Na co všechno používáme Excel? Je to dobře nebo tady něco nehraje?
Ptejme se:
Jenom pro úplnost - tabulkový procesor je bezpochyby naprosto skvělý nástroj. Když se používá k tomu, k čemuje určen.
Což je v pořádku. Dokud se to, co chcete sledovat, vejde do jediné tabulky a pro vaše potřeby stačí vestavěná funkčnost. Příklady "evidencí":
Jakmile se v tabulce objeví multiplicity či nutnost ji provázat s jinými tabulkami (což nastává vždy, jakmile své záznamy potřebujeme propojit s "kmenovými" daty - zaměstnanci, zákazníky, zakázkami, produkty, ... nebo navzájem) tak se tahle tabulka musí zakázat. Nejen její rozšiřování, ale i používání. Již v tomto okamžiku je tedy nutné mít náhradu.
To znamená při vzniku každého takového seznamu začít hledat korektní funkčnost.
Chceme mít jasno v tom, co by měl běžný uživatel ovládat z pokročilé funkčnosti, jakou roli má mít vedoucí jeho týmu a jakou IT specialisté (nejde jen o Excel, ale o všechny kancelářské aplikace, popř. IT celkově).
Není sporu o tom, že lidé, kteří mají tabulkový procesor používat, se s ním musí naučit efektivně zacházet. To platí pro všechny aplikace a nástroje.
Takových je dvanáct do tuctu. Dá dost práce všechny tyto naprosté základy předat a posilovat tak, aby lidé pochopili, že nemají u dvou tisíc řádků dat odstraňovat apostrofy z textů (několik ve více buňkách na každém řádku) pomocí klikání myší. Že nemají "číst" seznam hodnot a tak v něm hledat to, co poteřebují.
Je dobré se zamyslet nad tím, jaké dovednosti rozvíjet.
Nejdříve pár otázek. Spíše řečnických - smyslem je zpochybnit stávající praxi.
Pár příkladů (většinou platí všude totéž, co u zakázek viz níže).
Rizikem je to, že z důvodu omezených možností nástroje nebudete dělat něco, co začne být potřeba až od určité velikosti firmy či komplexnosti činností.
Průzkum: K čemu používáte Excel u vás?
Tabulkový procesor je určen - ačkoli to z toho názvu úplně nevyplýva - k vytváření volných výpočetních struktur - např. k sestavení iniciálního kalkulačního vzorce (např. na jedinečnou zakázku, kde se nepoužívají žádné položky uložené v podnikovém informačním systému - nepravděpodobné). Modely (do určité úrovně) a analýzy. Je skvěle vybaven k tomu, aby použil data z databáze a umožnil nám s nimi prakticky cokoli.
Tabulkový procesor není databáze.
Lidé z MS si z toho sami dělají legraci. Ptají se, jestli víme, co je světově nejčastěji používaný databázový systém … odpověď je Excel. Otázka, jestli je to k smíchu. Pro zpracování dat, které vyžaduje databázový přístup, jsou nutné odpovídající znalosti a dovednosti. Nemá smysl, aby si s nimi hrál metodou pokus-omyl člověk, který je nemá. Používání obecných nástrojů mimo platné / závazné postupy by mělo být celkem nekompromisně zakázáno.
Nejdříve je potřeba provést audit produktivity administrativy. Rádi s tím pomůžeme.
Jakmile vyhodnotíme faktický stav, eliminujeme vytváření i úpravy stávajících tabulek. Místo hraní si s Excelem bude běžným uživatelům (a jejich vedoucím) nastavena povinnost formulovat požadavek se všemi širšími souvislostmi (k čemu je dobrá nová či stávající činnost, veškeré známé vazby atd.). Požadavek zařadíme to katalogu námětů a dáme mu správné místo - dle jeho vazeb na ostatní témata. Až na něj přijde řada, najdeme pro něj správné řešení (pro dané podmínky a dle jeho ekonomické efektivnosti).
Můžeme prakticky garantovat, že nahradit několik prvních provizorních ad hoc řešení korektním nástrojem (např. vytvořit lepší strukturu dat a umístit je kam patří - tedy do databáze, jejich importů, synchronizace, propojení, automatizace & workflow) bude trvat pár dnů, nejvýše týdnů.
Pomáhá lidem správně chápat zejména proč co mají dělat. V rámci toho určuje, jakými nástroji a postupy. Nejlépe (čím kvalifikovanější práce, tím víc) s jejich účastí, popř. jenom podporuje a pomáhá. V rámci této podpory je jeho (nadhled atd.) povinností hledat lepší postupy/nástroje. Právě proto je jeho role zásadní, chápe souvislosti, lépe vnímá skutečné potřeby a jejich význam, má zkušenosti a srovnání odjinud. Zabrání "nejjednoduššímu možnému okamžitému" (obvykle nesprávnému, přinejmenším nekoncepčnímu) řešení.
To je korektní podoba vlastníka procesní oblasti, vedoucího týmu. Zná velmi důkladně pracovní postupy všech rolí, které v týmu má. Je hodnocen za dlouhodobou stabilitu (robustnost) a efektivnost výkonu (kvalita, produktivita, ... versus spotřeba zdrojů). Dokáže navrhnout, připravit a obhájit potřebné změny a vypočítat jejich návratnost. Umí efektivně spolupracovat s externími subjekty, které pro trvalé zdokonalování své procesní oblasti využívá.
Lidí, kteří rozumí IT, může být podle situace ve hře víc. Nemusí být pouze zevniř firmy, je potřeba počítat s tím, že (častou pouze) venku jsou specialisté, kteří mohou poskytnout náměty či řešení (nejlépe již ve fázi "co vlastně potřebujeme vyřešit"), na která interně nepřijdeme. Proto je dobré umět s externisty správně komunikovat. Samostatné téma, bude doplněno.
Podstata jejich účasti je právě v tom, že - ve spolupráci s tím, kdo má dostatečný nadhled a detailní informace o věcné/odborné podstatě požadavků - dokáží (či by měli) najít správnou technologii. Možná lépe dvě tři a ověřením především přezkoumat, nakolik jsou dosud formulované požadavky úplné a konzistentní. To uživatel ani jeho manažer nemají šanci udělat (vždy musí upřednostnit to první nejjednoduššeji dostupné řešení).
Promyslete si, co všechno děláte pomocí tabulkového procesoru a jestli to nepotřebuje přehodnotit. Nebo si o tom promluvte s námi.