Způsob používání kancelářských aplikací

Uživatelé dělají svoji práci

Je potřeba najít kořeny a návod, co s tím. Běžnému správci IT (ať už internímu nebo externímu) je a bude produktivita práce běžných uživatelů celkem lhostejná a obvykle (alespoň tak, jak to je ve většině firem, které znám) ty kancelářské aplikace neznají a už vůbec nemají důvod se zabývat tím, co a proč v nich vlastně uživatelé vytvářejí. Jinými slovy většinou ve firmách není nikdo, kdo by se systematicky zabýval dovednostmi lidí a reálnou efektivností "zaběhnutých" pracovních postupů při zpracování informací.

Typický správce IT se nemůže zabývat věcnou správností.

Především proto, že obvykle nemá vůbec žádnou kvalifikaci v oblastech, které jsou nutné pro zajištění správného použití - jen namátkou v textovém procesoru typografie, u tabulkového procesoru široká škála disciplín, z nich především statistika, pro správné použití elektronické pošty např. Inbox Zero. Všude zejména logické vazby mezi dokumenty či jejich prvky a daty v jiných aplikacích a databázích (jinými slovy firemní procesy a jejich informační propojení).

Otázka je, nakolik je dělba práce, která se osvědčovala v minulých desetiletích či staletích, efektivní i dnes. Jestli stačí, když správa IT bude zodpovídat jenom za to, aby tiskárny tiskly.

Setkal jsem se s názorem "…ale to bych musel stát tomu člověku za zády a dávat pozor, co to dělá…" - na to se dá říci jen jediné - "Jistě!". Samozřejmě! Nebo někdo ví o nějakém jiném způsobu, jak smysluplně ověřit, zda lidé pracují efektivně a jak se jim dá pomoci?!

• Tím není myšlen objem výsledků práce, který za nimi zůstává ... toto je obecné vyjádření, směřující k tomu, že u některých činností se to může zdát jednoduché - např. když se kope díra na kabel - a u některých činností nemožné - např. vytvoření (dobré???) nabídky.
• Jenže "…co se zdá, to je sen…".
• Jak známo, nestačí lidi vyškolit - většinu z toho, co se jim na školeních ukáže, si nezapamatují a naprostá většina toho, co se dozví, je (musí být) v obecné rovině, takže je na nich, aby si lámali hlavu s tím, jak získané dovednosti použít.
  Což obvykle nikdo neudělá.

Myslel jsem, že záležitosti typu "odsazení se nedělá mezerníkem", nová stránka se nedělá potřebným počtem ENTER-ů, ..." opravdu není potřeba ventilovat, ale spletl jsem se. Naopak, typografické peklo je zřejmě největší překážkou efektivního využívání nejen textového procesoru. Podstatné je - je to záležitostí jednotlivého uživatele?

Viděl jsem dokument, který musel dát strašně moc práce (víceméně všechny příšernosti, které si umíme představit ... odsazování odstavců, konce stránek apod.) a jakákoli změna by musela být tak nepříjemná, že nepovažuji za možné, aby se k tomu autor uvolil. Komu takovýto stav nejvíce škodí a kdo je za něj (změnu) zodpovědný? Zkuste na tuto otázku odpovědět (nejlépe do diskuse ... ale stačí, když odpovíte sami sobě).

