Snímek pracovního dne

Za "snímek" lze považovat jak seznam aktivit, tak výsledek analýzy. Klasifikace / typologie činností a jejich průměrné trvání a frekvence. Není to sexy. Je to statické. Mechanické. Jenže přesně tato data potřebujeme, abychom dokázali průběžně adaptovat plán práce & lépe plánovat. Průběžná analýza spotřeby času je podmínkou lepšího využití kapacit.

Snímek × analýza spotřeby kapacit

Každému, kdo se snažil nebo snaží o zlepšení využití vlastního (pracovního) času, se doporučuje začít poznáním, na co svůj čas skutečně používá, ... udělat si pravdivý přehled, jakou část svého času věnuje čemu. Ani náhodou nejde o sledování/hodnocení výkonu či výkaz práce - nechceme sami sobě nalhávat, že na to či ono spotřebováváme více či méně času než ve skutečnosti. Naopak. Abychom mohli změnit hospodaření s vlastní kapacitou, potřebujeme co nejlépe vědět, co děláme nejen v čase, o kterém rozhodujeme sami (snažíme se řídit veškerý pracovní čas). Získané informace využít pro zlepšování plánování (odhadů a struktury). Systematicky. Trvale.

Nástroj osobního rozvoje a produktivity. 

Je to na pořád. Není to jednorázová akce. Musí to být součást každodenní rutiny. Musí to být jednoduché a efektivní. Protože svět i člověk se neustále mění. Co neměříte, nemůžete řídit. Pokud chcete řídit svůj "čas" (či spíše "sebe v čase" - např. s cílem snížit "hektičnost" & dosáhnout toho, že většinu realistických+přijatých záměrů se daří zvládnout), musíte trvale zlepšovat odhad pracnosti toho, co chcete dělat. Dobře znát to, čím se zabýváte. Úskalí a rizika. Zdokonalovat způsob, jak s nejistotou pracujete. Nespoléhat se na pocity.

Poznat & pochopit & uspořádat vlastní priority.

Pokud se snažíme o osobní optimalizaci využití vlastního času, není rozumné hned od začátku spojovat záznam spotřeby času s dalším uplatněním dat - např. vykazováním práce pro fakturaci (způsob záznamu se liší). Je potřeba nejdříve vybojovat bitvu o poznání struktury užití vlastní kapacity. Je ovšem fakt, že data se dají využívat pro jiné oblasti. Takže bude rozumné hledat/budovat/používat funkčnost, která postupně umožní inteligentně (parametrizovatelně) získávat komplexnější data a ta dle potřeby transformovat do podoby, kterou lze využívat pro další účely. V první fázi ovšem rozhodně nejde o "pozorování" (normování) ani tzv. "personální audit" či cokoli podobného. Děláte to pro sebe.

P. F. Drucker: "…efektivní 'znalostní' pracovníci nezačínají svými úkoly. Začínají svým časem. Nezačínají ani plánováním. Začínají hledáním, kam jejich čas 'mizí'."

Pokud si nejste jisti, jestli něco takového dává smysl, jestli to potřebujete či čemu to pomůže a jaký nástroj je ten správný, raději se zeptejte. Rádi poradíme. Samostatné téma je plánování + řízení priorit (jak které záměry hodnotit, abychom zjistili, zda jsou realistické/realizovatelné a které vybrat k realizaci; samostatně / metodika).

Proč evidovat činnosti

Záznam aktivit pracovního, popř. i mimopracovního dne/týdne či jiného období není samoúčelný. Děláme to proto, abychom byli schopni lépe plánovat práci.

• Samotný záznam (posloupnost aktivit co | od | do) je k ničemu.
• Snímek musíme důkladně vyhodnotit (samostatně / metodika).
• Analýzou skutečné spořeby času identifikovat typy činností a získat věrohodná data o skutečné spotřebě času. Aktivity klasifikovat. Následně se snažit ovlivnit jejich četnosti i trvání.

