Snímek pracovního dne

12. 12. 2023 Petr Opletal

Základ řízení času.

Snímek pracovního dne

Pro každého, kdo se snažil nebo snaží o zlepšení využití vlastního (pracovního) času, je doporučeno nejdříve zjistit, na co svůj čas skutečně používá, ... udělat si pravdivý přehled o tom, jakou část svého času věnuje skutečně čemu. Není řeč o normování manuální práce.

Je to nástroj osobního rozvoje a osobní produktivity. 

Děláte to pro sebe. Není rozumné zkoušet spojovat s dalším užitím - např. vykazováním práce na čemkoli. Je potřeba nejdříve vybojovat bitvu o poznání struktury spotřeby vlastního času a potom lze mechanizovat ostatní oblasti, kde se něco takového může uplatnit. Je pochopitelně žádoucí používat odpovídající úroveň funkčnosti, která umožní parametricky transformovat osobní záznamy (protože ty jsou podstatné) do dat, která chceme předkládat někomu jinému. Opravdu nejde o "pozorování" ani personální audit.

P. F. Drucker: …efektivní "znalostní" pracovníci nezačínají svými úkoly. Začínají svým časem. Nezačínají ani plánováním. Začínají hledáním, kam jejich čas "mizí".

Důvody evidence činností

Pokud to vypadá, že by snímek pracovního, popř. i mimopracovního dne/týdne či jiného období byl samoúčelný, je nutno si uvědomit, že to děláme proto, abychom byli schopni efektivně plánovat práci.

  • Samotný záznam je samozřejmě k ničemu.
  • Je nutné snímek důkladně vyhodnotit.
  • Teprve analýzou skutečné spořeby času lze identifikovat typy činností a získat věrohodná data o skutečné spotřebě času.

Detailní záznam využití osobního času je klíčovou podmínkou jak pro stanovování jeho hodnoty, tak pro řadu dalších účelů (návrh možného rozvoje dovedností, optimalizaci nástrojů, zlepšení komunikace, ...).

Pracovní bloky se liší druhem práce i konkrétním účelem. Záleží na konkrétní struktuře práce... budou příklady, můžete přispět.

Záznamy pořizovat velmi jednoduše

Dnes má prakticky každý v kapse zařízení, pomocí kterého může velmi snadno zaznamenávat spotřebu času.

  • Ono se jeví "správné" použít k tomu kalendář. Jenže většina jinak skvěle použitelných kalendářů se na telefonu ovládá poněkud obtížně. A rozhodně nepodporují životní cyklus pracovních úkolů - zahájení, přerušení a ukončení.
  • Pokud začínáme něco dělat, pomocí aplikace by mělo být velmi jednoduše (jednotky nebo nízké desítky vteřin - ideálně spojit např. se ztlumením telefonu apod.) možné zadat (vybrat či potvrdit):
    • Konkrétní aktivitu | typ aktivity - výběr aktuálních / relevantních činností nebo pokud není plánována, tak vytvořit novou.
      Uspořádání nabídky by mohlo reflektovat podmínky (denní dobu atd.). Pokud je některá konkrétní činnost zahájena, je nutno ji ukončit/přerušit. Rozhodně nechceme, aby to byl volný text - musí to být výčet (aktuálně přípustných či plánovaných typů aktivit). S velmi jednoduchou možností doplnit nový typ činnosti nebo použít "Jiná" s tím, že se dá následně překlasifikovat. Pokud vybíráme zahájení plánované konkrétní činnosti.
    • Dle potřeby potvrdit či upravit čas zahájení či ukončení (pokud se zaznamenává zpětně, v takovém případě možnost bezprostředního přechodu na následující činnost).
    • Dle typu činnosti a potřeb zadat při ukončení "intenzitu". Kvalitu podkladů. Účastníky. Odkazy. Atd.
    • Podle typu činnosti doplnit metadata, která k ní patří (konfigurovatelné v nastavení aplikace/typu aktivity).
    • Pokud je to nová činnost, upřesnit, o jakou konkrétní instanci daného typu činnosti se jedná (tedy pokud je to jednání s členem týmu, tak s kterým a v jaké záležitosti, pokud je to příprava dokumentu, tak obdobně... většinou bude účelné najít nebo definovat úkol / účel - obvykle v záležitostech, pokud je budeme využívat korektně). 
  • Pro veškeré údaje by aplikace měla spolupracovat právě s kalendářem (Google, Outlook, ...) a nabízet aktivity, které jsou tam naplánované (popř. jinde připravené), popř. umět přesunout či přerušit činnost a změny propsat do kalendáře.

