Informace snadno a rychle

Nehledejme. Informace mají být tam, kde je potřebujeme. Stačí správná organizace.

Zdaleka to neplatí jenom pro spolupráci prostřednictvím komunikačních nástrojů (či v letech 2020-2021 pro homeoffice). Je to klíčové i v naprosto běžném fungování. Přece nedává smysl, abychom nebyli schopni "pracovat", pokud si s kolegy nepopovídáme o tom, co je potřeba dělat, kde najít informace nebo jaké má záležitost souvislosti či rizika.

Pochybnosti.

  • Je vůbec přípustné, aby cokoli z podstatných informací zůstávalo jenom "ve vzduchu" (nebyly zaznamenány)? U "argumentu", že se něco napsat "nedá", tak by odpověď - pokud ji dokážeme najít (přiznat) - měla být naopak silným imperativem danou informaci zapsat.
  • Může být "ústní" (neformalizované) sdělení přesnější, jednoznačnější, spolehlivější, ...?
  • Kde je překážka / omezení? Proč neumíme pracovat s psanými informacemi a předstíráme, že s těmi předávanými mluveným slovem to umíme?
Dokumenty musí být snadno přístupné

Klasifikace dokumentů

Sdílet (dokumenty) znamená především

  • Jasná pravidla, kam co patří. Tedy funkční typologie dokumentů. Jmenné konvence.
  • Šablony pro vznik dokumentů (dle typů).
  • Povinná identifikace autora, popř. garanta dokumentu.
  • Ideálně povinné "vlastnosti" dokumentů, aby se daly třídit a filtrovat.
  • Povinně zadávané kategorie, popř. klíčová slova.
  • Jednoduchý způsob, jak nastavit přístupová práva.
  • Mít možnost jednoduše předat odkaz na dokument těm lidem, kteří jej mají použít.
  • Snadné a funkční odkazy (uvnitř obsahu) na jiné dokumenty nebo objekty.
  • Přístupnost pomocí odkazu odkudkoli.
  • Verzování.
  • Notifikace (na úrovni dokumentů i celých knihoven) … tedy každý uživatel se může zaregistrovat k tomu, aby byl informován o změnách, které nastanou.
  • V ideálním případě možnost vytváření a úprav workflow, které automatizuje řízení životního cyklu dokumentu.

Tento přístup

  • Eliminuje vznik duplicit a multiplicit.
  • Dramaticky usnadňuje uložení dokumentů ("Kam s ním?").
  • Zásadně mění způsob vzniku nových - už není nejvýhodnější možností zkopírovat některý obdobný dokument, ale existují šablony.

Překážkou je to, že je potřeba jasně stanovit, jaké jsou typy dokumentů … a kdo se má starat o to, aby nastavená pravidla byla dodržována.

[Bude doplněno - postupný převod obsahu webu - pokud máte o toto téma zájem, určitě se ozvěte]

Rozumíte své práci. My také.

Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.

Cena: Přiměřená

Chci vědět víc

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.