Sdílet (dokumenty) znamená především
- Jasná pravidla, kam co patří. Tedy funkční klasifikace (typy dokumentů). Jmenné konvence.
- Šablony pro vznik dokumentů (dle typů).
- Povinná identifikace autora, popř. garanta dokumentu.
- Ideálně povinné "vlastnosti" dokumentů, aby se daly třídit a filtrovat.
- Povinně zadávané kategorie, popř. klíčová slova.
- Jednoduchý způsob, jak nastavit přístupová práva.
- Mít možnost jednoduše předat odkaz na dokument těm lidem, kteří jej mají použít.
- Snadné a funkční odkazy (uvnitř obsahu) na jiné dokumenty nebo objekty.
- Přístupnost pomocí odkazu odkudkoli.
- Verzování.
- Notifikace (na úrovni dokumentů i celých knihoven) … tedy každý uživatel se může zaregistrovat k tomu, aby byl informován o změnách, které nastanou.
- V ideálním případě možnost vytváření a úprav workflow, které automatizuje řízení životního cyklu dokumentu.
Tento přístup
- Eliminuje vznik duplicit a multiplicit.
- Dramaticky usnadňuje uložení dokumentů ("Kam s ním?").
- Zásadně mění způsob vzniku nových - už není nejvýhodnější možností zkopírovat některý obdobný dokument, ale existují šablony.
Překážkou je to, že je potřeba jasně stanovit, jaké jsou typy dokumentů … a kdo se má starat o to, aby nastavená pravidla byla dodržována.