Poptávka webu - zadání a cena

Citace z komunikace na téma nový web - poptávající chce "něco, nikdo neví co". Po návrhu, aby zkusil upřesnit, k čemu potřebuje funkčnost popsanou v poptávce, se snaží obhájit, že aby mohl zjistit, co to vlastně má být, potřebuje vědět, kolik to bude stát.

"Řešíme, jestli by se vyplatil tento základ, který bychom mohli dále rozvíjet. Jinak návrh je základ – očekávám s dodavatelem nějakou konstruktivní diskuzi, není to vytesané do kamene. Je to jen podklad o čem se dále bavit. Naopak jako zákazník to očekávám. Je to o součinnosti a vymyslet zadání společně. Jen předem tedy očekáváme nějaký finanční odhad zda se bavíme o 10 nebo 100 tis."

Není to první a nejspíš ani poslední zadavatel, který si přeje mít něco zcela konkrétního, protože má pocit, že bez toho nemůže žít. Aniž je schopen obhájit či vysvětlit účel. Pokud jste v podobné situaci, ozvěte se!

Vejce × slepice

Nehledejme dodavatele, když nevíme na co potřebujeme. Nejdřív potřebujeme partnera, který pomůže vyjasnit náš záměr. Co bude potom, se uvidí (viz též dále).

• Je jisté, že dokud nevíme, co chceme, těžko zjistíme, kolik by to asi mohlo stát.
• Je potřeba se ptát, jaký bude užitek, nikoli náklady. Neměli bychom vytvářet nic, co nepřináší více užitku, než je hodnota spotřebovaných zdrojů (když je to pro vlastní potešení, přesně víme, co za to chceme či můžeme dát). 
• Tím je dáno pořadí.
  • Identifikovat skutečné potřeby (nikoli "co by se mi líbilo").
  • Ocenit jejich užitek - byť odhadem či "virtuálně". Bez toho to nepůjde.
  • Tím získáme základ pro požadavky na řešení a nákladový limit.

Když nám nikdo nebude chtít nezávazně pomoci, je asi náš záměr málo zajímavý nebo málo srozumitelný. Takže je potřeba jej popsat ještě jednoduššeji a konkrétněji (důkladně a polopaticky a stručně vysvětlit, čeho vlastně chceme dosáhnout). Získat a přesvědčit.

Pokud se bojíme, že bychom někomu prozradili "něco, co tu ještě nebylo", tak je potřeba se toho strachu zbavit. Není opodstatněný. Je to naopak - hledáme partnera, který má zkušenosti s tím, co my potřebujeme.

Nejdříve záměr

Může se zdát, že popsat to, co vlastně potřebujeme, je jednoduché. Ne vždy.

• Pokud si nejsme jisti, že náš záměr je úplný a srozumitelný (jednoznačný), měli bychom si k tomu pozvat někoho, kdo nám s tím pomůže.
• Záměrem se rozumí "čeho má být dosaženo", nikoli "jak to má vypadat" či dokonce "jak to má fungovat".
• Pokud si nejsme jisti, jak by měla vypadat poptávka, použijeme doporučený formát nebo si s tím zase necháme pomoci.
• Méně je vždy více.

Člověk, který se v dané oblasti vyzná, by mohl být ochoten pomoci i zadarmo, pokud je záměr zajímavý. A i kdyby ne, pokud pro vyhodnocení záměru a tvorbu výzvy k podání nabídek nemůžeme zaplatit pár hodin práce, díky které se vyhneme závažným chybám a problémům, tak asi nestojí zato se tím záměrem zabývat (čas, který bychom ztratili tím, že bychom se to pokoušeli zvládnout svépomocí, má zcela jistě vyšší hodnotu).

Velice ošemetné je přesvědčení, že problematice dostatečně rozumíme. Pokud si tím nejsem jist, tak si vyberu některého z potenciálních dodavatelů a požádám jej o kritiku oné výzvy k podání nabídek.

Výzva k podání nabídek není zadání pro vývoj. To opravdu musí vzniknout v součinnosti zadavatele a dodavatele (a popř. garanta).