Vzdělávání / dovednosti

• Jak by mělo vzdělávání ve využívání kancelářských technologií vypadat?
• Je možné se "nákladnému" (zbytečnému) vzdělávání vyhnout?
• Mají se lidé raději učit ovládat software metodou pokus - omyl sami?
• Proč si myslíme, že když se někdo zúčastní obecného (veřejného) školení, kde se dozví, co "všechno" (samozřejmě zlomek a to jenom ty funkce, které školitel zná a které mu připadnou zajímavé - většinou v praktickém životě naprosto nepoužitelné) program Xxx umí, tak je na tom lépe než předtím?
• Jakou šanci má absolvent obecného školení, aby získané dovednosti využil pro reálné řešení svých reálných potřeb? Je pravděpodobné, že už nebude postupovat metodou "pokus - omyl"?
• Jaká je pravděpodobnost, že první nejsnazší řešení je nejhorší možné?
• Kolik kapacity potřebuje průměrný člověk na to, aby si udržel dostatečný přehled o možnostech (potenciálu, pokročilých funkcích, doporučeních a návodech z časopisů a diskusních fór) běžné kancelářské aplikace? Aby měl rozumnou pravděpodobnost, že řešení, které právě vymyslel, není "zoufale neefektivní"?

Největší problém je, že místo toho, aby lidé doplňovali do předdefinovaných dokumentů či lépe formulářů (průvodců) data a vytvořením (základu/šablony) dokumentu jako takového se zabýval někdo jako "profesionální editor", tak dokumenty vytváří téměř každý. Jak to potom vypadá, vidíme na každém kroku - provizoria, multiplicity dat, každý dokument vypadá jinak, ze žádného nelze získat žádná data, hodnoty z datových zdrojů jsou v dokumentech použity s chybami atd. Přemýšlejte nad tím, jestli by se skutečně nevyplatil člověk, který možnosti aplikací zná a dovede je využít. Když nemůžete mít vlastního, určitě lze tuto roli outsourcovat.

Obvyklé nešvary

Následující příklady nijak neodsuzují konkrétní jednotlivce, kteří to dělají tak, jak je to popsáno. Naopak - patří jim uznání, že se se svými úkoly alespoň nějak i přes překážky vypořádali. Chybu musíme hledat jinde. V jistém smyslu v úrovni jejich dovedností, za což by také měl někdo odpovídat (vedoucí jejich týmu, který zodpovídá za jejich produktivitu). Ale především v obvykle chybějící/nedostatečné koncepci a systémové podpoře.

Pracovník obchodní administrativy

• Zpracovává vyúčtování prodejů pro zákazníka (maloobchodní řetězec) do jím zaslané tabulky. Vezme šanony s kopiemi vystavených faktur a opisuje fakturu po faktuře - někdo na papír, jiný do tabulkového procesoru. Když to všechno spočítá (bezpochyby na některé faktury, dobropisy a jiné položky zapomene nebo tam prostě nejsou nebo se přepíše), tak to naťuká do zákazníkovy tabulky a vítězoslavně mu ji odešle. Potom tráví dlouhé a dlouhé hodiny tím, že dohledává a vysvětluje chyby a rozdíly oproti zákazníkovým záznamům. Když je těch faktur a položek jenom několik desítek, tak to zvládne za pár dní.
• Korektní řešení je dotaz do databáze/podnikového informačního systému a případná transformace těchto dat přímo do tabulky, kterou vyžaduje zákazník.
• Ještě lepší řešení je dohoda se zákazníkem, v jakém formátu a struktuře fakticky data potřebuje (následně zpracovává).

Obchodní manažer

• Analogie - dostane od zákazníka tabulku, do které má vytvořit návrh cenové hierarchie/architektury (to jsou ceny téhož v různých baleních, popř. akční a balíčkové ceny) nebo něco podobného. Nejčastěji s tím nedělá nic, až se blíží termín, kdy je potřeba to poslat zákazníkovi, bez vysvětlení a podkladů tento úkol přehodí na některého nešťastníka, který se nemůže bránit. Kolik času se spotřebuje na nápravu průšvihů, si jistě každý dovede představit.
• Smysluplný scénář - při prvním výskytu takového požadavku datový analytik společně s marketingem vytvoří (plně) parametrizovatelnou předlohu pro cenové hierarchie (napojenou na artikly a jejich skupiny v podnikovém informačním systému, s případnými nutnými rozšířeními pro nastavení potřebných parametrů).
• Další postup je jasný. Včetně toho, že až se struktura dat a výpočtů ověři a stabilizuje, tak se funkčnost převede do nezávislé aplikace, která poskytuje potřebná datová rozhraní. Plus případná domluva se zákazníkem.

