Sledování spotřeby času

Time tracking

Proč je důležité sledovat skutečnou spotřebu času na jednotlivé činnosti (ne všechny důvody jsou jasné a nesporné). Znalost (odhad) skutečné struktury spotřeby času umožňuje:

• Lepší využití kapacit (získání informací o jejich skutečném vytížení). Analyzovat pracnost (může být náročnější nastavit zpětnou vazbu tak, aby lidé měli zájem zvládat přidělenou práci co nejúčelněji a přesně ji vykazovat). 
• Efektivnější zacílení rozvoje dovedností.
• Zvýšit účelnost zdokonalování procesů (pomáhá identifikovat činnosti, jejichž zlepšení přinese nejvyšší užitek).

Je zřejmé, že je to téma, o kterém je nutné/zbytečné diskutovat (odkaz vede na příběh o sledování spotřeby času ve velké firmě v kontextu prostředků, které se pro to použily). Pokud máte M365, je Power Platform v naprosté většině případů "jediným správným řešením" (často i tehdy, kdy jakási funkčnost je k dispozici v podnikovém informačním systému nebo mzdách či řízení zakázek). 

• Integrace do standardního prostředí (Teams, Office, mobilní zařízení).
• Ultrajednoduchý záznam (zahájení / ukončení)... "na jedno kliknutí".
• Navazující možnost jednoduše transformovat data do jakékoli podoby, která je užitečná pro jiné systémy či procesy (vedle hodnocení lidí, řízení postupu prací a plánování kapacit), 

Zdaleka nejde o technologie. Ne každému / ne v každém prostředí bude evidence spotřeby kapacit opravdu užitečná. Pokud nic takového nepotřebujete, zcela jistě to přínos být nemůže. Možná potřebujete něco více či méně podobného (např. analýzu využití času ve výrobě). Možná v takovém případě stojí zato zjistit, jak se stalo, že nepotřebujete něco, co běžná logika považuje za nezbytné.

Je potřeba to dělat s rozumem.

Většinou je problém v nesprávném přístupu. Nevhodných postupech či nástrojích. Nedostatečné způsobilosti (dovednostech) řídících pracovníků. Neujasněnosti podmínek atd. Výše zmíněný příběh () konstatuje "Sledování spotřeby času je opravdu důležité". Neříká proč. Ale popisuje výchozí situaci.

• Lidé vykazovali (odpracované) hodiny na papírových formulářích. Asi je zřejmé, že to bylo nepřesné, otravné, spotřebovávající čas a práci. Zapsané údaje je totiž nutno pořídit do informačního systému. Nemluvě o kontrole či hodnocení.
• Po nasazení Microsoft 365 bylo využití Power Platform "logickým krokem". Začali rezervacemi pracovních míst za COVID-u. Úspěchy drobných řešení umožnily digitalizovat výše naznačené vykazování práce. Následně data dokázali předat do SAP.
• Pro vykazování práce techniků v kancelářích vzniklo další řešení. To je nejspíše téma hned z několika hledisek - především by (v obou případech) dávalo smysl lidem práci plánovat (fakticky jim znemožnit dělat něco jiného, než co je skutečně důležité a naléhavé), ale obvykle se tento úhel pohledu neuplatní.

Některé formulace jsou možná poněkud "sporné", je potřeba z příběhu vzít to podstatné. Např. to, že je rozhodně dobré mít digitalizační strategii (rozumí se "digitalizace" musí být součástí informační strategie, tedy je potřeba postupovat systematicky a s dlouhodobější perspektivou).

Přínosy - užitek

Konkrétní, srozumitelné, jednoznačné. Méně je více. Pozor - smyslem evidence není nutit lidi k tomu, aby vykazovali uměle vytvořené hodnoty. Kritickou podmínkou je najít taková pravidla, aby pro ně bylo výhodné vykazovat skutečnost. Pojem "vykazovat" asociuje "dokládat využití pracovní doby". Jenže hlavním přínosem záznamu trvání činností je zjistit, co ve skutečnosti trvá jak dlouho - nikoli proto, aby se lidem "přitvrzovaly normy", ale aby bylo možno stabilizovat výkon a dostupnost - aby se dalo lépe plánovat.

