Excel všemohoucí

21. 02. 2021 Petr Opletal

Na co všechno používáme Excel? Je to dobře nebo tady něco nehraje?

Excel všemohoucí

Ptejme se:

  • Je rozumné používat na správu zakázek / řízení výroby tabulkový procesor?
  • Je přípustné, aby si tu tabulku "pro sebe" vytvářel nekvalifikovaný (pro vývoj funkčnosti v dané oblasti) běžný uživatel?
  • Jak řešit obdobné potřeby?

Všechny evidence začínají jako tabulka

Což je v pořádku. Dokud se to, co chcete sledovat, vejde do jediné tabulky a pro vaše potřeby stačí vestavěná funkčnost. Jakmile se v tabulce objeví multiplicity či nutnost ji provázat s jinými tabulkami (což nastává vždy, jakmile své záznamy potřebujeme propojit s "kmenovými" daty - zaměstnanci, zákazníky, zakázkami, ...) tak se tahle tabulka musí zakázat. Nejen její rozšiřování, ale i používání. Je tedy nutné mít náhradu.

To znamená nejlépe ihned po jejím vzniku zahájit vývoj korektní funkčnosti. Tím se ověří podoba požadavku a zjistí souvislosti. Občas zjistíte, že potřebný nástroj již k dispozici je, jenom o něm dotyčný uživatel neví. Po potřebné analýze / specifikaci se použijí nejvhodnější technologie, které pokryjí funkčnost navrženou pro první fázi využití a zajistí efektivní možnost dalšího rozšiřování / vývoje.  

Dovednosti

Chceme mít jasno v tom, co by měl běžný uživatel ovládat z pokročilých možností, jakou roli má mít vedoucí jeho týmu a jakou IT specialisté. Jedná se o všechny kancelářské aplikace, popř. IT celkově.

Není sporu o tom, že lidé, kteří mají Excel používat, se s ním musí naučili efektivně zacházet. To platí pro všechny aplikace a nástroje. Otázka je, jak by takový rozvoj dovedností měl vypadat.

  • Jestli se mají učit obecnou funkčnost a tu potom dle vlastního uvážení uplatňovat v praxi.
  • Nebo má někdo zjisti, jak co nejefektivěji dělat jejich práci. Potom jim to ukázat a procvičit.
  • Resp. jestli se koncoví uživatelé mají trápit s tím, k čemu by vlastně měl být ten který nástroj používán. Zda se hodí pro jejich potřeby či nikoliv.

Nejdříve pár otázek. Spíše řečnických - smyslem je zpochybnit stávající praxi.

  • Mají se všichni učit všechno? Jak vědí, co všechno? Má to být na jejich uvážení?
  • Nebylo by lepší, kdyby se věnovali tomu, jak mají správně a účelně dělat svoji práci (rozumí se účast na trvalém zdokonalování procesů / činností) a v rámci toho korektně identifikovali překážky / omezení a požadavky na řešení. 
    • Ve velmi renomované firmě se zjevně vyskytuje brutálně amatérské řešení (bohužel je vlákno dostupné jen členům skupiny) ... což není nic neobvyklého. Ale jak je možné, že se "Senior Manufacturing Engineer & Team Lead" na sociální síti dotazuje na to, jak upravit kód ve VBA pro zjevně extrémně primitivní "aplikaci" na řízení výroby? Vždyť to je naprosto šílené! 
    • O kolik bude levnější a rychlejš, když na základě korektně definovaných požadavků vytvoří a doručí robustní nástroje někdo kompetentní?
  • běžný uživatel (typu referent, popř. měl by mít) dostatečnou kvalifikaci k tomu, aby mohl vytvořit pomůcku, která mu bude pomáhat v běžných činnostech?
    • Má ji dělat sám pro sebe? Využije tu kvalifikaci?
    • Pěkný příklad v prezentaci "Nástroje Office 365" (příběh je o nesprávném použití a nedostatečné podpoře uživatelů).
    • Naprosto absurdní příklad - velká stavební firma, která musí svému klíčovému zákazníkovi předkládat plány práce projektu ve formátu MS Project, ale ...
      … přepisuje je do toho Project-u ručně ze svých Excel-ových sešitů. Proč? Údajně proto, že s Excelem "... všichni umí zacházet …". Ani nemá smysl popisovat, jaká je realita (toho "umí zacházet"). Nemluvě o tom, jestli pro tu firmu je přijatelné řídit opravdu velké stavby pomocí Excelu v rukou hordy amatérů.
    • Často se tabulkový procesor používá pro kalkulaci nabídek. To by mělo být relativně správné, i když i v těchto případech se dají objevit skutečné "perly". A vždy to je dáno tím, že běžný uživatel nevěří, že by mu mohl někdo pomoci, tak se snaží sám vytvořit dle svého nejlepšího přesvědčení alespoň něco. Bude doplněno.
    • Extrémní případ bylo řízení výroby a nákupu pomocí kontingenčních tabulek nad daty loňských prodejů. Prozatím zjednodušená verze - článek o řešení materiálového toku.