Sekretářka

• Dostala za úkol aktualizovat interní telefonní seznam. Trvalo jí to týden, protože byl v uzamčené tabulce tabulkového procesoru (proto s ním poslední rok nikdo nic nedělal), kterou vytvořil člověk, který již ve firmě nepracuje. Po marném úsilí tabulku odemknout vytvořila nový seznam. V textovém procesoru.
• Správné řešení je využít data, která jsou v podnikové bázi kontaktů a zpřístupnit je na intranetu (navigačně i pro vyhledávání). Současně získáte interní i externí kontakty. Na mobilních telefonech půjde číslo rovnou vytočit.
• Pokud nic takového nemáte, tak je rozumné si pořídit jak intranet, tak centrální bázi kontaktů. Snadno s MS 365.
  A pokud to pro uživatele bez přístupu k obrazovce/display potřebujete vytisknout, tak i to jde. Jenže ta situace je dnes naprosto nepravděpodobná.

Administrativa všeobecně

• Používání (jakékoli) kalkulačky ... rozumí se "samostatné" (nejčastěji fyzické - stolní či kapesní). Je v počítači.
• Komunikace (elektronická pošta)
  • Někdo přijatou / odeslanou poštu vůbec netřídí.
  • Někdo ji třídí myší.
  • Občas se vyskytnou lidé, kteří uchovávají veškerou poštu a používají ji jako "důkazní" materiál (typicky toho, že oni sami něco "psali" a někdo jiný "nepsal").
  • Zprávy čteme v okně náhledu.
  • Ani nás nenapadne, že bychom mohli používat rozšířené možnosti typu připomenutí nebo expirace. Natož předdefinované odpovědi (hlasování.
• Kalendář ... škoda mluvit.
• Neumíme (ani se nesnažíme) používat úkoly.
• Správa kontaktů (získávání adres) ... taky v tom většinou není vůbec žádný systém.
• Nejsme ochotni si zapamatovat nejzákladnější klávesové zkratky. Jsme schopni držet šipku doprava, abychom se dostali na konec desetistránkového dokumentu.
• Nechce se nám zadat do hledání nic rozumného, raději čteme seznamy.

Projektový manažer

Typicky používá "nějakou" tabulku, ve které má seznam toho, co kdo má udělat (nikdy neslyšel o závazné dokumentaci projektů nebo nástrojích pro podporu řízení projektů).

• "Ručně mění barvu buňky u splněných úkolů, když by se dalo použít podmíněné formátování."
  To by se sice dalo, ale ve skutečnosti je problém někde jinde - jsou nebo nejsou závazné mechanismy / nástroje projektového řízení? Proč nepoužívat odpovídající nástroj ... nebo alespoň odpovídající mechanismus - vždyť přeci splněný úkol by (nejspíš) neměl být v tabulkovém procesoru, ale přinejhorším v databázi (tabulce), kde se transakčním způsobem změní jeho stav (transakční způsob je přidání záznamu např. o převzetí ukončené práce).
• Občas zapomene na to, když se změní nějaký termín
  • Posunout ostatní termíny
  • Informovat o tom lidi, kteří je mají plnit.
• Není nejmenší šance, že by mohl uplatnit jakékoli řízení rezerv ... což by mělo být u řízení projektu celkem zásadní.
• Zakazují nebo striktně vyžadují všechna sdělení elektronickou poštou. Zakazují nebo nařizují posílání veškerých zpráv v kopii na sebe.
• Relevantní dokumenty (resp. ty, o kterých se domnívají, že jsou relevantní) mají v nějaké složce souborového systému. V lepším případě v nějaké sdílené na serveru. Občas je zapomenou aktualizovat, protože mají "své" verze ve svém počítači. Nehledě k tomu, že většina účastníků má také "své" kopie. Ani není potřeba rozvádět, k čemu to vede.