• Lidem (spolupracovníkům) se usnadní evidence vynaloženého času (což je účelné, i když práci nevykazujete pro jakékoli další zpracování ~ fakturaci, analýzu využití kapacit či produktivity, ...).
• Je možné, že prozatím stále vykazujeme svoji práci nějakým méně efektivním způsobem. Automatizace umožní minimalizovat živou práci a eliminuje chyby při zpracování prvodních dat. Sice se s tím pojí několik otázek (zda je opravdu účelné "vykazovat", popř. co přesně by se mělo evidovat a jak takové záznamy zpracovávat), ale ty můžeme nechat stranou (prozatím, později více jinde).
• Identifikace rezerv a omezení všeho druhu.
  Jistě - téměř nikdo netouží po tom, aby mohl pracovat "více" (tedy aby dostával více / náročnějších úkolů či měl vykonávat více činností atd.), jenže je dobré vidět to, že je užitečné omezit situace, kdy musí zvládat zbytečný nápor způsobený špatným plánem či nedbalostí spolupracovníků.
• Pokud se efektivně a účelně využívá pro hodnocení spotřeby zdrojů pro péči o zájmové entity (např. zákazníky, produkty, ...), tak zpřesní a zjednoduší analýzu jejich fungování (efektivnosti).
  Nepoužíváme princip "fakturovat čas", protože jej považujeme za nepřípustný, z hlediska vynakládání času spolupracovníků jde vždy o spotřebu / náklady. Zákazníkům fakturujeme to, co získávají - jejich užitek. 

Těch přínosů je více (viz též článek Co je na sledování času zlého). Některé si budeme schopni uvědomit a vyhodnotit později. Některé se nám možná vyhodnotit nepodaří. Vždy platí, že pokud není - zde nedostatek validních informací o časové náročnosti dílčích činností (což je potřeba rozebrat detailně samostatně) - primárním omezením, je (naprosto) nepřípustné se dané záležitosti věnovat. Což je potřeba brát s rezervou - pokud máme kapacity, keré nevyužijeme na odstraňování primárního omezení, mohou pracovat na oblastech, které se jimi dříve či později mohou stát (či podporují odstranění onoho primárního problému).

Nezapomínat, že "velká" primární omezení je nutno rozpadnout na jejich elementární součásti. A potom se perspektiva může změnit. Např. obvyklé primární omezení komerčních organizací je nedostatečný výkon marketingu. Jednou z dílčích příčin může být neefektivní struktura činností (aneb vynakládá se úsilí na nesmysly). Jestlže nenajdete nic s větším dopadem, tak je potřeba odstranit nejdříve tuto překážku.

Co k tomu potřebujeme?

Nástroj

Hodně je toho popsáno v článcích Výkaz práce a Snímek pracovního dne. Tato úvaha se snaží ozřejmit otázky spojené s technologiemi, které dává smysl využít. Současně chce doložit nutnost nástroje (který musí být součástí běžného pracovního prostředí a současně dostatečně otevřený, protože potřeby se budou vyvíjet souběžně se změnami prostředí).

Technologie

Webové nástroje - aplikace pro vykazování, popř. plánování času. Celkem vyhovují pro jednotlivce nebo malý tým bez vyšších nároků na integraci dat (na ostatní součásti podnikové informační infrastruktury).

• Jak popisuje článek Kolosální ztráta času (viz polemika níže), když si nainstalujete (jakoukoli) aplikaci, tak nebudete mít problém s ní, ale s tím, co jejím prostřednictvím chcete získat.
• Kategorie, další atributy či cokoli, co je v aplikaci většinou úmyslně natolik zjednodušené, aby se daný systém dal úspěšně prezentovat jako "jednoduchý", již při prvním reálném použití činí nástroj nezvladatelným. Pokud tvůrce systému vycházel z obvyklých formálních "výkazů", není (pro naše záměry) k ničemu. Autor článku měl následující problémy (ale téměř jistě primárně žádnou evidenci nepotřeboval):
  • Míra detailu - pokud tuto otázku řešíme "za chodu", nelze na ni najít rozumnou odpověď. Formálně je to relativně jasné - mapujeme spotřebu času na typy činností. Aneb jedná se činnosti, nikoli kategorie charakterizující účel či formu spotřebovávaného času (to mohou být rozšiřující atributy, pokud existuje dostatečně dobrý důvod a způsob, jak tuto klasifikaci využít.
  • Nakolik zajistí úplnost časového snímku dne (o čemž nemá smysl polemizovat).
  • Otravnost... [autor používá konkstrukce "...nikdo nechce být 'micromanaged', ani sebou samým..." - nejsem si jistý, jaký je přesný význam, ale pravděpodobně to vyjadřuje, že je s úrovní využití svého času spokojen, takže žádnou změnu nepotřebuje]. Plus poměr výkon/cena - pokud nemáme dobrý důvod spotřebu času evidovat, tak by to dělal jenom blázen.
• Tím, že systém běží mimo přirozené pracovní prostředí (je nutno používat jakýsi samostatný nástroj), se téměř nutně stává samoúčelným. Pokud není zcela integrován s termínovým kalendářem, je téměř jisté, že nelze "ručně" synchronizovat termíny. V takovém případě je lepší upřednostnit kalendář.
• Je obtížné používat získaná data pro další pracovní postupy / systémy. Atd. atd.

