Automatizace rutinních administrativních prací

24. 06. 2021 Petr Opletal

Využít robotického zpracování dokumentů a dat je snadné. Největší překážka může být to, že získaná data nelze použít, jelikož systém, do kterého byste je potřebovali dostat, nepodporuje jejich import. Prostě je dobré nejdřív vědět, co s nimi.

Automatizace rutinních administrativních prací

Nechal jsem se vyprovokovat diskusí, ve které se tvrdilo, že se automatizované zpracování prvotních dokladů nevyplatí a je výhodnější nechat je pořizovat brigádníky a podíval jsem se na možnosti Power Automate.

  • Hodina na prohlédnutí podkladových informací a ukázek.
  • Za další hodinu jsem to naučil jeden typ faktury. Za 10 minut další.
  • Data lze vložit kamkoli, kde existuje rozhraní.

Při hledání doporučení, jak využít moderní technologie pro analýzu obsahu dokumentů a zpráv, těžko najít konkrétní příklady. 

  • Z velké části jen marketingový humbuk.
  • Existují však obory, ve kterých se vyskytuje velmi mnoho neustále se opakujících dokumentů, z nichž je potřeba přebírat obsah. Obvyklý způsob je, že takový dokument přečte člověk a údaje, které potřebuje, zapíše do systému, ve kterém se s nimi pracuje. Typicky účetnictví.
  • Překvapivě málo účetních (ve firmách) i účetních firem volá po odpovídajícím využití technologií. Pozor, nejedná se jenom o faktury a účetnictví.

Klíčové téma to je pro firmy, ve kterých je lidská práce (nahraditelná takovouto automatizací) omezujícím faktorem růstu či růstu produktivity (to je typicky ta účetní firma). Je docela možné, že v této oblasti se již nyní rozhoduje o budoucnosti těch schopnějších a zániku slabších hráčů.

Rozpaky

Proč se - jakmile se snadné možnosti robotizace zpracování dokladů objevily - všichni nadšeně nepustili do přechodu od hlavoruční lidské dřiny (rutinní, netvůrčí, úmorné, náchylné k chybám) k robotizaci?

  • Není snadné si představit, že to opravdu může fungovat. Málo z nás má někoho, kdo by to s námi vyzkoušel a ukázal - protože aby to člověk pochopil, musí to vidět ve svém prostředí.
  • Možná si neumíme spočítat, co se vyplatí a co ne. 
  • Přechod na nový způsob zpracování nám obvykle připadá příliš náročný. Nejistý. Riskantní. S nesprávným partnerem a/nebo přístupem to tak bude.
  • Je pravděpodobné, že systémům, do kterých bychom chtěli data dostat, chybí potřebné rozhraní, které by se dalo taktéž automatizovaně vyvolat. Nebo o něm nevíme. Prostě ta automatizovaně získaná data není jak využít. Tehdy potřebujeme něco víc, než naučit umělou inteligenci rozpoznávat údaje z textu.

Jak je to u vás? Dejte vědět!

Co znamená automatizovat

Ve smyslu těch "rutinních administrativních prací". Co v administrativě nemají dělat lidé, pokud to mohou dělat algoritmy.

  • Velmi obecně - je nesmysl, aby člověk pročítal obsah databáze, když potřebuje něco najít. Jenže v tomto případě není potřeba nic automatizovat, stačí naučit každého správně hledat v nástrojích, které lidé používají. Je pravděpodobné, že velká část neefektivností je velmi snadno odstranitelná právě tím, že si lidé doplní dovednosti. K tomu je nutný primární krok (audit a rozvoj):
    • Někdo nezaujatý musí zhodnotit, co lidé dělají jak a proč.
    • Následně zjistit, jaké možnosti a omezení mají ty nástroje, které používají.
    • Vymyslet rozumné pracovní postupy a předat je těm lidem.
  • V tomto smyslu platí, že je velmi nežádoucí automatizovat neefektivní (či nesmyslné) postupy, je třeba je uvést do smysluplné podoby.
  • Dost často se uvádí, že by se měla automatizovat práce s elektronickou poštou. Může se ovšem stát, že automatizací zpracování jedné zprávy vytvoříme tři další. Je potřeba postupovat opatrně (samostatně). Smyslupná automatizace je - pokud není jiná cesta - přebírat z automaticky vytvářených zpráv (které mají stále stejnou strukturu) ty údaje, které umíme dál automatizovaně využít.

Jedná se zejména o:

  • Získávání dat z nestrukturovaných zdrojů - tedy naskenovaný papírový dokument nebo jeho elektronická podoba, popř. jiný text. Snažíme se najít ve zdroji očekávané údaje a ty převést na strojově zpracovatelná data.
  • Nastavení pravidel - nejjednodušší příklad jsou pravidla pro zpracování příchozí elektronické pošty. Složitějším mechanismům se říká workflow a každý si pod tím představuje, co chce.
  • Především je nutné nastavit jasné a jednoznačné procesy.

