Jak lépe využít Office 365

12. 05. 2021 Petr Opletal

Malá firma - 5 lidí v administrativě včetně šéfa a obchodu plus 2 konstruktéři. Externí správce IT doporučí (vnutí) majiteli Office 365. