Snímek pracovního dne

Za "snímek" lze považovat jak prostý seznam toho, co jsme daný den dělali, tak výsledek analýzy. Rozumné pojetí je vytvořit a zdokonalovat klasifikaci / typologii činností a zjistit jejich průměrné trvání a frekvenci. Není to sexy. Je to statické. Mechanické. Přesně tato data potřebujeme, abychom dokázali průběžně upřesňovat kalendář & lépe plánovat. Průběžná analýza spotřeby času je podmínkou lepšího využití kapacit. Potřebujeme vhodný nástroj a patřičné dovednosti. 

Snímek × analýza spotřeby kapacit

Každému, kdo se snažil nebo snaží o zlepšení využití vlastního (pracovního) času, se doporučuje začít poznáním, na co svůj čas skutečně používá, ... udělat si pravdivý přehled, jakou část svého času věnuje čemu. Rozhodně nejde primárně o sledování/hodnocení výkonu či výkaz práce - nechceme výsledky účelově deformovat (sami sobě nalhávat, že na to či ono spotřebováváme více či méně času než ve skutečnosti; je ovšem dobré mít možnost získaná data využít i pro řízení výkonu). Naopak. Navíc je velmi užitečné, když při záznamu vynaložené práce/času lze aktualizovat data v nadřazeném systému (např. projektu)

Abychom mohli zlepšit hospodaření s vlastní kapacitou, potřebujeme co nejlépe vědět, jak využíváme čas u všech aktivit (nejen u těch, o kterých rozhodujeme sami; obvykle se snažíme řídit veškerý pracovní čas, někteří i osobní). Získané informace využívat pro zdokonalování odhadů trvání a struktury činností. Systematicky. Trvale.

Nástroj osobního rozvoje a produktivity. 

Je to na pořád. Není to jednorázová akce. Součást každodenní rutiny. Součást plánování (jak ostatně ve všech obdobných scénářích - řídit znamená analyzovat a plánovat). Protože svět i člověk se neustále mění. Co neměříte, nemůžete řídit. Musí to být jednoduché a efektivní.

Pokud chcete řídit svůj "čas" (či spíše "sebe v čase" - např. s cílem snížit "hektičnost" & dosáhnout toho, že většinu realistických+přijatých záměrů se daří zvládnout), musíte trvale zlepšovat odhad pracnosti toho, co chcete dělat (abyste ve střednědobém horizontu dokázali určit, kde a jak můžete času ušetřit nejvíce). Dobře zvládat to, čím se zabýváte (zlepšovat dovednosti a techniky). Vnímat úskalí a rizika. Zdokonalovat způsob, jak s nejistotou pracujete. Nespoléhat se na pocity.

Poznat & pochopit & uspořádat vlastní priority.

Pokud se snažíme o osobní optimalizaci využití vlastního času, není rozumné hned od začátku spojovat záznam spotřeby času s dalším uplatněním dat - např. vykazováním práce pro fakturaci (obsah záznamu není shodný a pro první fázi by mohla snaha o pokrytí vykazování práce snímek zbytečně komplikovat + opačný postup je zcela zavrženíhodný). Přesto je dobré s tím počítat.

Je potřeba nejdříve vybojovat bitvu o poznání struktury užití vlastní kapacity. Je ovšem fakt, že data se dají využívat pro jiné oblasti. Bude tedy rozumné hledat (budovat/používat) funkčnost, která postupně umožní inteligentně (nastavením) získávat komplexnější data a ta dle potřeby transformovat třeba do více podob, které lze využívat pro další účely. V první fázi ovšem rozhodně nejde o "pozorování" (normování) ani tzv. "personální audit" či cokoli podobného. Děláte to pro sebe.

P. F. Drucker: "…efektivní 'znalostní' pracovníci nezačínají svými úkoly. Začínají svým časem. Nezačínají ani plánováním. Začínají hledáním, kam jejich čas 'mizí'."

Pokud si nejste jisti, jestli něco takového dává smysl, jestli to potřebujete či čemu to pomůže a jaký nástroj je ten správný, raději se zeptejte. Rádi poradíme. Samostatné téma je plánování + řízení priorit (jak které záměry hodnotit, abychom zjistili, zda jsou realistické/realizovatelné a které vybrat k realizaci; samostatně / metodika).

Proč evidovat činnosti

Záznam aktivit pracovního, popř. i mimopracovního dne/týdne či jiného období není samoúčelný. Děláme to proto, abychom byli schopni lépe plánovat práci.

• Samotný záznam (posloupnost aktivit co | od | do) je k ničemu.
• Snímek musíme důkladně vyhodnotit (samostatně / metodika).
• Analýzou skutečné spořeby času identifikovat typy činností a získat věrohodná data o skutečné spotřebě času. Aktivity klasifikovat. Následně se snažit ovlivnit jejich četnosti i trvání.

Detailní záznam a analýza využití osobního času je klíčovou podmínkou jak pro stanovování jeho hodnoty, tak pro řadu dalších účelů (návrh možného rozvoje dovedností, optimalizaci nástrojů, zlepšení komunikace, ... přístup ke stanovení 'hodnoty' času v interní metodice).

Jasně, člověku se do toho nechce. Existuje tisíc výmluv. Pokud někdo zná jiný způsob, jak zjistit alespoň zhruba, na co skutečně vynakládáme svůj čas, sem s tím. Nemusí a nemá to být "přesné". Podobně jako u čištění zubů nebo učení angličtiny jde spíš o vypěstování návyku - prostě při každé významné změně (např. pro začátek stačí před/po každé větší přestávce) párkrát kliknout do telefonu.

Pracovní bloky se liší druhem práce i konkrétním účelem. Záleží na konkrétní struktuře práce... budou příklady, můžete přispět.

Záznamy pořizovat rychle-snadno-jednoduše

Dnes má prakticky každý v kapse zařízení, pomocí kterého může velmi snadno zaznamenávat spotřebu času.

• Jeví se"správné" použít k tomu kalendář. Jenže většina jinak skvěle použitelných kalendářů se na telefonu ovládá poněkud obtížně. A rozhodně nepodporují životní cyklus pracovních úkolů - zahájení, přerušení a ukončení. Dost těžko se také budu dokončené činnosti analyzovat.

Potřebujeme nástroj, který s kalendářem spolupracuje.

• Pokud začínáme něco dělat (platí pro činnosti, které představují "pracovní blok", tzn. dle skutečných podmínek např. 1,5 hod, rozhodně nikoli "každý telefon"... kdo, jak a proč by měl zaznamenávat telefonní hovory, samostatně), mělo by být  možno velmi jednoduše (jednotky nebo nízké desítky vteřin - ideálně spojit např. se ztlumením telefonu apod.) pomocí nástroje = mobilní aplikace zadat (vybrat či potvrdit... detaily jsou v metodice a popisu aplikace... následující odrážky jen provizorně):
  • Aktivní může být jenom jedna činnost. Činnosti se nemohou překrývat.
    • Takže pokud stávající činnost není ukončená, nutno ji před zahájením nové ukončit.
    • Mít možnost zadat čas faktického ukončení (nemusí navazovat bezprostředně)
    • V takovém případě nabídka bezprostředního přechodu zahájení nové činnost. Kterou (pokud jich od posledního záznamu bylo víc) lze opět ukončit, celé to opakovat, dokud se nedostaneme do reálného času.
  • Vybrat aktivitu.
    • Konkrétní - výběr aktuálních / relevantních záležitostí (měly by se objevit všechny neuzavřené, i když nemají v blízké době plánovanou žádnou akci). 
    • Pokud není plánována, tak zadat typ aktivity a vytvořit novou (lze později upravit).

