Nástroj pro evidenci času

Navazujeme na Časový snímek dne.

Jak co nejefektivněji vykazovat práci...

U projektu využití Teams pro správu zakázek se mimo jiné objevil požadavek na zjednodušení organizace schůzek. Nebylo příliš jasné, o co přesně jde, ale záhy jsme zjistili, že v oné firmě vůbec nepoužívají termínové kalendáře a na ně navázané funkce pro hledání termínů apod. Cílem bylo:

• Zorganizovat schůzku.
• Vědět, kdy je kdo k dispozici.
• A vlastně... možná někdy... kolik kdo tráví času čím... nebo dokonce pro to řízení zakázek vykazovat práci... jestli by to šlo...

Jasně, že šlo.

Jenže k rozumnému využití stávající funkčnosti i případné nadstavbové automatizaci především potřebujeme, aby lidé měli v pořádku své termínové kalendáře. Ty pracovní. Nelze potvrdit v projektu, Planneru či kdekoli jinde, že splním nějaký úkol, pokud jej nemám v termínovém kalendáři. Pokud možno realisticky.

...nejdříve naplánovat...

Úkoly (zadání práce) se musí (měly by se) sjednávat. To znamená dostatečně pochopit účel a definovat přijatelně úplnou definici výstupu. Odhadnout pracnost a nejistotu. Určit optimální velikost časových bloků.

Rozplánovat v kalendáři.

Jednotlivec by každý úkol, který dostane, popř. dá sám sobě (viz pro zajímavost komentář na téma "práce × úkoly") měl rozpracovat do kroků/činností, které musí udělat.

• Rozumí se vytvořit konkrétní aktivity termínového kalendáře (alespoň zčásti automatizovaně). Pro konkrétní čas. Odpovídajících zadání (pracnosti/velikosti bloku). Kde je prostor, případně přesunout činnosti, které mají pozdější termínový limit. Nebo zjistit, že na to není kapacita.
• Odkazují se na zadání. Dle možností jsou propojeny navzájem.
• Rezerva (pro nesprávný odhad pracnosti i pro překážky v práci) nesmí být v práci na úkolu, ale v zaplněnosti pracovní doby (v kalendáři; popř. explicitní blok odpovídající nejistotě prací na daný den).
• Není dobré si "plánovat" tím způsobem, že si udělám uzel na kapesníku a řeknu si "...asi by to mělo být hotové příští týden, tak to třeba příští týden udělám...".
• Je nutno brát ohled na to, co jsme již slíbili šéfovi, kolegům, zubařce, rodině...
• Proto je potřeba plánovat pomocí termínového / plánovacího kalendáře.

Jinak to není plán, ale naivní úlet.

...jednoduše evidovat, co je hotové...

Toto je hlavní důvod, proč dává smysl mít nástroj pro časový snímek dne v prostředí, ve kterém je ten termínový kalendář (a úkoly a elektronická pošta). Zde M365.

• Předpokládá se, že v záznamech je veškerý (pracovní) čas (každý blok, bez nepracovních časů nebo i s nimi, aby se člověk nemusel rozhodovat, co a jak má evidovat).
  • Identifikovaný dle jednotlivých činností.
  • Činnost může mít víc bloků.
  • Každá činnost má typ (obecný).
  • Případný konkrétní účel (zakázka, projekt, ...), je propojen.
• Je dobré umožnit uvádět doplňující charakteristiky užitečné pro řízení výkonu.
• Pořízené záznamy parametricky transformovat (např. agregovat) do podoby, využitelné pro výkazy práce či fakturaci.

Což neznamená, že se mají "tupě" vyfakturovat. Potřebujeme vyhodnocovat skutečnou produktivitu, nikoli "fakturovatelnou". Zjednodušeně by to mělo být tak, že fakturovatelné (kalkulační) položky mají svoji hodnotu (v peněžním vyjádření, bez ohledu na to, jakým způsobem byla hodnota se zákazníkem sjednána) a vůči té se porovnává spotřeba času.

...automatizovaně vykázat

Pro definovaný účel musí být jednotlivé úkoly definovány a limitovány jak ve spotřebě kapacity, tak ostatních zdrojů. Limit slouží mimo jiné k řízení průběhu plnění úkolu, proto je to jiný údaj, než předpokládaná hodnota dané práce (vicí metodika). Skutečná práce je jiný údaj než limit nebo předpokládaná pracnost.

Už je jasné, jak by mělo vykazování práce fungovat?

Jestli ne, ptejte se!