Detailní záznam a analýza využití osobního času je klíčovou podmínkou jak pro stanovování jeho hodnoty, tak pro řadu dalších účelů (návrh možného rozvoje dovedností, optimalizaci nástrojů, zlepšení komunikace, ... přístup ke stanovení 'hodnoty' času v interní metodice).

Jasně, člověku se do toho nechce. Existuje tisíc výmluv. Pokud někdo zná jiný způsob, jak zjistit alespoň zhruba, na co skutečně vynakládáme svůj čas, sem s tím. Nemusí a nemá to být "přesné". Podobně jako u čištění zubů nebo učení angličtiny jde spíš o vypěstování návyku - prostě při každé významné změně (např. pro začátek stačí před/po každé větší přestávce) párkrát kliknout do telefonu.

Pracovní bloky se liší druhem práce i konkrétním účelem. Záleží na konkrétní struktuře práce... budou příklady, můžete přispět.

Záznamy pořizovat rychle-snadno-jednoduše

Dnes má prakticky každý v kapse zařízení, pomocí kterého může velmi snadno zaznamenávat spotřebu času.

• Jeví se"správné" použít k tomu kalendář. Jenže většina jinak skvěle použitelných kalendářů se na telefonu ovládá poněkud obtížně. A rozhodně nepodporují životní cyklus pracovních úkolů - zahájení, přerušení a ukončení.
• Pokud začínáme něco dělat (platí pro činnosti, které představují "pracovní blok", tzn. dle skutečných podmínek např. 1,5 hod, rozhodně nikoli "každý telefon"... kdo, jak a proč by měl zaznamenávat telefonní hovory, samostatně), mělo by být  možno velmi jednoduše (jednotky nebo nízké desítky vteřin - ideálně spojit např. se ztlumením telefonu apod.) pomocí nástroje = mobilní aplikace zadat (vybrat či potvrdit... detaily jsou v metodice a popisu aplikace... následující odrážky jen provizorně):
  • Konkrétní aktivitu | typ aktivity - výběr aktuálních / relevantních činností nebo pokud není plánována, tak vytvořit novou.
    Uspořádání nabídky by mohlo reflektovat podmínky (denní dobu atd.). Vygenerovaný název (čas + místo + kontext... později upravit). Pokud je některá jiná činnost zahájena, je nutno ji ukončit/přerušit. Rozhodně nechceme, aby Typ byl volný text - musí to být výčet (aktuálně přípustných či plánovaných typů aktivit). S velmi jednoduchou možností doplnit nový typ činnosti nebo použít "Jiná" s tím, že se následně dá/musí překlasifikovat. Pokud vybíráme zahájení plánované konkrétní činnosti, je to jednoduché.
  • Dle potřeby potvrdit či upravit čas zahájení či ukončení (např. pokud se zaznamenává zpětně, v takovém případě nabídka bezprostředního přechodu na následující činnost). Činnosti se nemohou překrývat.
  • Dle typu činnosti a potřeb zadat při ukončení
    • Intenzitu (aneb odhad toho, jak dlouho by to trvalo při soustředěné práci (možná je dobré se pokusit identifikovat rušivé vlivy / důvody nižší intenzity práce).
    • Obtížnost - např. kvalitu podkladů, přístup účastníků.
    • Počty provedených instancí daného úkonu (např. kolik měření bylo provedeno, kolik nabídek vytvořeno, potenciálních zákazníků osloveno, podnětů zpracováno, ...). Tyto vlastnosti daného typu činnosti lze uživatelsky definovat u definice typu aktivity.
    • Atd.
  • Podle typu činnosti doplnit metadata, která k ní patří (konfigurovatelné v nastavení aplikace/typu aktivity). A/nebo odkaz na záznam o jejím provedení (fotky, získané hodnoty apod.).
  • Pokud je to nová (dosud nezařazená) činnost, upřesnit, o jakou konkrétní instanci daného typu činnosti se jedná (tedy pokud je to jednání s členem týmu, tak s kterým a v jaké záležitosti, pokud je to příprava dokumentu, tak obdobně... většinou bude účelné najít nebo definovat úkol / účel - obvykle v záležitostech, pokud je budeme využívat korektně). 
• Pro veškeré údaje by aplikace měla spolupracovat právě s kalendářem (Google, Outlook, ...) a nabízet aktivity, které jsou tam naplánované (popř. jinde připravené), popř. umět tam uvedenou činnost přesunout či přerušit a změny propsat do kalendáře.
  Nám se osvědčilo nezapisovat skutečnost do kalendáře, naopak ukončené položky z kalendáře odstraňovat, jelikož veškeré údaje (plánovaná doba aj.) i skutečnost jsou obsaženy v záznamu, který použijeme pro analýzu či další účely. Naopak pokud jsou to aktivity vázané např. na projektové úkoly, vyžaduje se zadání veškerých potřebných údajů (např. zbývající práce a čas), které se do projektového úkolu propisují.

