Na co všechno používáme Excel? Je to dobře nebo tady něco nehraje?
Ptejme se:
Což je v pořádku. Dokud se to, co chcete sledovat, vejde do jediné tabulky a pro vaše potřeby stačí vestavěná funkčnost. Jakmile se v tabulce objeví multiplicity či nutnost ji provázat s jinými tabulkami (což nastává vždy, jakmile své záznamy potřebujeme propojit s "kmenovými" daty - zaměstnanci, zákazníky, zakázkami, ...) tak se tahle tabulka musí zakázat. Nejen její rozšiřování, ale i používání. Je tedy nutné mít náhradu.
To znamená nejlépe ihned po jejím vzniku zahájit korektní vývoj funkčnosti. Tím se ověří podoba požadavku a zjistí souvislosti. Můžete zjistit, že potřebná funkčnost již k dispozici je, jenom o ní dotyčný uživatel neví. Po potřebné analýze / specifikaci se použijí nejvhodnější technologie, které pokryjí funkčnost navrženou pro první fázi využití a zajistí efektivní možnost dalšího rozšiřování / vývoje.
Chceme mít jasno v tom, co by měl běžný uživatel ovládat z pokročilých možností, jakou roli má mít vedoucí jeho týmu a jakou IT specialisté. Jedná se o všechny kancelářské aplikace, popř. IT celkově.
Není sporu o tom, že lidé, kteří mají Excel používat, se s ním musí naučili efektivně zacházet. To platí pro všechny aplikace a nástroje. Otázka je, jak by takový rozvoj dovedností měl vypadat.
Nejdříve pár otázek. Spíše řečnických - smyslem je zpochybnit stávající praxi.
Průzkum: K čemu používáte Excel u vás?
Tabulkový procesor je určen - ačkoli to z toho názvu úplně nevyplýva - k vytváření volných výpočetních struktur - např. k sestavení kalkulačního vzorce na jedinečný projekt, kde se nepoužívají žádné položky uložené v podnikovém informačním systému. Modely a analýzy. Je skvěle vybaven k tomu, aby použil data z databáze a umožnil nám s nimi prakticky cokoli.
Ale není to databáze.
Lidé z MS si z toho sami dělají legraci. Ptají se, jestli víme, co je světově nejčastěji používaný databázový systém … odpověď je Excel. Otázka, jestli je to k smíchu. Pro zpracování dat, které vyžaduje databázový přístup, jsou nutné odpovídající znalosti a dovednosti. Nemá smysl, aby si s nimi hrál metodou pokus-omyl člověk, který je nemá. Používání obecných nástrojů mimo platné / závazné postupy by mělo být celkem nekompromisně zakázáno.
Nejdříve je potřeba provést audit produktivity administrativy. Rádi s tím pomůžeme.
Jakmile vyhodnotíme faktický stav, eliminujeme jakékoli vytváření i úpravy stávajících tabulek. Místo hraní si s Excelem bude nastavena povinnost formulovat požadavek se všemi širšími souvislostmi (k čemu je dobrá nová či stávající činnost, veškeré známé vazby atd.). Požadavek zařadíme to katalogu námětů a dáme mu správné místo - dle jeho vazeb na ostatní témata. Až na něj přijde řada, najdeme pro něj správné řešení (pro dané podmínky a dle jeho ekonomické efektivnosti).
Můžeme prakticky garantovat, že nahradit několik prvních provizorních ad hoc řešení korektním nástrojem (např. vytvořit lepší strukturu dat, jejich importů, synchronizace, propojení, automatizace) bude trvat pár dnů, nejvýše týdnů.
Pomáhá lidem správně chápat, co mají dělat. V rámci toho určuje, jakými nástroji a postupy. Nejlépe (čím kvalifikovanější práce, tím víc) s jejich účastí, popř. jenom podporuje a pomáhá. V rámci toho se vždy hledají možnosti lepších nástrojů. Právě proto je jeho role zásadní, protože může poskytnout nadhled, popř. zkušenosti a srovnání odjinud. Zabrání "nejjednoduššímu možnému okamžitému" (obvykle nesprávnému, přinejmenším nekoncepčnímu) řešení.
Lidí, kteří rozumí IT, může být podle situace víc. Obvykle nebudou všichni interní, je potřeba počítat s tím, že i vně firmy jsou odborníci, kteří mohou poskytnout náměty či řešení (rozumí se již ve fázi "co vlastně potřebujeme vyřešit"), na která sami prostě nepřijdeme.
Podstata jejich účasti je právě v tom, že - ve spolupráci s tím, kdo má dostatečný nadhled a detailní informace o podstatě požadavků - dokáží (či by měli) najít správnou technologii. Možná lépe dvě tři a ověřením především přezkoumat, nakolik jsou dosud formulované požadavky úplné a konzistentní. To uživatel ani jeho manažer nemají šanci udělat.
Tak si promyslete, co všechno děláte s tabulkovým procesorem a jestli to nepotřebuje trošku přehodnotit. Nebo si o tom promluvte s námi.