Analytik dat (např. obchodní analytik)

Typicky používá tabulkový procesor. To je (možná) správné pro určitou podobu analýzy dat. Existuje něco jako "dolování dat", k čemuž se tabulkový procesor příliš nehodí. A pro hlídání signálních hodnot ukazatelů se už vůbec nehodí. Zjistit, jestli je nějaká hodnota mimo stanovený interval, umí počítače lépe a rychleji než lidé - je tedy zbytečné, aby někdo "četl", co je a co není v pořádku. Analytik by se měl zabývat tím, jestli mezi zobrazenými hodnotami neexistuje nějaká dosud nehodnocená závislost, resp. při analýze odchylek od očekávání zjišťuje příčiny odchylek a opět formuluje návrhy a ověřuje hypotézy o dosud nerozpoznaných závislostech.

• Používá ve vzorcích konstanty.
• Data do tabulek opisuje.
• Výsledky opisuje do prezentací nebo zpráv (popř. přenáší kopírováním).
• Zpracovává v tabulkovém procesoru data takovým způsobem (mnohonásobné používání vyhledávacích funkcí pro zajištění relačních vazeb), který patří do databáze.
• Vícenásobně použitelné údaje necentralizuje a nezískává jejich hodnoty pomocí vyhledání/dotazování ... resp. nezamyslí se nad tím, jestli toto není databázová funkčnost (např. získání statického přepočítacího koeficientu typu měnový kurz).
• Když chce zjistit součet za skupinu záznamů se stejnými charakteristikami, nastaví filtr, označí si hodnoty, které chce sečíst a opíše (pochopitelně na papír, protože nesmí zrušit selekci) si číslo ve stavovém řádku (zjevně nikdy neslyšel ani o podmíněných součtech, ani o kontingenční tabulce, natož o databázovém dotazu).

A je vůbec dobře, že takto vymýšlejí, improvizují a hledají? Je oprávněné to kritizovat? Kdo by se měl postarat o to, aby používali technologie "dostatečně rozumným" způsobem? Je nezbytné s tím něco dělat - nestačí to tak, jak to je? Jaké mohou být změny v pracnosti a chybovosti? Možná ještě otázka - skutečně analyzují data?

Doporučené zásady

Tvorba dokumentů

• Zásadně se vytváří dle šablony. V některých situacích se zdá výhodné vzít poslední verzi daného typu dokumentu (např. minulou zprávu s obdobným obsahem), tu uložit pod novým jménem a přepsat co má být jinak. Tento scénář má ovšem i některé nevýhody. Je lepší investovat úsilí do udržování platné a plnohodnotné šablony pro daný typ dokumentu. Potom je vytvoření daného dokumentu velmi efektivní. Šablonou se nemyslí vzor, ale speciální předloha dokumentu, která obsahuje všechna formátovací a jiná pravidla.
  Toto by měla být povinnost.
• A z ní plynoucí další - neformátovat text, vždy používat styly.
• Zakázat lidovou tvořivost - pokud má někdo dobrý nápad, určitě by ho měl předložit garantovi, který jej vyhodnotí a případně rozpracuje a uvede do života - pro všechny spolupracovníky a dokumenty.
• Typografie (jen náznak - mělo by být řešeno tím, že jsou závazné šablony, design manuál a zákaz/zámek úprav vzhledu či definice stylů; pro správné používání je i přesto potřeba lidi naučit pár zásad).
  • Odstavec není řádek. Existuje ukončování řádků, existují konce odstavců, konce stránek.
  • Text může mít nastaveny vlastnosti, zejména soudržnost (celý odstavec je na jedné stránce, může být také nastaven tak, že se drží následujícího/předcházejícího odstavce atd.
  • Proložené písmo se nedělá pomocí mezer. Atd. atd. atd.