Může se hodit připomenutí zapomenutého záznamu - ať už zahájení (když např. v kalendáři je plánovaná aktivita) nebo ukončení (při překročení pravděpodobného trvání dříve zahájené činnosti). Popř. spousta dalších vychytávek, které by umožnily efektivně integrovat a využívat řízení času, MBO aj.

Co zaznamenávat

Proč - k čemu je to potřeba

Chceme zjistit:

  • Jaké činnosti (co všechno) skutečně provádíme. Zaručeně máme dost mlhavou představu o tom, k jakým konkrétním účelům jaké typy aktivit provádíme. Dokud to nezjistíme, nedokážeme s nimi pracovat.
  • Kolik spotřebovávají času. Případně jiných zdrojů. Ideálně jaký přinášejí užitek.
  • Možná je dát do souvislosti s místem či lidmi či ostatními aktivitami. Denní dobou či dnem v týdnu apod. Prostředím & únavou (celkovým stavem).

Následně:

  • Vyhodnotit způsob provádění - jestli neexistují (vysvětlitelné) rozdíly v produktivitě - přijít na to, že je potřeba činnosti členit podrobnějí, resp. jestli ta stávající pracnost není nepřijatelně vysoká (k tomu bude potřeba relativně důkladná analýza současného způsobu provádění a ověření možností alternativ/změn; nejspíš nutná externí pomoc).
  • Zkusit odhadnout/odvodit/určit jejich užitek ("ocenit").
  • Seřadit podle produktivity (užitek/čas).

Bude potřeba to zpracovávat průběžně a postupně přecházet na "aktivní" režim - je jasné, že samo zaznamenávání snímku pracovního dne stukturu i podobu činností ovlivní.

Co zapisovat

Potřebujeme (většina nepovinně, možnost následně editovat):

  • Typ činnosti.
  • Identifikace instance (také seznam - konkrétní záležitosti).
  • Místo.
  • Čas zahájení 
  • Stav (aktivní, přerušený, ukončený, ...).
  • Podle typu.
    • Účastníci.
    • Prostředí.
  • Čas ukončení.
  • Klasifikace výsledků.
  • Úroveň úsilí.

Data se uloží / synchronizují do databáze.

Excel až pro vyhodnocení

Zaznamenané údaje je možno (doporučeno) editovat (doplňovat, nejlépe každý den) prostřednictvím mobilní nebo webové aplikace. Dá se to spojit s operativním hodnocením (které činnosti či něco jiného bylo "správně" či se objevila chyba). Na konci pracovního týdne by to chtělo vyhodnotit důkladně a na konci měsíce taktéž s tím, že na další měsíc si člověk najde způsob a naplánuje, jak odstranit primární omezení. 

  • Zobrazit přehledy.
  • Pokud to člověk umí, může je analyzovat externím nástrojem.
  • Na základní vyhodnocení by mělo být k dipozici rozhraní v aplikaci.

Data pro analýzu lze načíst do tabulkového procesoru nebo něčeho chytřejšího.

Racionalizovat spotřebu kapacity

Budete hledat opatření, kterými se lze zbavit nejméně efektivních činností.

To je ryze individuální.

Přihlaste se - naučíme vás to a poskytneme odpovídající nástroje.