Excel všemohoucí

Ptejme se:

• Je rozumné používat na správu zakázek / řízení výroby tabulkový procesor?
• Je přípustné, aby si tu tabulku "pro sebe" vytvářel nekvalifikovaný (pro vývoj funkčnosti v dané oblasti) běžný uživatel?
• Jak řešit obdobné potřeby?

Jenom pro úplnost - tabulkový procesor je bezpochyby naprosto skvělý nástroj. Když se používá k tomu, k čemuje určen.

Všechny evidence začínají jako tabulka

Což je v pořádku. Dokud se to, co chcete sledovat, vejde do jediné tabulky a pro vaše potřeby stačí vestavěná funkčnost. Příklady "evidencí":

• Výkaz práce.
• Evidence úkolů.
• Kontroly.
• Požadavky.
• Nedejbože cestovní příkazy / vyúčtování.
• Existují i pokusy řídit pomocí (50 či více rádoby provázaných) tabulek zakázkovou výrobu včetně spotřeby materiálu a vytížení kapacit. 
• ... nebo se podívejte do svých úložišť. 😎

Jakmile se v tabulce objeví multiplicity či nutnost ji provázat s jinými tabulkami (což nastává vždy, jakmile své záznamy potřebujeme propojit s "kmenovými" daty - zaměstnanci, zákazníky, zakázkami, produkty, ... nebo navzájem) tak se tahle tabulka musí zakázat. Nejen její rozšiřování, ale i používání. Již v tomto okamžiku je tedy nutné mít náhradu.

To znamená při vzniku každého takového seznamu začít hledat korektní funkčnost.

• Tabulkou se ověří skutečná podoba potřeb a zjistí souvislosti.
• Občas zjistíte, že potřebný nástroj již k dispozici je, jenom nikoho nenapadlo jej použít. Naprostou většinu běžných požadavků kryje standardní funkčnost existujících aplikací (stačí mít dobře zmapované potřeby a znát skutečné možnosti technologií).
• Vždy zjistíte, že původní představa byla výrazně neúplná. Po potřebné analýze / specifikaci se použijí nejvhodnější technologie, které pokryjí funkčnost navrženou pro první fázi využití a zajistí efektivní možnost dalšího rozšiřování / rozvoje.  

Nestačily by lepší dovednosti uživatelů?

Chceme mít jasno v tom, co by měl běžný uživatel ovládat z pokročilé funkčnosti, jakou roli má mít vedoucí jeho týmu a jakou IT specialisté (nejde jen o Excel, ale o všechny kancelářské aplikace, popř. IT celkově).

Není sporu o tom, že lidé, kteří mají tabulkový procesor používat, se s ním musí naučit efektivně zacházet. To platí pro všechny aplikace a nástroje. 

• Klávesové zkratky.
• Hromadné operace - např. v Excelu zadat hodnotu do označených buněk. Hledání a nahrazování. Filtrování a řazení.
• Regulární výrazy.
• Překlopit řádky na sloupce.
• Používání názvů (pojmenované oblasti).
• Musí vědět, že prostě nesmí do vzorců používat konstanty.

Takových je dvanáct do tuctu. Dá dost práce všechny tyto naprosté základy předat a posilovat tak, aby lidé pochopili, že nemají u dvou tisíc řádků dat odstraňovat apostrofy z textů (několik ve více buňkách na každém řádku) pomocí klikání myší. Že nemají "číst" seznam hodnot a tak v něm hledat to, co poteřebují.

Spíše jsou potřeba zvládout základy

Je dobré se zamyslet nad tím, jaké dovednosti rozvíjet.

• Mají se učit obecnou funkčnost a tu potom dle vlastního uvážení uplatňovat v praxi?
• Nebylo by lepší, aby někdo s potřebným nadhledem a znalostmi zjistil, jak lze co nejefektivěji vykonávat jejich práci? Potom jim to ukázat a procvičit.
• Mají se koncoví uživatelé trápit s tím, k čemu by vlastně měl být ten který nástroj používán? Zda se hodí pro jejich potřeby či nikoliv (jakou úroveň znalostí k tomuto potřebují)?
• Co všechno se mají učit - a proč?

