Jak chytře využít sdílené schránky elektronické pošty

Jen část organizací využívá "funkční" podobu adres elektronické pošty (v podobě "vedeni@firma.xy", "obchod@..." atd.). A ani v tomto případě není jisté, kam jsou doručovány zprávy. Ne každý ví, jak efektivně využívat sdílené schránky.

Obvyklá situace

Všichni známe historky, kdy firmu opustil zaměstnanec i s většinou komunikace s "jeho" klienty. A protože jinde ty informace nejsou, obvykle to znamená, že firma přijde nejen o ně, ale i o klienta.

• Pokud fungujete na starších technologiích, tak máte poštu obvykle u poskytovatele webhostingu. Aplikace pro elektronickou poštu může být nastavena tak, že se zprávy stahují do lokálního úložiště (tedy na disk konkrétního uživatele a ze schránky se odstraní). Zálohování obvykle žádné. Nemluvě o spoustě dalších potíží, které tak mohou vznikat.
• Pořád se něco hledá. Přesílá. Multiplikuje. Chaos.
• Problém se zastupitelností. Minimální možnosti kontroly plnění povinností.
• Žádná pravidla. 
• Většinou žádné šablony.
• Obvykle žádná automatizace.

Nejde jen o tyto základní nedostatky. Ve skutečnosti je největším problémem něco, s čím jste se nejspíš smířili. Nevíte, co jednotliví spolupracovníci externím partnerům napíší nebo kdy a jak vyřídí jejich požadavky. Není to jak sledovat, vyhodnocovat či kontrolovat. Neřku-li vymáhat. Opravdu si to můžeme dovolit?

Jak se to dá dělat lépe

Základ.

• Zmíněné "funkční" adresy vedou do sdílených schránek. Všechny odpovědi se odesílají z dané schránky a odpověď se ukládá tamtéž (detaily viz metodika).
• I když u té schránky nebude žádná nadstavbová funkčnost, znamená jejich zavedení výrazný posun v přehlednosti, dohledatelnosti, vymahatelnosti.
• Když existuje nadstavbová funkčnost (doplněk), může zajistit.
  • Dohledání, popř. automatické či poloautomatické vytvoření kontaktu ve sdíleném centrálním adresáři, případně synchronizaci s ostatními adresáři.
  • Identifikaci či vytvoření záležitosti (pokud je to obchodní partner a jde o výměnu zpráv, měl by mít podnět/požadavek založen nadřazený záznam, aby se podle něj daly zprávy třídit a filtrovat, popř. aktivovat další funkčnost - zejména propojení a dohledatelnost souvisejících dat mimo systém elektronické pošty).
  • Předání k dalšímu zpracování.
    Možností je mnoho - může být automatizovaně určeno, kdo se má zprávou zabývat, nebo si ji může vyzvednout kdokoli oprávněný/povinný. Pro vybrané typy zpráv lze spustit složitější workflow. Současně se vytvoří připomínka, která příslušného koordinátora upozorní, když úkol není ve stanoveném limitu splněn.
  • Uložení příloh podle pravidel (a vložení odkazů na ně do těla zprávy).
• Při otevření zprávy lze nabídnout funkčnost pro podporu zpracování - např. když je to reklamace, lze automatizovaně vytvořit záznam (v seznamu reklamací) a převzít do něj, co jde, včetně odkazu na danou zprávu (pokud je to možné, tak přímo do úložiště zpráv nebo je převedena na dokument v příslušné knihovně dokumentů), přílohy se přesunou do knihovny dokumentace reklamací a opatří identifikací reklamačního případu... 
• Užitečná je podpora obvyklých činností, které elektronická pošta spouští - např. tvorba nabídky. Když je to poptávka či objednávka, hodně pomůže automatizované dohledání záznamů (dat) o parametrech smluvního vztahu či informací o kontaktu, salda pohledávek atd.
• Po zpracování/vyřízení zprávy je přesunuta do archivní složky a už se k ní nikdo nikdy nevrací. 😎
  Nebo něco jiného, co ověříme jako nejlepší možný postup ve vašem případě. 

Zero InBox na podnikové úrovni.

Jak změnit organizaci práce

Máme možnost zajistit komunikaci s externími subjekty výrazně lépe, než to bylo možné bez sdílených schránek (viz též příklad coby procesní optimalizace). Někteří uživatelé mohou mít dojem, že je pro ně výhodnější přenést do nového prostředí dosavadný způsob práce (např. si vytvářet složky, do kterých budou přesouvat "své" zprávy). To je přesně to, čeho se chceme zbavit. Proto je potřeba si nejdřív vyjasnit a vyzkoušet pracovní postupy. Ověřit, co jsou faktické překážky a co je jenom setrvačnost.

• Vyplatí se ověřovat si jednotlivé úrovně (nejdříve ručně, identifikovat typy zpráv a najít pro ně závazné pracovní postupy) postupně. Pomalu. Vysvětlovat.
• Rozhodně je potřeba dávat pozor na to, pokud by si uživatelé začali "organizovat" např. složky v té schránce podle vlastního uvážení - je potřeba se s nimi hodně důkladně domluvit, důsledně rozebrat ty skutečné případy, kdy mají pocit, že by bylo lepší zpracovávat zprávy jinak, než je stanoveno. Ten pocit zcela jistě není bezdůvodný - ovšem je velmi pravděpodobné, že je potřeba udělat něco jiného, než si běžný uživatel umí představit.
• Je užitečné hlídat zaplnění schránek a všechny historické položky přesouvat do lokálních úložišť, kde je snadné je archivovat. Je dobré provoz v těch schránkách monitorovat a předvídat případné problémy. Je dobré mít potřebné technické dovednosti a možnost upravovat nadstavbovou funkčnost.

Článek navazuje na Jak lépe využít Office 365 a Správný postup adopce IT. Pokud máte zájem, prosíme ozvěte se. Umíme komunikaci obdobně nastavit i u vás. Pošlete nám svůj e-mail, ať vám neuteče aktualizace (převod obsahu ze starého webu) oblasti Inteligentní dokumenty a popis výjimečných možností v této oblasti. Používejte Office správně - zdarma online poradna pro lepší využití možností technologií!