Uspořádání nabídky reflektuje podmínky (denní dobu atd.). Vygenerovaný název (čas + místo + kontext...). Pokud je některá jiná činnost zahájena, je nutno ji ukončit/přerušit. Rozhodně nechceme, aby Typ byl volný text - musí to být výčet (aktuálně přípustných či plánovaných typů aktivit - jednotky). S velmi jednoduchou možností doplnit nový typ činnosti či spíše použít "Jiná" s tím, že se následně dá/musí překlasifikovat. Pokud vybíráme zahájení plánované konkrétní činnosti, mělo by být vše již definováno.

• • Dle potřeby potvrdit či upravit čas zahájení 
  • Při ukončení dle typu činnosti a potřeb zadat:
    • Intenzitu (aneb odhad toho, jak dlouho by to trvalo při soustředěné práci (možná je dobré se pokusit identifikovat rušivé vlivy / důvody nižší intenzity práce).
    • Obtížnost - např. kvalitu podkladů, přístup účastníků.
    • Počty provedených instancí daného úkonu (např. kolik měření bylo provedeno, kolik nabídek vytvořeno, potenciálních zákazníků osloveno, podnětů zpracováno, ...). Tyto vlastnosti daného typu činnosti lze uživatelsky zadat v definici typu aktivity.
    • Naplánovanou navazující činnost (novou či existující).
    • Atd.
  • Podle typu činnosti doplnit metadata, která k ní patří (konfigurovatelné v nastavení aplikace/typu aktivity). A/nebo odkaz na záznam o jejím provedení (fotky, získané hodnoty, vytvořená nabídka apod.).
  • Pokud je to nová (dosud nezařazená) činnost, upřesnit, o jakou konkrétní instanci daného typu činnosti se jedná (tedy pokud je to jednání s členem týmu, tak s kterým a v jaké záležitosti, pokud je to příprava dokumentu, tak obdobně... většinou bude účelné najít nebo definovat úkol / účel - obvykle v záležitostech, pokud je budeme využívat korektně). 
• Pro veškeré údaje by aplikace měla spolupracovat právě s kalendářem (Google, Outlook, ...) a nabízet aktivity, které jsou tam naplánované (popř. jinde připravené), popř. umět tam nově vzniklou činnost přesunout a změny propsat do kalendáře (tedy automatizovaně přesunout činnosti, které jsou v konfliktu atd.).
  Nám se osvědčilo nezapisovat skutečnost do kalendáře, naopak ukončené položky z kalendáře odstraňovat, jelikož veškeré údaje (plánovaná doba aj.) i skutečnost jsou obsaženy v záznamu, který použijeme pro analýzu či další účely. Naopak pokud jsou to aktivity vázané např. na projektové úkoly, vyžaduje se zadání veškerých potřebných údajů (např. zbývající práce a čas), které se do projektového úkolu propisují.

Může se hodit připomenutí zapomenutého záznamu - ať už zahájení (když např. v kalendáři je plánovaná aktivita) nebo ukončení (při překročení pravděpodobného trvání dříve zahájené činnosti). Popř. další vychytávky a rozšiřující funkčnost (či integrace s dalšími systémy), která podpoří řízení času, MBO aj.

Co zaznamenávat

Rozhodně pouze to, co je následně užitečné (co chcete vyhodnocovat). Přitom si ale nechcme zavřít dveře k pozdějšímu využívání dat i pro účely, které na začátku nejsou úplně žádoucí. Nevymýšlet zázraky. Když nenajdete úžasnou a dokonalou aplikaci nebo nechcete svěřit své data někomu neznámému (instalovat aplikaci, o které nic nevíte), tak je možnost použít M365 (pokud máte) a prakticky bez práce si vytvořit "aplikaci" - třeba s využitím vestavěné tabulky "Úkolů" (Tasks). Výhodnější bude nechat si takovou aplikaci doručit včetně know-how pro použití, další rozvoj, popř. podporu.