Co je a co není rozumné automatizovat 

Dává smysl:

  • Na základě zprávy elektronické pošty vytvořit kontakt, dohledat veškeré dostupné informace (tedy např. založit firmu, ke které konkrétní osoba patří). Využít toho, že ve většině zpráv je signatura, tak si z ní převzít telefon a další údaje. Pokud je to zpráva určitého typu (např. se v ní vyskytuje některý signifikantní výraz - poptávka, dotaz na dostupnost), tak by se z ní daly získat i další údaje.
  • Pokud odebíráte jakékoli generované zprávy od služeb, které nelze jednoduše nakonfigurovat tak, aby se posílala rovnou data - např. upozornění z reklamních systémů, poptávky z poptávkových portálů apod. - je veskrze rozumné takové zprávy zpracovat automatizovaně a umožnit tak jejich algoritmické vyhodnocení a případnou automatizovanou akci či upozornění.
  • Získat data z faktury či účtenky a poslat je do systému, který je schopen je zpracovat. To se týká jakéhokoli běžného dokladu - pokud vám externí partneři posílají cokoliv v dokumentech (a nemůžete si s nimi domluvit, aby používali datové formáty), tak se vyplatí z nich načíst byť jen jediný údaj.

I kdyby to mělo být jenom číslo dokladu (třeba pomocí čarového kódu), kterým se identifikuje sken papírové podoby - třeba vlastního dodacího listu.

Částečně užitečné stránky

Podělím se o to, co jsem našel, bohužel většinou je to pouze shluk výrazů, určených především pro vyhledávače. Nenašel jsem žádné rozumné příklady či případové studie. Můžeme však společně báječný příběh o skvělém řešení vytvořit podle toho, co uděláme u vás. 

  • Když se člověk hodně snaží, tak si může odnést určitou inspiraci z 20 firemních aktivit, které lze automatizovat.
  • Celkem zajímavé, ale náročné - Průvodce automatizací dokumentů.
  • Hodně zajímavý článek o automatizaci z druhé strany barikády (automatizované vytváření dokumentů), což se může hodit pro více účelů.
  • Kdyby si někdo chtěl vyzkoušet AI Builder, může si přečíst celkem slušný návod. Rozhodně platí, že je to při seznamování se s technologií poměrně zábavné, u značkování druhého vzorového dokladu to začně být otrava.

Nejdůležitější ovšem není přečíst dokument či mail. To podstatné je vymyslet, co s těmi daty uděláme. Je docela možné, že bez nezaujatého pohledu zvenčí to správné řešení není vidět. I z řady dalších důvodů je rozumné přizvat si k tomu někoho, kdo nejen zná technologie, ale má v úmyslu se primárně zabývat podnikovými procesy.

Naprosto nepoužitelné

Stránky, které ve výsledcích vyhledávání vypadaly zajímavě, ale nic rozumného na nich není.

  • Potřebuje firma automatizovat administrativu?
  • Automatizace administrativních úkonů - to je až nebezpečné. Autor se snaží vyvolat dojem, že s jejich zázračným "workflow" řešením nastane klid a mír. Ke zpracování mailů a organizaci schůzek není uvedeno vůbec nic, totéž platí o nabídkách, správě zákazníků a účetních dokladech. Ale minimálně je uvádí jako oblasti, ve kterých dává smysl se snažit.
  • 10 automatizovatelných činností malé firmy - také spíše o tvorbě - velmi obecně, nic užitečného nenalezeno. Doporučuje nástroje, spíš by bylo rozumné uvést konkrétní příklady - kde pomáhají dovednosti. Může být užitečný, pokud se chcete zamyslet nad úplně základními principy. Ale třeba u otázky řízení času je lepší nejdříve stanovit strategii podpory hospodaření s časem - a to bude 80% dovedností (a pravidel) a 20% nástroje (přičemž nástroj nezbytně musí být součástí firemního ekosystému - jinými slovy - pokud používáte MS365, je zbytečné hledat cokoli jiného (viz dále). 

Celkově je problematické, že naprostá většina zdrojů jsou marketing, který se snaží prodat nástroje a služby. Což je v pořádku, jenom je dobré dávat si pozor na budoucí potřeby (aby se nástroje, které použijete, daly snadno propojit s dalšími podnikovými daty).

Jak dál

Je pravděpodobné, že produktivita znalostního pracovníka je určující faktor konkurenceschopnosti v budoucnu (P. F. Drucker).

  • Znalostní pracovník je člověk, který umí použít informace. Stroje pracují s daty, nikoli informacemi, informace jsou data v kontextu reality. Díky kvalitním informacím a stávajícím znalostem umí najít řešení nových výzev. Tyhle lidi potřebujeme co nejlépe využít. Je jich málo, musíme jejich kapacitu chránit.
  • To znamená převést veškeré vyhodnocení a reakce, která lze algoritmizovat, převést na jednoznačná pravidla. Což nemusí dělat počítače, ale umí to mnohonásobně lépe, než lidé. Nehrozí přitom riziko nesprávné interpretace, obcházení pravidel atd. Získáte robustní základy fungování firmy.
  • Je velmi důležité použít správné nástroje. Zejména musí být otevřené vůči jiným systémům a doplňování individuální funkčnosti. Přitom by měly podporovat sdílení a spolupráci - musí být dostatečně komplexní. Je lepší použít nástroje s robustním základem (komplexní infrastrukturou), přizpůsobit se jejich případným omezením či je v případě nutnosti obejít doplněním vlastní funkčnosti. Tím se rozumí Microsoft 365 nebo obdobný systém od Google. Uvítáme i další doporučení a zkušenosti.

Pokud vás automatizace zajímá, promluvte si s námi. Stále platí, že kdo přijde s dobrým nápadem a rozumnou představou, co a jak by chtěl zautomatizovat, může počítat s naším maximálním zájmem a nezaplatí ani korunu.