Může se hodit připomenutí zapomenutého záznamu - ať už zahájení (když např. v kalendáři je plánovaná aktivita) nebo ukončení (při překročení pravděpodobného trvání dříve zahájené činnosti). Popř. další vychytávky a rozšiřující funkčnost (či integrace s dalšími systémy), která podpoří řízení času, MBO aj.

Co zaznamenávat

Rozhodně pouze to, co je následně užitečné (co chcete vyhodnocovat). Nezavírat si ovšem dveře k tomu, aby se takováto funkčnost dala později využít i na to, co na začátku není žádoucí. Nevymýšlet zázraky. Když nenajdete úžasnou a dokonalou aplikaci nebo nechcete svěřit své data někomu neznámému (instalovat aplikaci, o které nic nevíte), tak je možnost použít M365 (pokud máte) a prakticky bez práce si vytvořit "aplikaci" - třeba s využitím vestavěné tabulky "Úkolů" (Tasks). Výhodnější bude nechat si takovou aplikaci doručit včetně know-how pro použití, další rozvoj, popř. podporu.

Taková aplikace pravděpodobně plní všechny myslitelné požadavky. Sama od sebe funguje i na mobilních zařízeních. Má prakticky nepřeberně možností. Což je možná ta potíž. Rozhodně pro začátečníka není úplně jednoduché vytvořit něco, co bude smysluplně využitelné. Nejlépe nejen pro sebe sama. Chce to nad tím chvíli přemýšlet.

Proč - k čemu je to potřeba

Chceme zjistit:

• Jaké činnosti (co všechno) skutečně provádíme. Zaručeně máme dost mlhavou představu o tom, k jakým konkrétním účelům jaké typy aktivit provádíme. Dokud to nezjistíme, nedokážeme s nimi pracovat.
• Kolik spotřebovávají času. Případně jiných zdrojů. Ideálně jaký přinášejí užitek.
• Možná je dát do souvislosti s místem či lidmi či ostatními aktivitami. Denní dobou či dnem v týdnu apod. Prostředím & únavou (celkovým stavem).

Následně:

• Vyhodnotit způsob provádění - jestli neexistují (vysvětlitelné) rozdíly v produktivitě - přijít na to, že je potřeba činnosti členit podrobnějí, resp. jestli ta stávající pracnost není nepřijatelně vysoká (k tomu bude potřeba relativně důkladná analýza současného způsobu provádění a ověření možností alternativ/změn; nejspíš nutná externí pomoc).
• Zkusit odhadnout/odvodit/určit jejich užitek ("ocenit").
• Seřadit podle produktivity (užitek/čas).

Bude potřeba to zpracovávat průběžně a postupně přecházet na "aktivní" režim - je jasné, že samo zaznamenávání snímku pracovního dne stukturu i podobu činností ovlivní.

Zaznamenávat práci nejen na zakázkách se hodí...