Nejdříve pár otázek. Spíše řečnických - smyslem je zpochybnit stávající praxi.

• Mají se všichni učit všechno? Jak vědí, co všechno? Má to být na jejich uvážení?
• Nebylo by lepší, kdyby se věnovali tomu, jak správně a účelně dělat svoji práci (rozumí se v tomto smyslu účast na trvalém zdokonalování procesů / činností - těch odborných, kterým rozumí nejlépe) a v rámci toho korektně identifikovali překážky / omezení a požadavky na řešení / jeho rozvoj. 
  • Ve velmi renomované firmě se zjevně vyskytuje brutálně amatérské řešení (bohužel je vlákno dostupné jen členům skupiny Exel and VBA Users) ... což není nic neobvyklého. Ale jak je možné, že se "Senior Manufacturing Engineer & Team Lead" na sociální síti dotazuje na to, jak upravit kód ve VBA pro zjevně extrémně amatérskou & primitivní "aplikaci"? Vždyť to je naprosto šílené!
  • O kolik bude levnější a rychlejší, když na základě korektně definovaných požadavků vytvoří a doručí robustní nástroj kompetentní dodavatel?
• Má běžný uživatel (typu referent, popř. měl by mít) dostatečnou kvalifikaci k tomu, aby mohl vytvořit pomůcku, která mu bude pomáhat v běžných činnostech?
  
  • Má ji dělat sám pro sebe?
  • Využije tu kvalifikaci?

Nevytvářejte aplikace - na to jsou databáze!

Pár příkladů (většinou platí všude totéž, co u zakázek viz níže).

• Obvyklé použití je seznam zakázek (v horším případě zákazníků). Jakmile by se měl obsahovat něco víc než zákazníka, styčnou osobu, termín nejbližšího milníku, zodpovědného pracovníka apod. - tedy chtěli bychom, aby sloužil např. jako nástroj kontroly postupu prací (neřku-li pro řízení kapacit), pořád to jde, ale poměr užitek/úsilí se rychle zhoršuje.
• Většinou všechny "evidence" týkající se personálních aktivit.
• V prezentaci "Nástroje Office 365" (příběh je o nesprávném použití a nedostatečné podpoře uživatelů).
• Naprosto šílená zkušenost - velká stavební firma, která musí svému klíčovému zákazníkovi předkládat plány práce projektu ve formátu MS Project, ale ...
  … přepisuje je do toho Project-u bez využití jeho funkcí ze svých Excel-ových sešitů. Proč? Údajně proto, že s Excelem "... všichni umí zacházet …". Ani nemá smysl popisovat, jaká je realita (toho "umí zacházet"). Nemluvě o tom, jestli pro tu firmu je přijatelné řídit opravdu velké stavby pomocí Excelu v rukou hordy amatérů.
• Často se tabulkový procesor používá pro kalkulaci nabídek. To by mohlo být relativně správné. Naneštěstí se právě tady dají objevit skutečné "perly". Obvykle je to dáno tím, že běžný uživatel nevěří, že by mu mohl někdo pomoci, tak se snaží sám vytvořit dle svého nejlepšího přesvědčení alespoň něco. Bude doplněno.
• Extrémní případ bylo řízení výroby a nákupu sezónních produktů pomocí kontingenčních tabulek nad daty loňských prodejů. Což je současně i příběh s dobrým koncem. Vlastně výtečným.

Rizikem je to, že z důvodu omezených možností nástroje nebudete dělat něco, co začne být potřeba až od určité velikosti firmy či komplexnosti činností.

Průzkum: K čemu používáte Excel u vás?

Správný typ nástroje

Tabulkový procesor je určen - ačkoli to z toho názvu úplně nevyplýva - k vytváření volných výpočetních struktur - např. k sestavení iniciálního kalkulačního vzorce (např. na jedinečnou zakázku, kde se nepoužívají žádné položky uložené v podnikovém informačním systému - nepravděpodobné). Modely (do určité úrovně) a analýzy. Je skvěle vybaven k tomu, aby použil data z databáze a umožnil nám s nimi prakticky cokoli. 

