištění průvodky (využívá se k posílání daňových přiznání, takže některé údaje jsou vloženy poměrně inteligentně pomocí vlastností dokumentu, ale zbytek je natvrdo).
  • Subjekt, na který se mají papíry poslat, je v adresáři Outlook-u ... shodou okolností včetně platné poštovní adresy.

Požadavek

Poměrně jasný - strčit to lejstro do obálky, zalepit, přidat známku a hodit do schránky. 

  • Nejjednodušší je vzít tužku a napsat adresu příjemce na obálku rukou.
  • Jenže není žádná obyčejná obálka.
  • Dobře, tak vezmu ten nachystaný dokument a vytisknu si průvodku. Počítač běží, tiskárna na dosah ruky. Jenže napsat to rukou je prostě jednodušší.

Zarputilost

Jak praví klasik, "když se nechce, je to horší než když se nemůže".

  • Řeknu si, že tady někde musí být obyčejná obálka ... a hodinu hledám obálku. V zoufalství se vydám do papírnictví nějakou koupit.
  • Jenže právě prší, tak raději najdu tu šablonu průvodky k daňovým přiznáním, uložím si ji pod jménem "průvodka" a hodlám do ní opsat patřičné údaje.
  • Jenže Ctrl-C a Ctri-V mezi Outlook-em a Word-em mi přijde tak ponižující, že raději udělám to, co jsem měl udělat už dávno.

Inteligentní dokument

Inteligentní dokument - nachystaná předloha

Aby to fungovalo, musí být v dokumentu příslušná pole (v roce 2009 se to dělalo trošku jinak, přidáme aktuální podobu). Což je v jistém smyslu největší část práce. Ještě, že ta předloha byla celkem dobře nachystaná.

  • Udělá se panel pro ovládání.
  • Použije se již hotová funkce pro dohledání kontaktu v Outlooku.
  • Chvíle přemýšlení nad tím, jestli se chci pokusit udělat i tu zpětnou vazbu - tedy zaznamenat do historie toho kontaktu to, že byl použit pro tento dokument, ale vlastně potřebuji poslat ten papír. Tak nic, až později.

Jasně, bylo to potřeba chvilinku přemlouvat, ale v podstatě to šlo velmi snadno. Samozřejmě kdyby nebyla hotová ta funkčnost pro dohledání konktaktu, bylo by to jinak. Protože jsem nechtěl předělávat již existující pole v tom dokumentu, udělal jsem mapování mezi údaji v kontaktu Outlook-u a údaji v dokumentu.

Tak by se to dělat nemělo. Mělo by se to udělat slušně a pečlivě (ale byla to v rámci možností připrava na možnost uživatelské definice převodníku). Jenže bylo potřeba poslat ten papír.

Naprogramovat to trvá asi 10 minut (z toho 5 minut vezme vytvořit a správně pojmenovat ta pole v dokumentu), vytisknout průvodku (díky tomu, že se už mnohokrát tiskla s tím přiznáním) dalších 10 sekund. Samozřejmě to jde udělat i opačně (tzn. z Outlook-u vyvolat pro konkrétní kontakt vytištění této průvodky (či jiného libovolného dokumentu, ve kterém budou příslušná cílová pole) ... to je reverzní akce "Použij dokument", kdy se dohledá šablona či dokument, do kterého se "nasypou" údaje z kontaktu). Pokud budou ve všech dokumentech, ve kterých je ambice použít takovéto údaje (a nemusí to být jenom kontakt z Outlook-u - fungují nám nabídky, které si vybírají data z databáze, doplňují tam informace ze zpráv elektronické pošty a přidávají obrázky (jak z databáze, tak ze souborového systému).

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.