Maily stručně

Ano, nejlepší je psát maily, které nemají víc jak pět řádek. Někteří lidé přečtou nanejvýš jeden.

Narazil jsem na pěkně udělanou prezentaci a se vším, co je uvedeno, lze souhlasit nebo alespoň polemizovat. Nejvíce mě oslovil #5 Keep your emails short and sweet.

100% souhlas.

Ale je to bezesporu těžké. Dnes jsem potřeboval udělat rekapitulaci jednání a připomenout účastníkům, na čem jsme se domluvili. Pomoci jim, aby lépe pochopili, co je potřeba dělat. Vím, že technicky (teoreticky) je správné to dělat úplně jinak - vytvořit příslušné záznamy v projektové dokumentaci (na webu projektu) a poslat jim jenom odkaz (či sdělit, že to mají na nástěnce projektu, nejlépe přimět, aby přijímali notifikace o změnách v knihovnách). Už jsme to zkoušeli mnohokrát, nikdy si nikdo nic nepřečetl (pojmem "přečíst" se myslí porozumět obsahu a reagovat). Nepomůže ani telefonování. Když posíláme hromadu textu mailem, také to nikdo nečte. Opravdu. Asi je to pochopitelné. Vždyť maily "není potřeba číst" ... nikdy v nich není ... a vlastně ani nemá být ... nic důležitého. 

Jak z kola ven?

Jak předat informace z 1-2 A4 ve 2-3 řádcích? A je opravdu potřeba toho předávat tolik (jak spolehlivě určit, že je příjemci opravdu potřebují, resp. jak jim sdělit, že se tím opravdu musíí zabývat ... i když pravda, že tady nic moc jiného, než efektivní zpětná vazba asi nepomůže ... tím se rozumí to, že pokud si nebudou plnit své povinnosti, tak musí přijít sankce)? Jak dosáhnout, aby příjemci ty informace přijali. Nešlo by to udělat nějak jinak?

Asi by stálo zato udělat nějaký průzkum, co si o doporučeních myslíte. Možná je nějak doložit či okomentovat (někde v metodice to je). Tak prozatím jenom překlad.

  1. Zpracování pošty plánovat a limitovat (jednou nebo dvakrát denně).
  2. Neváhat a vybrat způsob zpracování (odhadnout / vyhodnotit obsah).
  3. Používat kalendář - převádět požadavky na činnosti.
  4. Nehrát si ... projít a zpracovat zprávy rychle (technické dovednosti).
  5. Psát co nejméně zpráv a nejlépe takové, na které přijdou jasné odpovědi. Sem patří i zodpovědný výběr příjemců. 
  6. Pokud zpráva vyžaduje práci (později), převést ji na úkol. Informovat o tom, kdy bude reakce odeslána.
  7. Prázdný inbox & archivace.
  8. Významný obsah zpráv (např. odkaz nebo text / příloha) uložit kam patří (např. seznam odkazů nebo knihovna ... což lze také - např. v Office 365 - pěkně automatizovat).
  9. Zbavit se vyřízených zpráv. Dobře rozmyslet, k čemu je potřeba je schovávat (resp. zajistit, aby se schovávat nemusely).

Aktuálně rozbíháme u klienta nový systém práce s maily, tak z toho uděláme reportáž. Osobně považuji za nezbytné mít pro interní i externí komunikaci trvale upřesňovanou metodiku. A využívat moderní nástroje (např. sdílené nebo veřejné složky).

04. 09. 2017 Petr Opletal