Co je záměr

Identifikujeme a důkladně popíšeme činnosti, u kterých by mělo být požadované řešení přínosem. Nikoli fukčnost, ne případy užití, žádné datové struktury. Činnosti. Reálný svět. Zjednodušený příklad.

• Poskytovatel školení - záměr na nejvyšší úrovni
  "Poskytnout účastníkům akcí nástroj pro správu jejich vzdělávacích potřeb, sdílení & výměnu zkušeností v odborné komunitě, lépe je zapojit do návrhu, přípravy a hodnocení akcí, nabídnout jim prostředí s veškerými funkcemi, které lze smysluplně využít. S cílem maximalizovat jejich spokojenost. Potřebujeme lépe komunikovat než je obvyklé, tím zájmce a účastníky lépe vázat a tak rozšiřovat jak komunitu, tak zprotředkovaně i portfolio firemních zákazníků. Dle možností zefektivnit přípravu akcí a optimalizovat jejich strukturu."
• Velmi účelná, maximálně jednoduchá a přitom rozsáhlá správa profilu uživatele. Předběžný návrh funkcí - základní údaje, správa certifikátů, seznam přání, ...
• Komplexní podpora přípravy akce z obchodního hlediska - nabídky, rezervace, výzvy k úhradě, workflow dle stavu přihlášky (přiměřeně uživatelsky definovatelné šablony pro komunikaci - zde plně automatizovaná), ...
  Toto tak podrobně, jak lze reálné prostředí popsat. Jaké jsou potíže, zmatky, ...

Nakolik je typický zadavatel schopen formulovat alespoň takovýto záměr? Ovšem stačí, když vysvětlí, co dělá, jak to dělá, co považují jeho zákazníci za důležité. Solidní partner pomůže odkrýt příležitosti a upřesňovat záměr.

Vyberte si správného partnera

Z logiky věci je to naopak. Nebo by mělo být. Seriózní firma, poskytující služby v oblasti tvorby řešení pro internet (to znamená včetně komunikace, správy portfolia kontaktů, obchodních funkcí atd.) by neměla být ochotna začít s ničím "konkrétnějším".

• Smysluplnou podobu jednotlivých funkcí musí specifikovat tvůrce řešení. Ten tomu rozumí. Má zkušenosti. Nepotřebuje, abychom mu říkali, jak má web vypadat či fungovat.
• Dokáže ověřit účelnost požadavků a jejich vazby.
• Tohle je způsob, jak vyhodnotit, nakolik si budeme rozumět. Protože schopnost spolupracovat je ten nejkritičtější faktor úspěchu.
• Čím rozsáhlejší popis toho, jak by měl výsledek vypadat a fungovat, tím horší řešení dostanete.
• Když se nepodaří zajistit zájem tvůrce řešení na jeho dalším rozvoji, každá změna bude tak bolestivá, že žádné dělat nebudete, pročež to řešení bude za pár let nebo měsíců nepoužitelné.

Pokud nemáme jinou možnost, můžeme klidně vyhlásit pomocí poptávkového portálu, že hledáme někoho, kdo nám pomůže s vytvořením (viz výše) obdobné funkčnosti. Nebo možná stačí napsat "... děláme <to a to> a myslíme, že potřebujeme nový web. Hledáme někoho, kdo nám s tím pomůže."

Podle reakcí i podle navrhovaných podmínek okamžitě zjistíme, s kým má a s kým nemá smysl zkoušet spolupracovat. Potřebujeme někoho, kdo primárně bude schopen zjistit, jestli to, co potřebujeme, je opravdu web. Protože analýza potřeb je nejdůležitější a nejobtížnější částí při vzniku nového řešení. 

Je doporučeno investovat nějaký čas (ne více, než když hledáte nový kávovar) do hledání někoho poblíž. Měl by být na webu vidět. Když zadáte do vyhledávače 2-3 kombinace toho, co považujete za důležité, měli byste na něj narazit.

Nebo se poraďte s námi.