Systém pro podporu tvorby nabídek

Nejčastěji se stávající či nový zákazník ozve telefonicky či elektronickou poštou. 

• Máme možnost založit poptávku přímo z rozhraní MS Outlook. Pokud je spouštěcí událostí telefonát, lze s výhodou použít průvodce, který pomůže při komunikaci se zájemcem na nic nezapomenout a automaticky vytvoří výchozí záznam.
• Obchodní případ a k němu patřící nabídku vytvoříme jednoduše přímo z doručené či odeslané zprávy - najde či vytvoří se zákazník (pokud je připojený podnikový informační sytém, tak i v něm), založí se nový obchodní případ a mohou se zadávat zákazníkovy požadavky.
• Je zajištěno automatické ukládání dokumentace, která v rámci obchodního případu vznikne (např. ve firmě, která vyrábí reklamní cukrovinky, jsou součástí dokumentace grafické podklady pro návrh a výrobu obalů předané zákazníkem).
• Komunikace i tvorba finální nabídky probíhá prostředky MS Office 365.
• Data jsou uložena v cloudové databázi, ke které je nativní i webové rozhraní.
• Nabídky tak lze vytvářet extrémně rychle, což představuje konkurenční výhodu.
• Termíny a návaznosti hlídá systém.

V některých oborech se nabídková cena stanovuje snadno. V jiných je to poměrně komplikované.

• Např. u zmíněných reklamních čokolád je cena výrazně ovlivněna množstvím, ve kterém se bude vyrábět privátní obal.
• U mnohých výrobků / zakázek si může zákazník vybrat komponenty (popř. materiál).
• Nabídku lze vytvořit ve variantách pro různé konfigurace. Pro každou použít jinou ilustraci či popis.
• Kalkulační mechanismus musí být jak produktivní, tak flexibilní (tedy jak používat a upravovat šablony, tak skládat zcela individuální konfiguraci).
• Komponenty (jejich ceny a normativy spotřeby) se musí používat z podnikového informačního systému. Protože z té nabídky budeme vytvářet výrobní příkaz.
• Navíc chceme, aby bylo možno zahrnout do výpočtu i veškeré vedlejší faktory (např. sezónu, vztah se zákazníkem či typ obchodního případu), které mají vliv na cenu. Tak, aby cenotvorba každé zakázky byla plně zdokumentována.

Protože požadavky na úpravu nabídkových dokumentů jsou oprávněně značně vysoké, rozhodli jsme se použít opačný přístup, než většina výrobců standardních řešení.

• Pro vytváření nabídek využíváme MS Word.
• Šablonu si můžete upravit dle vlastního uvážení. Ty výchozí pro vás pochopitelně připravíme. 
• Data z evidence obchodního případu se do dokumentu vkládají pomocí zástupných prvků.
• Tento způsob nabízí skutečně neomezené možnosti úprav. A i pokud budeme rozšiřovat strukturu údajů v kalkulaci, je velmi jednoduché tyto úpravy promítnout do vytváření nabídky.
• Hotový dokument se převede na PDF a odešle zákazníkovi.
• Nebo lépe se uloží na extranetu a zákazníkovi se pošle jenom odkaz.
• A v ideálním případě umožníme zákazníkovi, aby si nabídku vytvořil sám. Prostě mu rozhraní pro určení specifikace na tom extranetu zpřístupníme. Pochopitelně bez interních parametrů.