Poptávka webu - zadání a cena

28. 12. 2020 Petr Opletal

Když zvažujete novou funkčnost, nemá smysl poptávat řešení, dokud nemáte jasno v tom, co potřebujete. Tím, že necháte nabízející hádat, co asi potřebujete, se nejspíš dostanete do situace, kdy si koupíte něco úplně jiného.

Poptávka webu - zadání a cena

Citace z komunikace na téma nový web - poptávající chce "něco, nikdo neví co". Po návrhu, ať upřesní, k čemu potřebuje to, co poptává, odpovídá, že aby zjistil, co to vlastně má být, potřebuje vědět, kolik to bude stát. To je prostě šílené.

"Řešíme, jestli by se vyplatil tento základ, který bychom mohli dále rozvíjet. Jinak návrh je základ – očekávám s dodavatelem nějakou konstruktivní diskuzi, není to vytesané do kamene. Je to jen podklad o čem se dále bavit. Naopak jako zákazník to očekávám. Je to o součinnosti a vymyslet zadání společně. Jen předem tedy očekáváme nějaký finanční odhad zda se bavíme o 10 nebo 100 tis."

Není to první a nejspíš ani poslední zadavatel, který si přeje mít něco zcela úžasného, protože má pocit, že bez toho nemůže žít. Aniž je schopen obhájit či vysvětlit účel. Bez jasného způsobu užití je nesmysl začít něco vytvářet. Pokud jste v podobné situaci, ozvěte se!

Vejce × slepice

Nehledejme dodavatele, když nevíme, co potřebujeme. Zjevně v této situaci potřebujeme partnera, který pomůže vyjasnit náš záměr. Co bude potom, se uvidí (viz též dále).

  • Dokud nevíme, co chceme, těžko zjistíme, kolik by to asi mohlo stát.
  • Je potřeba se ptát, jaký bude užitek, nikoli náklady.
    Neměli bychom vytvářet nic, co nepřináší více užitku, než je hodnota spotřebovaných zdrojů (když je to pro vlastní potešení, přesně víme, co za to chceme či můžeme dát a není příliš pravděpodobné, že to jde levněji).
  • Tím je dáno pořadí.
    • Identifikovat skutečné potřeby (nikoli "co by se mi líbilo").
    • Ocenit jejich užitek - byť odhadem či "virtuálně". Bez toho to nepůjde.
    • Tím získáme základ pro požadavky na řešení a nákladový limit.

Když nám nikdo nebude chtít nezávazně pomoci, je asi náš záměr málo zajímavý či spíše málo srozumitelný. Takže je potřeba jej popsat ještě jednoduššeji a konkrétněji (důkladně a polopaticky a stručně vysvětlit, čeho vlastně chceme dosáhnout). Potenciálního partnera získat a přesvědčit. Jen naprostý diletant bude pracovat na něčem, co nepovažuje za dobré řešení.

Pokud se bojíme, že bychom někomu prozradili úžasné know-how ("něco, co tu ještě nebylo"), tak je potřeba se toho strachu zbavit. Není opodstatněný. Je to naopak - hledáme partnera, který má zkušenosti s tím, co zamýšlíme.

Nejdříve záměr

Může se zdát, že popsat to, co vlastně potřebujeme, je jednoduché. Ne vždy.

  • Pokud si nejsme jisti, že náš záměr je úplný a srozumitelný (jednoznačný), měli bychom si k tomu pozvat někoho, kdo nám s tím pomůže.
  • Záměrem se rozumí "čeho má být dosaženo", nikoli "jak to má vypadat" či dokonce "jak to má fungovat".
  • Pokud si nejsme jisti, jak by měla vypadat poptávka, použijeme doporučený formát nebo si s tím zase necháme pomoci.
  • Méně je vždy více.

Člověk, který se v dané oblasti vyzná, by mohl být ochoten pomoci i zadarmo, pokud je záměr zajímavý. A i kdyby ne, pokud pro vyhodnocení záměru a vytvoření či podporu vzniku výzvy k podání nabídek nemůžeme zaplatit pár hodin práce, díky které se vyhneme závažným chybám a problémům, tak asi nestojí zato se tím záměrem zabývat (čas, který bychom ztratili tím, že bychom se to pokoušeli zvládnout svépomocí, má zcela jistě vyšší hodnotu).

Velice ošemetné je přesvědčení, že problematice dostatečně rozumíme. Pokud si tím nejsme jisti, tak si vybereme některého z potenciálních dodavatelů a požádáme jej o kritiku oné výzvy k podání nabídek.

Výzva k podání nabídek není zadání pro vývoj. To opravdu musí vzniknout v součinnosti zadavatele a vybraného dodavatele (a popř. garanta). Dodavatele vybíráme podle toho, nakolik rozumí tomu, co potřebujeme. Pokud nevíte, jak se to pozná, nejspíš opět potřebujete pomoc zvnější.

