Může se zdát, že je to zbytečné. P. F. Drucker si to nemyslí. Považuje analýzu toho, na co čas spotřebováváme, za základ jeho řízení. Pokud jste už někdy zkoušeli korektně řídit (plánovat) práci, tak víte, že největší problém je, že aktivity, které nemáme pod kontrolou, mohou být nečekaně rozsáhlé. A pokud s nimi v plánu práce nepočítáme, stává se ten plán nepoužitelným.
Každému, kdo se snažil nebo snaží o zlepšení využití vlastního (pracovního) času, se doporučuje začít tím, že zjistí, na co svůj čas skutečně používá, ... udělat si pravdivý přehled, jakou část svého času věnuje čemu. Ani náhodou nejde o normování či sledování výkonu. Abychom mohli změnit svůj přístup k hospodaření s vlastní kapacitou, potřebujeme vědět, co děláme v čase, o kterém si rozhodujeme sami. Získané informace využít pro zlepšování plánování. Systematicky. Trvale.
Nástroj osobního rozvoje a produktivity.
Je to na pořád. Není to jednorázová akce. Děláte to pro sebe. Musí to být součást každodenní rutiny. Protože svět i člověk se neustále mění. Co nelze měřit, nelze řídit. Pokud chcete řídit svůj "čas" (aneb "sebe v čase" - např. s cílem snížit "hektičnost" & dosáhnout toho, že většinu realistických+přijatých záměrů se daří naplňovat), musíte trvale monitorovat, jak se daří zlepšovat odhad pracnosti toho, co děláte.
Není rozumné zkoušet hned od začátku záznam spotřeby času spojovat s dalším užitím - např. vykazováním práce pro fakturaci. Je potřeba nejdříve vybojovat bitvu o poznání struktury užití kapacit. Později lze případně využívat záznamů pro jiné oblasti, kde se mohou uplatnit. Je ovšem rozumné používat funkčnost, která umožní inteligentně (parametrizovatelně) získávat data a ta transformovat do podoby, kterou lze např. předložit někomu jinému. Nejde o "pozorování" ani tzv. "personální audit".
P. F. Drucker: "…efektivní 'znalostní' pracovníci nezačínají svými úkoly. Začínají svým časem. Nezačínají ani plánováním. Začínají hledáním, kam jejich čas 'mizí'."
Jestliže si nejste jisti, jestli něco takového dává smysl, jestli to potřebujete či čemu to pomůže a jaký nástroj je ten správný, raději se zeptejte. Rádi poradíme.
Záznam aktivit pracovního, popř. i mimopracovního dne/týdne či jiného období není samoúčelný. Je nutno si uvědomit, že to děláme proto, abychom byli schopni efektivně plánovat práci.
Detailní záznam a analýza využití osobního času je klíčovou podmínkou jak pro stanovování jeho hodnoty, tak pro řadu dalších účelů (návrh možného rozvoje dovedností, optimalizaci nástrojů, zlepšení komunikace, ... přístup ke stanovení 'hodnoty' času v interní metodice). Jasně, že člověku se do toho nechce. Dá se najít tisíc výmluv. Pokud někdo zná jiný způsob, jak zjistit alespoň zhruba, na co skutečně vynakládáme svůj čas, sem s tím. Ono to vážně nemusí a nemá být "přesné". A podobně jako u čištění zubů nebo učení angličtiny jde spíš o vypěstování návyku - prostě při každé významné změně (např. pro začátek stačí před/po každé větší přestávce) párkrát kliknout do telefonu.
Pracovní bloky se liší druhem práce i konkrétním účelem. Záleží na konkrétní struktuře práce... budou příklady, můžete přispět.
Dnes má prakticky každý v kapse zařízení, pomocí kterého může velmi snadno zaznamenávat spotřebu času.
Může se hodit připomenutí zapomenutého záznamu - ať už zahájení (když např. v kalendáři je plánovaná aktivita) nebo ukončení (při překročení pravděpodobného trvání dříve zahájené činnosti). Popř. další vychytávky a rozšiřující funkčnost (či integrace s dalšími systémy), která podpoří řízení času, MBO aj.
Rozhodně pouze to, co je následně užitečné (co chcete vyhodnocovat). Nezavírat si dveře k tomu, že se takováto funkčnost dá později využít. Nevymýšlet zázraky. Když nenajdete úžasnou a dokonalou aplikaci nebo nechcete svěřit své data někomu neznámému (nebo instalovat aplikaci, o které nic nevíte), tak je možnost použít M365 (pokud máte) a prakticky bez práce si vytvořit "aplikaci" - třeba s využitím vestavěné tabulky "Úkolů" (Tasks).
Taková aplikace pravděpodobně plní všechny myslitelné požadavky. Sama od sebe funguje i na mobilních zařízeních. Má prakticky nepřeberně možností. Což je možná ta potíž. Rozhodně není úplně jednoduché vytvořit něco, co bude smysluplně využitelné. Nejlépe nejen pro jednoho člověka. Chce to nad tím chvíli přemýšlet.
Chceme zjistit:
Následně:
Bude potřeba to zpracovávat průběžně a postupně přecházet na "aktivní" režim - je jasné, že samo zaznamenávání snímku pracovního dne stukturu i podobu činností ovlivní.
Je fakt, že zaznamenávat práci na zakázkách se hodí...
Potřebujeme rychle a snadno zaznamenat (většina nepovinně, možnost následně editovat):
Data se uloží / synchronizují do databáze. Zaznamenané údaje je možno (doporučeno) editovat (doplňovat, nejlépe každý den či příležitostně) prostřednictvím mobilní nebo webové aplikace.
Upřesnění provedených záznamů je vhodné spojit s operativním hodnocením (které činnosti či něco jiného bylo "správně" či kde se objevila chyba). Na konci pracovního týdne by to chtělo vyhodnotit důkladně a na konci měsíce celkově s tím, že se najde primární omezení a na další měsíc si člověk najde způsob a naplánuje, jak je odstranit.
Data pro analýzu lze načíst do tabulkového procesoru nebo něčeho chytřejšího. Hlavně se nesnažte "vést si záznamy v Excel-u". To se nutně musí zvrhnout na formální nesmysl. Nebo vytváření něčeho, k čemu se tabulkový procesor vůbec nehodí. Když budete mít data v jakémkoli standardním úložišti (např. viz výše Dataverse), prostě si je připojíte a analyzujete.
Budete hledat opatření, kterými se lze zbavit nejméně efektivních činností. To už ovšem patří do oblasti řízení sebe sama ("času").
To je ryze individuální.
Pokusíme se uvést příklady.
Přihlaste se - naučíme vás to a v případě zájmu poskytneme odpovídající nástroje.