V rámci akce Jak používat kalendáře jsme se dopracovali k tomu, že ledacos se dá dělat pomocí standardní funkčnosti, ale většinou se nadstavba hodí. Přesněji řečeno - když po lidech něco chcete, je potřeba jim to maximálně usnadnit.
Navazujeme na Časový snímek dne.
Akce "kalendáře"
Potřeby
- Zorganizovat schůzku.
- Vědět, kdy je kdo k dispozici.
- Možná někdy... vykazovat práci... jestli to dává smysl.
Jasně, že dává.
Jak práci plánovat
Úkoly by se měly sjednávat.
Jednotlivec by každý úkol, který dostane, popř. dá sám sobě (viz pro zajímavost komentář na téma "práce × úkoly") měl rozpracovat do kroků/činností, které musí udělat.
- Rozumí se konkrétních činností. Tedy termínovaných.
- Není dobré si "plánovat" tím způsobem, že si udělám uzel na kapesníku a řeknu si "...asi by to mělo být hotové příští týden, tak to příští týden udělám...".
- Je nutno brát ohled na to, co jsme již slíbili šéfovi, kolegům, zubařce, rodině...
- Proto je dobré plánovat pomocí termínového / plánovacího kalendáře.
Jinak to není plán, ale naivní úlet.
Kdy se platný kalendář hodí
Povinností (pokud to není povinnost, tak je zbytečné se čímkoli podobným zatěžovat) každého by mělo být např.:
- Reagovat na přijaté (libovolným kanálem) zprávy stanoveným způsobem. Mimo jiné pokud na zprávu nelze reagovat bezprostředně (vyšší očekávaná pracnost, než je přípustná při "klasifikaci" zpráv ~ metodika Zero Inbox), tak odeslat potvrzení o přijetí a zařazení do plánu práce (více samostatně).
- Uložit přílohy, nahradit je ve zprávě odkazy. Přesunout zprávau do příslušné složky (dle interních pravidel - zvyklostí - např. pro konkrétní typy, témata nebo prostě do čekajících na vyřízení).
- Tedy najít volný termín podle odhadu času, který zprávě bude potřeba věnovat.
- Vytvořit odpovídající záznam v kalendáři. Dát do něj odkaz na zprávu, popř. na uložené přílohy.
- Vytvořit a poslat zprávu odesílateli, ve které je uvedeno, kdy může počítat s reakcí.
- Když to nevyjde a vyřízení zprávy bude nutno odložit na později, tak poslat další notifikaci, že se termín posouvá. Případně mít rafinovanou taktiku, kdy se do notifikace uvede termín v podobě "nejpozději do" s připočtenou rezervou.
- Ručně to bude dělat jen opravdový nadšenec. Pokud se tohle podaří automatizovat - nejlépe formou průvodce pro vyřizování přijatých zpráv (mimochodem v případě centralizace komunikace je takový nástroj fakticky nutný, protože se jedná o zpracování zpráv ve sdílené schránce).
- Totéž (analogicky) platí pro přijímání úkolů (viz výše... dle pravidel či systému pro podporu řízení pomocí úkolů). Tímto způsobem je reálné odpovědět na zadání úkolu realistickým termínem (podloženým & kontrolovatelným, popř. zpětně vyhodnotitelným rozpisem).
- Mít v kalendáři platné informace a udržovat volný prostor na organizaci schůzek pro automatizované vyhledávání volných termínů.
- Prosím napište své příklady.
Potřeby