Automatizace rutinních administrativních prací

Nechal jsem se vyprovokovat diskusí, ve které se tvrdilo, že se automatizované zpracování prvotních dokladů nevyplatí a je výhodnější nechat je pořizovat brigádníky a podíval jsem se na možnosti Power Automate.

• Hodina na prohlédnutí podkladových informací a ukázek.
• Za další hodinu jsem to naučil jeden typ faktury. Za 10 minut další.
• Data lze vložit kamkoli, kde existuje rozhraní.

Při hledání doporučení, jak využít moderní technologie pro analýzu obsahu dokumentů a zpráv, těžko najít konkrétní příklady. 

• Z velké části jen marketingový humbuk.
• Existují však obory, ve kterých se vyskytuje velmi mnoho neustále se opakujících dokumentů, z nichž je potřeba přebírat obsah. Obvyklý způsob je, že takový dokument přečte člověk a údaje, které potřebuje, zapíše do systému, ve kterém se s nimi pracuje. Typicky účetnictví.
• Překvapivě málo účetních (ve firmách) i účetních firem volá po odpovídajícím využití technologií. Pozor, nejedná se jenom o faktury a účetnictví.

Klíčové téma to je pro firmy, ve kterých je lidská práce (nahraditelná takovouto automatizací) omezujícím faktorem růstu či růstu produktivity (to je typicky ta účetní firma). Je docela možné, že v této oblasti se již nyní rozhoduje o budoucnosti těch schopnějších a zániku slabších hráčů.

Rozpaky

Proč se - jakmile se snadné možnosti robotizace zpracování dokladů objevily - všichni nadšeně nepustili do přechodu od hlavoruční lidské dřiny (rutinní, netvůrčí, úmorné, náchylné k chybám) k robotizaci?

• Není snadné si představit, že to opravdu může fungovat. Málo z nás má někoho, kdo by to s námi vyzkoušel a ukázal - protože aby to člověk pochopil, musí to vidět ve svém prostředí.
• Možná si neumíme spočítat, co se vyplatí a co ne. 
• Přechod na nový způsob zpracování nám obvykle připadá příliš náročný. Nejistý. Riskantní. S nesprávným partnerem a/nebo přístupem to tak bude.
• Je pravděpodobné, že systémům, do kterých bychom chtěli data dostat, chybí potřebné rozhraní, které by se dalo taktéž automatizovaně vyvolat. Nebo o něm nevíme. Prostě ta automatizovaně získaná data není jak využít. Tehdy potřebujeme něco víc, než naučit umělou inteligenci rozpoznávat údaje z textu.

Jak je to u vás? Dejte vědět!

Co znamená automatizovat

Ve smyslu těch "rutinních administrativních prací". Co v administrativě nemají dělat lidé, pokud to mohou dělat algoritmy.

• Velmi obecně - je nesmysl, aby člověk pročítal obsah databáze, když potřebuje něco najít. Jenže v tomto případě není potřeba nic automatizovat, stačí naučit každého správně hledat v nástrojích, které lidé používají. Je pravděpodobné, že velká část neefektivností je velmi snadno odstranitelná právě tím, že si lidé doplní dovednosti. K tomu je nutný primární krok (audit a rozvoj):
  • Někdo nezaujatý musí zhodnotit, co lidé dělají jak a proč.
  • Následně zjistit, jaké možnosti a omezení mají nástroje, které používají.
  • Vymyslet a ověřit rozumné pracovní postupy a předat je lidem.
• V tomto smyslu platí, že je velmi nežádoucí automatizovat neefektivní (či nesmyslné) postupy. Ty je třeba nejdříve uvést do smysluplné podoby.
• Dost často se uvádí, že by se měla automatizovat práce s elektronickou poštou. Může se ovšem stát, že automatizací zpracování jedné zprávy vytvoříme tři další. Je potřeba postupovat opatrně (samostatně). Smyslupná automatizace je - pokud není jiná cesta - přebírat z automaticky vytvářených zpráv (které mají stále stejnou strukturu) ty údaje, které umíme dál automatizovaně využít.

Jedná se zejména o:

• Získávání dat z nestrukturovaných zdrojů - tedy naskenovaný papírový dokument nebo jeho elektronická podoba, popř. jiný text. Snažíme se najít ve zdroji očekávané údaje a ty převést na strojově zpracovatelná data.
  Např. pokud chodí z poptávkového portálu notifikace, je velmi jednoduché každou takovou zprávu převést na data, zařadit je do kontaktů a/nebo použít pro vytvoření návrhu nabídky. To stejné platí pro veškeré obdobné zprávy, obsahující předem známou strukturu údajů, které umíme využít.
• Nastavení pravidel - nejjednodušší příklad jsou pravidla pro zpracování příchozí elektronické pošty. Složitějším mechanismům se říká workflow a každý si pod tím představuje, co chce.
• Především je nutné nastavit jasné a jednoznačné procesy. To jsou závazná pravidla chování lidí - kdo má jaké povinnosti, vázané na definované typy událostí.