Tabulkový procesor není databáze.

Lidé z MS si z toho sami dělají legraci. Ptají se, jestli víme, co je světově nejčastěji používaný databázový systém … odpověď je Excel. Otázka, jestli je to k smíchu. Pro zpracování dat, které vyžaduje databázový přístup, jsou nutné odpovídající znalosti a dovednosti. Nemá smysl, aby si s nimi hrál metodou pokus-omyl člověk, který je nemá. Používání obecných nástrojů mimo platné / závazné postupy by mělo být celkem nekompromisně zakázáno.

Zakázat lidovou tvořivost

Nejdříve je potřeba provést audit produktivity administrativy. Rádi s tím pomůžeme.

Jakmile vyhodnotíme faktický stav, eliminujeme vytváření i úpravy stávajících tabulek. Místo hraní si s Excelem bude běžným uživatelům (a jejich vedoucím) nastavena povinnost formulovat požadavek se všemi širšími souvislostmi (k čemu je dobrá nová či stávající činnost, veškeré známé vazby atd.). Požadavek zařadíme to katalogu námětů a dáme mu správné místo - dle jeho vazeb na ostatní témata. Až na něj přijde řada, najdeme pro něj správné řešení (pro dané podmínky a dle jeho ekonomické efektivnosti).

Můžeme prakticky garantovat, že nahradit několik prvních provizorních ad hoc řešení korektním nástrojem (např. vytvořit lepší strukturu dat a umístit je kam patří - tedy do databáze, jejich importů, synchronizace, propojení, automatizace & workflow) bude trvat pár dnů, nejvýše týdnů.

Role manažera

Pomáhá lidem správně chápat zejména proč co mají dělat. V rámci toho určuje, jakými nástroji a postupy. Nejlépe (čím kvalifikovanější práce, tím víc) s jejich účastí, popř. jenom podporuje a pomáhá. V rámci této podpory je jeho (nadhled atd.) povinností hledat lepší postupy/nástroje. Právě proto je jeho role zásadní, chápe souvislosti, lépe vnímá skutečné potřeby a jejich význam, má zkušenosti a srovnání odjinud. Zabrání "nejjednoduššímu možnému okamžitému" (obvykle nesprávnému, přinejmenším nekoncepčnímu) řešení.

To je korektní podoba vlastníka procesní oblasti, vedoucího týmu. Zná velmi důkladně pracovní postupy všech rolí, které v týmu má. Je hodnocen za dlouhodobou stabilitu (robustnost) a efektivnost výkonu (kvalita, produktivita, ... versus spotřeba zdrojů). Dokáže navrhnout, připravit a obhájit potřebné změny a vypočítat jejich návratnost. Umí efektivně spolupracovat s externími subjekty, které pro trvalé zdokonalování své procesní oblasti využívá.

Role IT specialistů

Lidí, kteří rozumí IT, může být podle situace ve hře víc. Nemusí být pouze zevniř firmy, je potřeba počítat s tím, že (častou pouze) venku jsou specialisté, kteří mohou poskytnout náměty či řešení (nejlépe již ve fázi "co vlastně potřebujeme vyřešit"), na která interně nepřijdeme. Proto je dobré umět s externisty správně komunikovat. Samostatné téma, bude doplněno.

Podstata jejich účasti je právě v tom, že - ve spolupráci s tím, kdo má dostatečný nadhled a detailní informace o věcné/odborné podstatě požadavků - dokáží (či by měli) najít správnou technologii. Možná lépe dvě tři a ověřením především přezkoumat, nakolik jsou dosud formulované požadavky úplné a konzistentní. To uživatel ani jeho manažer nemají šanci udělat (vždy musí upřednostnit to první nejjednoduššeji dostupné řešení).

Promyslete si, co všechno děláte pomocí tabulkového procesoru a jestli to nepotřebuje přehodnotit. Nebo si o tom promluvte s námi.