Je to velmi jednoduché - pokud analýzu využití své kapacity nepotřebujete, žádný nástroj nepomůže. Pro smysluplné nasazení správy kapacit (osobních i firemních) si opravdu nejprve musíme ujasnit, k čemu to má být dobré. Protože nic není "zadarmo" - sledování času (vlastního nebo lidí v týmu) představuje náklady a musí být jasné, že se to vyplatí. Tedy víte o jasném jednoznačném přínosu s dostatečně velkou hodnotou.

Proč Power Platform? Již zmíněno:

• Úplná a hotová integrace do M365 a současně se stovkami dalších systémů. Primárně přirozená integrace s termínovým kalendářem a případně dalšími nástroji, které vytvářejí požadavky na alokaci kapacit.
• Možnost propojení s analogicky nativním nástrojem pro podporu řízení projektů (pokud takový pro koordinaci práce využijete). Popř. jakýmkoli dalším systémem, který generuje úkoly - např. všechna řešení, která fungují s využitím workflow.
• Příležitost pro centrální správu a plánování kapacit.

Metodika použití

Je dost naivní myslet si, že se dá nástroj (úspěšně) nasadit bez přípravy. Bez analýzy situace, postupů, zvyklostí, dovedností uživatelů... a modelu toho, jaké typy činností s jakými atributy chceme sledovat. I když i to by mělo jít - jenom je potřeba počítat s tím, že uvést jej následně do žádoucího stavu dá násobek práce, kterou by vyžadovala příprava.

Je téměř jisté, že každá organizace bude mít odlišné požadavky a možnosti nasazení systému. Bude vždy nutné ji přizpůsobit konkrétnímu prostředí. Případné nepodporované scénáře pokrýt nejdříve pomocí nastavení či hledáním způsobu, jak je transformovat či provizorně umožnit. Po důkladnější analýze dle situace doplnit potřebné prvky (data/funkčnost) do standardního řešení (jako volitelné).

Požadavky

Tady najdete postupně / začátek faktických (design - návrh řešení) vývojářských požadavků na systém pro sledování využití času (analogicky mnohem jednoduššímu příkladu s benefity). Počítáme s tím, že se do návrhu aplikace zapojíte. Podstatné je začít (a při nasazení to tak respektovat) s minimální úrovní požadavků/funkčnosti. Postupně záběr rozšiřovat. Je snadné si dát za úkol automatizovaný záznam, inteligentní sledování postupu na projektových úkolech nebo evidenci času stráveného nad dokumenty | aplikacemi | stránkami | maily | …

Jenže ve spoustě případů nebude nic takového potřeba. Předběžně přidělíme požadavkům prioritu. Předpokládá se, že nová verze se nasazuje v řádu nižších jednotek týdnů (max 1 měsíc) od předchozí.

Automatizace

• [X] Pokud záznam spotřebovaného času je / může být propojen na svůj účel / proces / úkol, dle možností zajistit, aby se provedená práce propsala do relevantního systému (např. nástroje pro podporu projektového řízení). V tomto smyslu automatické vytvoření a propojení aktivity s daným externím systémem.
• [X] Pokud bude možné zaznamenávat, co uživatel dělá na svém zařízení (tzn. spuštěnou aplikaci, popř. konkrétní dokument či záznam, musí být snadné získaný záznam doplnit s časovým údajem k právě aktivní činnosti.

Správa dat

• [1] Typologie činností musí být plně "uživatelsky" (popř. metodikem/správcem) definovatelná. Typy činnosti odpovídají / pocházejí z platného procesního modelu (tedy jsou to jednoznačné povinnosti lidí se svými spouštěcími událostmi, požadavky na kvalifikaci, definovanými rozhraními a přiřazenou rolí). Plus neprocesní (ad-hoc) činnosti (viz metodika).
• [1] Aktivity - konsolidované & synchronizované účely (cílem je zjistit následně jejich spotřebu živé práce a porovnat to s předpoklady & případně upřesnit metodiku a parametry pro vytvoření kapacitní kalkulace pro aktivity danéh typu). Rozumí se např. při práci na zakázkách či projektech konkrétní zakázka či projekt.
• [X] Uživatelé - je žádoucí využít - pokud je to jen trošku možné - existující data a funkčnost v rámci Power Platform (což vyžaduje jistou znalost & zkušenost např. s tím, jak s centrální správou kapacit pracuje Project/Planner, resp. D365).