Co je a co není rozumné automatizovat 

Dává smysl:

• Na základě zprávy elektronické pošty vytvořit kontakt, dohledat dostupné informace (tedy např. založit firmu, ke které konkrétní osoba patří s využitím veřejných zdrojů). Využít toho, že ve většině zpráv je signatura, tak si z ní převzít telefon a další údaje. Pokud je to zpráva určitého typu (např. se v ní vyskytuje některý signifikantní výraz - poptávka, dotaz na dostupnost), tak by se z ní daly získat i další údaje.
• Pokud odebíráte jakékoli generované zprávy od služeb, které nelze jednoduše nakonfigurovat tak, aby se posílala rovnou data - např. upozornění z reklamních systémů, poptávky z poptávkových portálů apod. - je veskrze rozumné takové zprávy zpracovat automatizovaně a umožnit tak jejich algoritmické vyhodnocení a případnou automatizovanou akci či návrh reakce.
• Získat data z faktury či účtenky a poslat je do systému, který je schopen je zpracovat. To se týká jakéhokoli běžného dokladu - pokud vám externí partneři posílají cokoliv v dokumentech (a nemůžete si s nimi domluvit, aby používali datové formáty), tak se vyplatí z nich načíst byť jen jediný údaj.

I kdyby to mělo být jenom číslo dokladu (třeba pomocí čarového kódu), kterým se identifikuje sken papírové podoby - třeba vlastního dodacího listu.

Částečně užitečné stránky

Podělím se o to, co jsem našel, bohužel většinou je to pouze shluk výrazů, určených především pro vyhledávače. Nenašel jsem žádné rozumné příklady či případové studie. Můžeme však společně báječný příběh o skvělém řešení vytvořit podle toho, co uděláme u vás. 

• Když se člověk hodně snaží, tak si může odnést určitou inspiraci z 20 firemních aktivit, které lze automatizovat.
• Celkem zajímavé, ale náročné - Průvodce automatizací dokumentů.
• Hodně zajímavý článek o automatizaci z druhé strany barikády (automatizované vytváření dokumentů), což se může hodit pro více účelů.
• Kdyby si někdo chtěl vyzkoušet AI Builder, může si přečíst celkem slušný návod. Rozhodně platí, že je to při seznamování se s technologií poměrně zábavné, u značkování druhého vzorového dokladu to začně být otrava.

Nejdůležitější ovšem není přečíst dokument či mail. To podstatné je vymyslet, co s těmi daty uděláme. Je docela možné, že bez nezaujatého pohledu zvenčí to správné řešení není vidět. I z řady dalších důvodů je rozumné přizvat si k tomu někoho, kdo nejen zná technologie, ale má v úmyslu se primárně zabývat podnikovými procesy.

Naprosto nepoužitelné

Stránky, které ve výsledcích vyhledávání vypadaly zajímavě, ale nic rozumného na nich není.

• Potřebuje firma automatizovat administrativu?
• Automatizace administrativních úkonů - to je až nebezpečné. Autor se snaží vyvolat dojem, že s jejich zázračným "workflow" řešením nastane klid a mír. Ke zpracování mailů a organizaci schůzek není uvedeno vůbec nic, totéž platí o nabídkách, správě zákazníků a účetních dokladech. Ale minimálně je uvádí jako oblasti, ve kterých dává smysl se snažit.
• 10 automatizovatelných činností malé firmy - také spíše o tvorbě - velmi obecně, nic užitečného nenalezeno. Doporučuje nástroje, spíš by bylo rozumné uvést konkrétní příklady - kde pomáhají dovednosti. Může být užitečný, pokud se chcete zamyslet nad úplně základními principy. Ale třeba u otázky řízení času je lepší nejdříve stanovit strategii podpory hospodaření s časem - a to bude 80% dovedností (a pravidel) a 20% nástroje (přičemž nástroj nezbytně musí být součástí firemního ekosystému - jinými slovy - pokud používáte MS365, je zbytečné hledat cokoli jiného (viz dále). 

Celkově je problematické, že naprostá většina zdrojů jsou marketing, který se snaží prodat nástroje a služby. Což je v pořádku, jenom je dobré dávat si pozor na budoucí potřeby (aby se nástroje, které použijete, daly snadno propojit s dalšími podnikovými daty).

Jak dál

Je pravděpodobné, že produktivita znalostního pracovníka je určující faktor konkurenceschopnosti v budoucnu (P. F. Drucker).

• Znalostní pracovník je člověk, který umí použít informace. Stroje pracují s daty, nikoli informacemi, informace jsou data v kontextu reality. Díky kvalitním informacím a stávajícím znalostem umí najít řešení nových výzev. Tyhle lidi potřebujeme co nejlépe využít. Je jich málo, musíme jejich kapacitu chránit.
• Měli bychom tedy převést na jednoznačná pravidla veškeré vyhodnocování a reakce, která lze algoritmizovat. Což nemusí dělat počítače, ale umí to mnohonásobně lépe, než lidé. Nehrozí přitom riziko nesprávné interpretace, obcházení pravidel atd. Získáte robustní základy spolehlivosti firemního výkonu.
• Je velmi důležité použít správné nástroje. Zejména musí být otevřené vůči jiným systémům a doplňování individuální funkčnosti. Přitom by měly podporovat sdílení a spolupráci - musí být dostatečně komplexní. Je lepší použít nástroje s robustním základem (komplexní infrastrukturou), přizpůsobit se jejich případným omezením či je v případě nutnosti obejít doplněním vlastní funkčnosti. Tím se rozumí Microsoft 365 nebo obdobný systém od Google. Uvítáme i další doporučení a zkušenosti.

Pokud vás automatizace zajímá, promluvte si s námi. Stále platí, že kdo přijde s dobrým nápadem a rozumnou představou, co a jak by chtěl zautomatizovat, může počítat s naším maximálním zájmem a nezaplatí ani korunu.