Co zapisovat

Potřebujeme rychle a snadno zaznamenat (většina nepovinně, možnost následně editovat):

• Identifikace instance (vybrat ze seznamu či vytvořit - konkrétní záležitost).
• Typ činnosti [součást existujíci instance].
• Stav (aktivní, přerušený, ukončený, ...).
• Čas zahájení [pokračování u přerušené]. 
• Čas ukončení [přerušení).
  Skutečná doba trvání se vypočítá. Případně se zadá interní důvod přerušení.

[Nepovinné]

• Podle typu.
  • Účastníci.
  • Prostředí.
• Klasifikace výsledků.
• Úroveň úsilí.
• Místo.

V telefonu spuštění aplikace, u počítače kliknutí na ikonu v tray. V 90% či 80%) bude náročnost na záznam zahájení činnosti dvě klepnutí. Při ukončování to v princibu bude náročnější, ale to budou většinou lepší podmínky. Popř. se to taky dá brutálně zjednodušit a záznamy upravit při denní či týdenní rekapitulaci. Takže

• Vybrat některou zahájenou/přerušenou/kaledářovou/systémovou či zadat novou (potvrdit automaticky generovaný název - dá se upravit po skončení nebo při rekapitulaci - je potřeba nad tím nepřemýšlet, při/po skončení bude času dost).
• Pokud je jasný typ aktivity, jinak je doplněn "Nejasný". Pokud to není jednoznačné a jednoduché, je lepš to upřesnit při či po skončení.
• Stav podle faktické situace.
• Časy se předvyplní automaticky.

Data se uloží / synchronizují do databáze. Zaznamenané údaje je možno (doporučeno) editovat (doplňovat, nejlépe každý den či příležitostně) prostřednictvím mobilní nebo webové aplikace (popř. doplňkem pro kalendář Outllok-u). 

Excel až pro vyhodnocení

Upřesnění provedených záznamů je vhodné spojit s operativním hodnocením (které činnosti či něco jiného bylo "správně" či kde se objevila chyba). Na konci pracovního týdne by to chtělo vyhodnotit důkladně a na konci měsíce celkově s tím, že se najde primární omezení a na další měsíc si člověk najde způsob a naplánuje, jak je odstranit. 

• Zobrazit přehledy.
• Pokud to člověk umí, může je analyzovat externím nástrojem.
• Na základní vyhodnocení by mělo být k dipozici rozhraní v aplikaci.

Data pro analýzu lze načíst do tabulkového procesoru nebo něčeho chytřejšího. Hlavně se nesnažte "vést si záznamy v Excel-u" (může to dávat smysl jako model pro ověření struktury, kterou chcete mít k dispozici - ale pro záznam se opravdu nehodí). Něco takového se nutně musí zvrhnout na formální nesmysl. Nebo vytváření něčeho, k čemu se tabulkový procesor vůbec nehodí. Když budete mít data v jakémkoli standardním úložišti (např. viz výše Dataverse), prostě si je připojíte a analyzujete. 

Co dává smysl analyzovat

• Variabilitu aktivit, které by měly mít shodný typ. Pokud se výrazně liší, tak je rozumné hledat rozdělení původního nekonzistentního typu na víc, které budou mít velmi malý rozptyl. Neplatí to absolutně - není cilem mít nepřehledné množství typů aktivit - opravdu by se jejich nabídka měla vejít na display mobilu.
• Spolehlivost odhadu.
• Proměnlivost struktury v čase (trendy).

Cokoli, co pomůže k lepšímu plánování. Pokud se budete snažit plánovat seriózně, tak snadno zjistíte, co o své spotřebě času potřebujete vědět.

Racionalizovat spotřebu kapacity

Budete hledat opatření, kterými se lze zbavit nejméně efektivních činností. To už ovšem patří do oblasti řízení sebe sama ("času").

To je ryze individuální.

Pokusíme se uvést příklady.

Přihlaste se - naučíme vás to a v případě zájmu poskytneme odpovídající nástroje.