Co je záměr

Identifikujeme a důkladně popíšeme činnosti, u kterých by mělo být požadované řešení přínosem. Ne fukčnost, ne případy užití, žádné datové struktury. Činnosti. Užitky. Reálný svět. Zjednodušený příklad.

  • Poskytovatel školení - záměr na nejvyšší úrovni
    "Poskytnout účastníkům akcí nástroj pro správu jejich vzdělávacích potřeb, sdílení & výměnu zkušeností v odborné komunitě, lépe je zapojit do návrhu, přípravy a hodnocení akcí, nabídnout jim prostředí s veškerými funkcemi, které lze smysluplně využít. S cílem maximalizovat jejich spokojenost. Potřebujeme lépe komunikovat než je obvyklé, tím zájmce a účastníky lépe vázat a tak rozšiřovat jak komunitu, tak zprotředkovaně i portfolio firemních zákazníků. Dle možností zefektivnit přípravu akcí a optimalizovat jejich strukturu."
  • Velmi účelná, maximálně jednoduchá a přitom rozsáhlá správa profilu uživatele. Předběžný návrh funkcí - základní údaje, správa certifikátů, seznam přání, ...
  • Komplexní podpora přípravy akce z obchodního hlediska - nabídky, rezervace, výzvy k úhradě, workflow dle stavu přihlášky (přiměřeně uživatelsky definovatelné šablony pro komunikaci - zde plně automatizovaná), ...
    Toto tak podrobně, jak lze reálné prostředí popsat. Jaké jsou potíže, zmatky, ...

Dává smysl zpochybňovat, že typický zadavatel musí být schopen formulovat alespoň takovýto záměr? Možná stačí, když vysvětlí, co dělá, jak to dělá, co považují jeho zákazníci za důležité. Solidní partner pomůže odkrýt příležitosti a upřesňovat záměr. První varianta je lepší.

Připadá vám to "příliš obecné"?
Domníváte se, že žádný dodavatel nebude chtít na takto vágním zadání pracovat?
A proč si to myslíte?

Vyberte si správného partnera

Z logiky věci je to naopak. Nebo by mělo být. Seriózní firma, poskytující služby v oblasti tvorby řešení pro internet (to znamená včetně komunikace, správy portfolia kontaktů, obchodních funkcí atd.) by neměla být ochotna začít s ničím "konkrétnějším".

  • Smysluplnou podobu jednotlivých funkcí musí specifikovat tvůrce řešení. Ten tomu rozumí. Má zkušenosti. Nepotřebuje, aby mu někdo říkal, jak má web vypadat či fungovat. Jaké součásti jsou nutné hned a jaká v dalším vývoji. Proč musí fungovat to či ono rozhraní.
  • Dokáže ověřit účelnost požadavků a jejich vazby.
  • Tohle je způsob, jak vyhodnotit, nakolik si budeme rozumět. Protože schopnost spolupracovat je ten nejdůležitější faktor úspěchu.
  • Čím rozsáhlejší (váš) popis toho, jak by měl výsledek vypadat a fungovat, tím horší řešení dostanete.
  • Jediný rozumný postup je začít co nejdříve s co nejmenším základem, který se bude trvale rozvíjet. Web není nikdy hotový
  • Když se nepodaří zajistit zájem tvůrce řešení na jeho dalším rozvoji, každá změna bude tak bolestivá, že žádné dělat nebudete, pročež to řešení bude za pár let nebo měsíců nepoužitelné. Což je obvyklá podoba životního cyklu webů - s velkým nadšením se něco vytvoří, pak se to řadu let nevyužívá a jednoho dne je nutné to udělat znovu.

Pokud nemáme jinou možnost, můžeme klidně vyhlásit pomocí poptávkového portálu, že hledáme někoho, kdo nám pomůže s vytvořením (viz výše) obdobné funkčnosti. Nebo možná stačí napsat "... děláme <to a to> a myslíme, že potřebujeme nový web. Hledáme někoho, kdo nám s tím pomůže." 

  • Podle reakcí i podle navrhovaných podmínek okamžitě zjistíme, s kým má a s kým nemá smysl zkoušet spolupracovat.
  • Potřebujeme někoho, kdo primárně bude schopen zjistit, jestli to, co potřebujeme, je opravdu web.
  • Protože (důkladná) analýza potřeb je nejdůležitější a nejobtížnější částí při vzniku nového řešení. 

Ani když jenom zjišťujete, co by se dělo, nemá smysl tu poptávku stopnout pár hodin po zveřejnění. Jedině když zjistíte, že ta spousta nabídek vůbec nedává smysl a je potřeba to udělat znovu.

Lépe oslovit přímo dodavatele, u kterých se dá předpokládat, že tomu rozumí. Je doporučeno investovat nějaký čas (ne více, než když hledáte nový kávovar) do hledání někoho konkrétního poblíž (aby nebyl problém se sejít osobně, rádi vysvětlíme proč). Měl by být na webu vidět. Když zadáte do vyhledávače 2-3 kombinace toho, co považujete za důležité, měli byste na něj narazit. 

Nebo se poraďte s námi.