Aplikace v prostředí Power Platform pravděpodobně plní všechny myslitelné požadavky. Sama od sebe funguje i na mobilních zařízeních. Je velmi jednoduché ji rozvíjet a upravovat. Má prakticky nepřeberně možností. Což je možná ta potíž. Rozhodně pro začátečníka není úplně jednoduché vytvořit něco, co bude napoprvé smysluplně využitelné. Nejlépe nejen pro sebe sama. Chce to nad tím chvíli přemýšlet. Jenom to prosím nedělejte v Excelu. Když to nebude hodně snadno použitelné z telefonu, nepřežije to ani dva týdny. Pravděpodobně stejně důležitá je velmi úzké propojení na termínový kalendář - od jistého okamžiku to bez něj nedává smysl.

Proč - k čemu je to potřeba

Chceme zjistit:

• Jaké činnosti (co všechno) skutečně provádíme. Zaručeně máme dost mlhavou představu o tom, k jakým konkrétním účelům / z jakého důvodu jaké typy aktivit provádíme. Dokud to nezjistíme, nedokážeme s nimi pracovat.
• Kolik spotřebovávají času. Případně jiných zdrojů. Ideálně jaký přinášejí užitek. Jak jsou v periodických obdobích rozloženy (kdy se vyskytují).
• Možná je dát do souvislosti s místem či lidmi či ostatními aktivitami. Denní dobou či dnem v týdnu apod. Prostředím & únavou (celkovým stavem).Možná čímkoli, co se komu může jevit jako užitečné.

Následně:

• Vyhodnotit způsob provádění - jestli neexistují (vysvětlitelné) rozdíly v produktivitě - přijít na to, že je potřeba činnosti členit podrobnějí nebo o nich sbírat víc dat. Pokud stávající pracnost je nepřijatelně vysoká (k tomu bude potřeba relativně důkladná analýza současného způsobu provádění a ověření možností alternativ/změn; nejspíš nutná externí pomoc), hledat možnosti zefektivnění.
• Zkusit odhadnout/odvodit/určit jejich užitek ("ocenit").
• Seřadit podle produktivity (užitek/čas).

Bude potřeba to zpracovávat průběžně a postupně přecházet na "aktivní" režim - je jasné, že samo zaznamenávání snímku pracovního dne stukturu i podobu činností ovlivní.

Zaznamenávat práci nejen na zakázkách se hodí...

Co zapisovat

Potřebujeme rychle a snadno zaznamenat (většina nepovinně, možnost následně editovat):

• Identifikace instance (vybrat ze seznamu či vytvořit - konkrétní záležitost).
• Typ činnosti [součást existujíci instance].
• Stav (aktivní, přerušený, ukončený, ...).
• Čas zahájení [pokračování u přerušené]. 
• Čas ukončení [přerušení).
  Skutečná doba trvání se vypočítá. Případně se zadá interní důvod přerušení.

[Nepovinné]

• Podle typu.
  • Účastníci.
  • Prostředí.
• Klasifikace výsledků.
• Úroveň úsilí.
• Místo.

V telefonu spuštění aplikace, u počítače kliknutí na ikonu v tray. V 90% či 80% bude pracnost/trvání záznamu zahájení činnosti dvě klepnutí (otevření rozhraní a potvrzení začátku). Občas tři, když se odloží zadání ukončení aktuání činnosti. Při ukončování to v princibu bude náročnější, ale to budou většinou lepší podmínky (klid). Popř. se zadávání detailů provedení činnosti dá brutálně zjednodušit a záznamy upravit při denní či týdenní rekapitulaci. Takže:

• Vybrat některou zahájenou/přerušenou/kaledářovou/systémovou či zadat novou (potvrdit automaticky generovaný název - dá se upravit po skončení nebo při rekapitulaci - je potřeba nad tím nepřemýšlet, při/po skončení bude času dost a bude i jasnější, co se dělalo).
• Pokud je jasný (z kalendáře), je přednastaven typ aktivity a aktivita, jinak "Nejasný" bez aktivity. Pokud to není jednoznačné a jednoduché, je lepší to upřesnit při uzavírání činnosti.
• Stav podle faktické situace.
• Časy se předvyplní automaticky.