Základní případy užití

Koncový uživatel

• [1] Zaznamenat bez jakékoli přípravy a nastavení první činnost - čas zahájení a ukončení. Na mobilním zařízení [přednostně] i ve jiných běžně používaných zařízeních, se kterými lidé pracují.
• [1] Následně ji upřesnit - dát jí správný název a doplnit atributy.
  • Typ činnosti / kategorii - včetně případu, že prozatím žádné kategorie neexistují.
  • Aktivitu, ke které patří… a to i v případě, že žádné aktivity nejsou (což je poměrně nežádoucí situace
  • Pokud typ činnosti / nastavení aktivity vyžaduje upřesnění zbývající práce, možnost tento údaj zadat.
• [2] Pokud stanovenou dobu (nejpozději na konci pracovního dne) není proveden žádný záznam, vyzvat uživatele k jeho provedení. V případně nesplnění eskalace dle nastavení.
• [X] Pokud systém není propojen na termínový kalendář, vlastní podporu plánovaných aktivit - tedy pokud má daný uživatel přiřazený úkol, musí o něm být informován a vyžádáno jeho převzetí.
• [2] Prohlédnout si plánované činnosti.
• [1] Odmítnout přidělenou činnost.
• [1] Plánovat/oznámit nepřítomnost/přerušení práce (nemoc, dovolená, školení aj.).
• [X] Možnost vybrat údaje získáváné automatizovaně (např. poloha, aktivní aplikace atd.).

Koordinátor práce (vedoucí týmu, projektu, ...)

• [1] Identifikovat účely (aktivity), vůči kterým by lidé měli vykazovat práci. To je hierarchická struktura, na koncové úrovni jsou přiřazeni s určením závaznosti (výhradní | doporučený | zakázaný) konkrétní lidé.
  • [1] Pokud rozpad vyšší úrovně končí na elementárních činnostech - což by měl - tak se jedná o pracovní úkoly - to, co má přiřazený člověk vykázat.
  • [1] Musí být možno vykázat i nenaplánovanou práci.
  • [X] Podpora pro identifikaci prací a přidělování lidem samostatně
• [2] Notifikace o provedení práce na sledované aktivitě a mít možnost ji věcně zkontrolovat (podtvrdit). 
• [2] Možnost nastavit zámek pro následné úpravy záznamu.
• [X] Posoudit a doplnit cokoli, co členové jeho týmu navrhují (popř. ve spolupráci s metodikem).

Kolosální nepochopení

Polemika s výše zmíněným článkem, který do značné míry dobře vystihuje obvyklé dezinterpretace konceptu. Autor investoval několik měsíců úsilí, protože "...mnoho rozumných lidí tvrdí, že jim to pomáhá být produktivnější...". Což zjevně není dobrý důvod se to toho pouštět. Identifikuje 3 problémy:

1. Úroveň detailu
   Musí být přesně taková, jaká vyhovuje potřebám. Takže nejdříve je dobré vědět, jak budeme získaná data využívat. To zjistíme, až nějaká máme a zkusíme je vyhodnotit. Proto je potřeba počítat (zejména pokud na to půjdeme metodou pokus-omyl) s několika až mnoha týdny pokusů a omylů. Přičemž normálního člověka to přestane bavit již v průběhu prvního (zejména pokud nebude mít alespoň pocit, že směřuje k něčemu smysluplnému).
   Podstatné je, že nedává smysl používat "cizí" kategorie. Je potřeba mapovat činnosti (detaily jinde/jindy).
2. Úplnost
   Nezbytnost záznamu veškerého času je možná považována za nevýhodu. Není to zcela zřejmé. Ovšem je zmíněn naprosto kritický aspekt - není reálné si zpětně vzpomínat. Záznam musí být možný v reálném čase (ve většině případů). To je také důvod, proč se ne úplně jednoduše používají běžné webové aplikace, určené k vytváření "výkazů práce".
3. Účelnost
   Nemá smysl zaznamenávat spotřebu času proto, aby se člověk "...mohl podívat, co za minulý týden udělal..." (prý to má "existenciální" hodnotu, čemuž nerozumím a nemohu to rozporovat, pro mne to žádnou hodnotu nemá). Stejně jako platí "co nelze měřit, nelze řídit", "nemá smysl měřit nic, co se nedá naplánovat". Takže pokud chcete svůj čas (nebo čas svého týmu) plánovat / řídit, musíte plánovat a měřit jeho spotřebu.

Autor tvrdí, že je lepší udělat si seznam (TODO list) a nastavit si termíny (deadlines). Fakticky popisuje time-boxing, byť hodně zjednodušeně. Je zřejmé, že jako většina věří, že stačí si nastavit časový limit. Každý, kdo to tak dělá v praxi, ví, nakolik je to smysluplné - bude to fungovat pro lidi, kterým stačí využívat jenom zlomek své kapacity (více případně v celkem zajímavé diskusi u zveřejnění tohoto článku na LI).

Pokud najdete místa, kde člověk získá zajímavé informace, dejte vědět, rádi je uvedeme. Ptejte se na cokoli vás zajímá.