Tabulky

Jedna paralela - pro programování platí zásada - nevytvářej funkčnost, která se nevejde na obrazovku (rozumí se kód delší než na stránku / obrazovku). Je to proto, že když má funkce víc jak těch 20-30 řádků, přestává být přehledná. Což znamená, že s každým dalším řádkem prudce stoupá pravděpodobnost chyb. Co kdybychom tuto zásadu adaptovali i na tabulky?

• Jedna zkušenost, kterou jsme si velmi důkladně ověřili se studenty, když jsem začátkem 90. let učil controlling na ESF MU v Brně - vzorec nesmí být složitý. Dodržovat pravidlo "pouze elementární operace", raději deset mezivýsledků. Mezivýsledky jsou většinou velmi užitečné a když se opravdu nemají zobrazovat, dají se umístit do sloupců nebo řádků, které se pro běžný provoz skryjí.
• Úplně stejně jako u textů - používat styly (sice v nové verzi Office je to hodně obtížné, ale vyplatí se to). Dřív bylo snadno možno zobrazit styl aktivního políčka, což mělo informativní hodnotu, u nového Excelu jsem na to ještě nepřišel (doufejme to půjde pomocí vlastního prvku v uživatelsky definovaném panelu nabídek).
• Rozhodně striktně používat (zamčené!) šablony či vzory. Sešity/tabulky by jejich uživatelé neměli upravovat (strukturu, funkce), pouze vyplňovat. To znamená poměrně přísně oddělit roli tvůrců a uživatelů tabulek.
• Žádné konstanty! Rozhodně je potřeba velmi přesně a zřetelně pojmenovat a umístit parametry, které ovlivňují výpočet. Je potřeba je vidět. Je potřeba takovýto údaj zpřístupnit jako pojmenovanou oblast. Potom při vytváření vztahů stačí znát klávesovou zkratku pro vložení odkazu na takto pojmenovanou hodnotu ... resp. ani to moc potřeba není, protože se nabízí samy.
• Pojmenované oblasti - nejen jednotlivé údaje, ale celé bloky hodnot lze pojmenovat a potom se na ně odkazovat. Výrazně to pomůže při dohledávání chyb.
• Co patří do databáze, nepatří do tabulky. V tabulce mají být nanejvýš agregace (výběry) z dat (analýza).
• Tabulkový procesor je ideální na sestavování kalkulací - tím ale nejsou myšleny projekty výstavby jaderné elektrárny ani nabídka dodávky nových počítačů pro celou unijní byrokracii. A už vůbec ne nabídka na dodávku hromady položek standardního sortimentu velkoobchodu. Kalkulace je postupné vytváření struktury cenového modelu artilu, skupiny položek apod. Hledání a ověřování faktorů, které mají nabídkovou cenu ovlivnit. A následně vytvoření aplikace, která na základě kmenových dat (databáze artiklů, zákazníků atd.) bude implementovat tento cenový model a bude schopna stabilně a bezpečně vytvářet nabídkové ceny pro zakázková řešení.
• Naučte se homogenní tabulky (např. seznam položek s jejich názvy, cenami atd.) ukládat / vybírat z databáze a pokud je to potřeba, naučte se je přímo z tabulkového procesoru aktualizovat (to bohužel není standardní funkčnost). Ale mnohem lepší je ta data vkládat, aktualizovat či zobrazovat tam, kde je potřebujete - např. pokud se jedná o tvorbu nabídek či správu reklamací, tak v nástroji, který k tomu používáte - což by neměl být tabulkový procesor. Uveďte další příklady.

Doporučení se dá vypsat nekonečně mnoho. Ale budou se vám těžko interpretovat, pokud neodpovídají vašim zkušenostem. Je mnohem výhodnější se na to, co a jak děláte, podívat na místě a probrat proč. Projít související data, dokumenty a činnosti. Pochopit vše podstatné. Určitě se najde řada možností pro zlepšení. To rádi uděláme zadarmo - audit administrativy.