Data se uloží / synchronizují do databáze. Zaznamenané údaje je možno (doporučeno) editovat (doplňovat, nejlépe každý den či příležitostně) prostřednictvím mobilní nebo webové aplikace (popř. doplňkem pro Office / kalendář Outllok-u). Pokud bude zájem, připravíme (omezené) řešení i pro Google, popř. rozšířený systém, který dokáže případně integrovat oba světy.

Excel až pro vyhodnocení

Upřesnění provedených záznamů je vhodné spojit s operativním hodnocením (které činnosti či něco jiného bylo "ne/správně" či kde se objevila chyba - doplnit informace a souvislosti). Na konci pracovního týdne by to chtělo vyhodnotit důkladně a na konci měsíce celkově s tím, že se najde primární omezení (nejslabší místo... rozumí se některý typ činnosti, u kterého budou největší odchylky skutečnosti od očekávání) a na další měsíc si člověk udělá plán a najde způsob, jak je lze odstranit. Naučí se, jak takovéto činnosti dělat lépe. Popř. jak lépe zvládat externí faktory. Jak (lépe) jednat s kterými spolupracovníky a externími partnery.

• Zobrazit přehledy.
• Pokud to člověk umí, může je analyzovat externím nástrojem.
• Na základní vyhodnocení by mělo být k dipozici rozhraní v aplikaci.

Data pro analýzu lze načíst do tabulkového procesoru nebo něčeho chytřejšího. Hlavně se nesnažte "vést si záznamy v Excel-u" (může to dávat smysl jako model pro ověření struktury, kterou chcete mít k dispozici - ale pro průběžné zaznamenávání se tabulkový procesor opravdu nehodí). Případná následná ("dávková") evidence se nutně musí zvrhnout na formální nesmysl. Nebo v horším případě do vytváření sofistikovaného systemu, který by měl fungovat v jiném prostředí. Když budete mít data v jakémkoli standardním úložišti (např. viz výše Dataverse), prostě si je připojíte a analyzujete.

Technicky to může být i tabulka v sešitu tabulkového procesoru (do které zapisuje příslušná aplikace), agenda však vyžaduje relační databázi přístupnou pro všechny, kdo ji budou využívat. To Excel prostě není (tím, že jej degradujeme na prostředí pro uložení tabulek, se to dá částečně obejít, může vyhovovat pro individuální použití).

Co dává smysl analyzovat.

• Variabilitu aktivit, které by měly mít shodný typ. Pokud se výrazně liší, tak je rozumné hledat rozdělení původního nekonzistentního typu na víc, které budou mít velmi malý rozptyl. Neplatí to absolutně - není cilem mít nepřehledné množství typů aktivit - opravdu by se jejich nabídka měla vejít na display mobilu.
• Spolehlivost odhadu.
• Proměnlivost struktury v čase (trendy).

Cokoli, co pomůže k lepšímu plánování. Pokud se budete snažit plánovat seriózně, tak snadno zjistíte, co o své spotřebě času potřebujete vědět. Pokud na své práci a její organizaci už nemáte co zlepšit (to není příliš pravděpodobný scénář), můžete na to celé možná zapomenout. Ale i tak by se mělo vyplatit sledování a vyhodnocování. Ono nic netrvá věčně.

Racionalizovat spotřebu kapacity

Budete hledat opatření, kterými se lze zbavit nejméně efektivních činností. To už ovšem patří do oblasti řízení sebe sama ("času").

To je ryze individuální.

Pokusíme se uvést příklady.

Přihlaste se - naučíme vás to a v případě zájmu poskytneme odpovídající nástroje. Nebo si o tom nezávazně promluvíme. Případně se dá diskutovat u příspěvku na toto téma na LinkedIn. Taky připravujeme dotazník, pomocí kterého se bude dát vyhodnotit, jak na tom jste a co je pro vás smyslupné.