Průzkum: K čemu používáte Excel u vás?

Správný typ nástroje

Tabulkový procesor je určen - ačkoli to z toho názvu úplně nevyplýva - k vytváření volných výpočetních struktur - např. k sestavení kalkulačního vzorce na jedinečný projekt, kde se nepoužívají žádné položky uložené v podnikovém informačním systému. Modely a analýzy. Je skvěle vybaven k tomu, aby použil data z databáze a umožnil nám s nimi prakticky cokoli. 

Ale není to databáze.

Lidé z MS si z toho sami dělají legraci. Ptají se, jestli víme, co je světově nejčastěji používaný databázový systém … odpověď je Excel. Otázka, jestli je to k smíchu. Pro zpracování dat, které vyžaduje databázový přístup, jsou nutné odpovídající znalosti a dovednosti. Nemá smysl, aby si s nimi hrál metodou pokus-omyl člověk, který je nemá. Používání obecných nástrojů mimo platné / závazné postupy by mělo být celkem nekompromisně zakázáno.

Zakázat lidovou tvořivost

Nejdříve je potřeba provést audit produktivity administrativy. Rádi s tím pomůžeme.

Jakmile vyhodnotíme faktický stav, eliminujeme jakékoli vytváření i úpravy stávajících tabulek. Místo hraní si s Excelem bude nastavena povinnost formulovat požadavek se všemi širšími souvislostmi (k čemu je dobrá nová či stávající činnost, veškeré známé vazby atd.). Požadavek zařadíme to katalogu námětů a dáme mu správné místo - dle jeho vazeb na ostatní témata. Až na něj přijde řada, najdeme pro něj správné řešení (pro dané podmínky a dle jeho ekonomické efektivnosti).

Můžeme prakticky garantovat, že nahradit několik prvních provizorních ad hoc řešení korektním nástrojem (např. vytvořit lepší strukturu dat, jejich importů, synchronizace, propojení, automatizace) bude trvat pár dnů, nejvýše týdnů.

Role manažera

Pomáhá lidem správně chápat zejména proč co mají dělat. V rámci toho určuje, jakými nástroji a postupy. Nejlépe (čím kvalifikovanější práce, tím víc) s jejich účastí, popř. jenom podporuje a pomáhá. V rámci této podpory je jeho (nadhled atd.) povinností hledat lepší postupy/nástroje. Právě proto je jeho role zásadní, chápe souvislosti, lépe vnímá skutečné potřeby a jejich význam, má zkušenosti a srovnání odjinud. Zabrání "nejjednoduššímu možnému okamžitému" (obvykle nesprávnému, přinejmenším nekoncepčnímu) řešení.

To je korektní podoba vlastníka procesní oblasti, vedoucího týmu. Zná velmi důkladně pracovní postupy všech rolí, které v týmu má. Je hodnocen za dlouhodobou stabilitu (robustnost) a efektivnost výkonu (kvalita, produktivita, ... versus spotřeba zdrojů). Dokáže navrhnout, připravit a obhájit potřebné změny a vypočítat jejich návratnost. Umí efektivně spolupracovat s externími subjekty, které pro trvalé zdokonalování své procesní oblasti využívá.

Role IT specialistů

Lidí, kteří rozumí IT, může být podle situace víc. Nebudou (nikdy) pouze interní, je potřeba počítat s tím, že (častou pouze) mimo organizaci jsou odborníci, kteří mohou poskytnout náměty či řešení (rozumí se již ve fázi "co vlastně potřebujeme vyřešit"), na která sami prostě nepřijdeme. Proto je dobré umět s takovými externími experty správně jednat. Samostatné téma, bud doplněno.

Podstata jejich účasti je právě v tom, že - ve spolupráci s tím, kdo má dostatečný nadhled a detailní informace o podstatě požadavků - dokáží (či by měli) najít správnou technologii. Možná lépe dvě tři a ověřením především přezkoumat, nakolik jsou dosud formulované požadavky úplné a konzistentní. To uživatel ani jeho manažer nemají šanci udělat.

Tak si promyslete, co všechno děláte s tabulkovým procesorem a jestli to nepotřebuje trošku přehodnotit. Nebo si o tom promluvte s námi.