Zásadní přínos Microsoft 365

Nejde o technologie. Ani o přístup odkudkoli. Jde o organizaci práce a dat.

Potřebujete odpovídající nástroje, pokud:

  • Máte ambici řídit firemní komunikaci a zabránit např. tomu, aby přijaté a odeslané zprávy, týkající se firemních aktivit, zmizely v osobních složkách jednotlivých uživatelů.
  • Nerezignovali jste a věříte, že má smysl se snažit fungovat efektivněji. Máte pocit, že výkon firmy z velké části závisí na tom, jestli se informace dostanou včas do správných hlav.
  • Není vám mj. jedno, že každý ze spolupracovníků, kteří musí používat elektronickou poštu, s tou bestií zápasí sám a zjevně to většina z nich nezvládá.

Jak toho dosáhnout

Zásadní myšlenka je sdílení & "kam co patří" (pořádek + pravidla):

  • Existuje nesporný požadavek mít veškerou firemní komunikaci (zjednodušeně tím lze rozumět zprávy elektronické pošty) na jednom místě.
  • Pokud musíte pracovat s více závaznými typy dokumentů, nechte si ukázat, co všechno umí knihovny dokumentů na SharePoint-u … to je opravdu důležité. 
  • Myslíme si, že nejčastější problém s řízenou podnikovou dokumentací je právě to, že ji nelze efektivně připomínkovat, aktualizovat, notifikovat účastníky a příjemce o změnách. Toto všechno lze zajistit poměrně snadno.

Je toho mnohem víc. Část z toho ovšem oceníte až po delší době, jak budeme postupně využívat další a další možnosti - my tomuto postupnému a trvalému zlepšování využití možností říkáme adopce.

Centralizace a sdílení zpráv

Na začátku je potřeba mít jasný a srozumitelný důvod, proč se pustit do zásadní změny (víme, že každá změna představuje určité nepohodlí).

  • Centralizací externí podnikové komunikace se rozumí (především) to, že veškerá příchozí a odchozí elektronická pošta směřuje do sdílených schránek a je z nich odesílána.
  • Takže nekončí v osobních schránkách jednotlivých uživatelů. To platí i pro kontakty a další záznamy týkající se externích subjektů, s nimiž firma spolupracuje. Tím je zajištěna platnost centrálních pravidel, závazný způsob zpracování včetně dohledu či automatického vyhodnocování a zejména dostupnost celé historie komunikace s partnerem.
  • Sám o sobě tento požadavek plně dostačuje tomu, abychom považovali za nezbytnou takovou technologii, která tento způsob komunikace efektivně podporuje. Tedy včetně odpovídajících možností administrace a doplňků funkčnosti na úrovni poštovního serveru i klientů. Snadno nastavitelné a rozšiřitelné workflow a pár dalších možnosti.

U některých témat (např. sdílení a komunikace v rámci rozsáhlých zakázek) se budeme muset dohodnout, jaký přístup je pro vaše konkrétní potřeby nejvhodnější - právě tady oceníte, že vynaložením relativně malého úsilí lze podpořit téměř jakýkoli záměr.

Rozumíte své práci

My také. Umíte to a děláte to poctivě. My také.

Cena: Odpovídající

Mám zájem o kontakt

Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.