Informace snadno a rychle

Klasifikace dokumentů

Sdílet (dokumenty) znamená především

• Jasná pravidla, kam co patří. Tedy funkční typologie dokumentů. Jmenné konvence.
• Šablony pro vznik dokumentů (dle typů).
• Povinná identifikace autora, popř. garanta dokumentu.
• Ideálně povinné "vlastnosti" dokumentů, aby se daly třídit a filtrovat.
• Povinně zadávané kategorie, popř. klíčová slova.
• Jednoduchý způsob, jak nastavit přístupová práva.
• Mít možnost jednoduše předat odkaz na dokument těm lidem, kteří jej mají použít.
• Snadné a funkční odkazy (uvnitř obsahu) na jiné dokumenty nebo objekty.
• Přístupnost pomocí odkazu odkudkoli.
• Verzování.
• Notifikace (na úrovni dokumentů i celých knihoven) … tedy každý uživatel se může zaregistrovat k tomu, aby byl informován o změnách, které nastanou.
• V ideálním případě možnost vytváření a úprav workflow, které automatizuje řízení životního cyklu dokumentu.

Tento přístup

• Eliminuje vznik duplicit a multiplicit.
• Dramaticky usnadňuje uložení dokumentů ("Kam s ním?").
• Zásadně mění způsob vzniku nových - už není nejvýhodnější možností zkopírovat některý obdobný dokument, ale existují šablony.

Překážkou je to, že je potřeba jasně stanovit, jaké jsou typy dokumentů … a kdo se má starat o to, aby nastavená pravidla byla dodržována.

Základní podoba

Postavené na úkolech (workflow).

Role: Připomínkující.

Spouštěcí událost: Výzva (termínovaný úkol) s odkazem, případně komentářem (odkazem na komentář/metodiku/průvodní text + kontext, pokud není odkazován z dokumentu).

Způsob provedení

• Všichni připomínkují stejnou instanci dokumentu (zdroje).
• K textu jsou povoleny pouze komentáře.
  Pokud není možné použít komentáře, využije se externí seznam připomínek, kde každá má dle možností odkaz na konkrétní prvek připomínkovaného obsahu. Pokud nelze adresovat jeho části, musí být jednotlivé logické celky explicitně identiikovatelné (číslo apod.) a příslušný kus obsahu se cituje.
• Do komentáře se uvede, co, jak a proč je žádoucí upravit (odstranit, doplnit, změnit).
• Komentáře jsou dostupné všem připomínkujícím a jsou povinni je procházet souběžně s tím, jak sami obsah připomínkují.
• O vzniku připomínky je autor informován a může ji hned vypořádat (zejména  pokud předpokládá, že její vypořádání může pomoci ostatním připomínkujícím). 
• Autor interpretuje (dle potřeba s připomínkujícím upřesní) připomínku, vypořádá ji a zapíše způsob vypořádání (např. pokud ji nezapracuje z důvodu, že podstata požadavku je již pokryta lepším způsobem či by vznikaly neopodstatněné duplicity apod., musí to uvést).
• O způsobu vypořádání je informován připomínkující. V případě nutnosti se může spojit s autorem, případně garantem a vysvětlit svůj podnět.
• Po vypořádání všech připomínek autor informuje všechny připomínkující.

Tímto způsobem může být připomínkování (verze) obsahu jednokolové (připomínkové řízení lze vyvolat v různých fázích životního cyklu obsahu, nejen před zveřejněním). Připomínky se před zveřejněním (zpřístupněním) aktuální verze obsahu archivují a mohou se např. propisovat do dokumentu (jsou dostupné a při další aktualizaci obsahu by mělo být dohledatelné, které části byly připmínkovány, aby se jim věnovala potřebná pozornost - např. aby se neopakovaly původní chyby... rozhodně se musí potenciální úprava připomínkované části dát na vědomí původnímu připomínkujícímu).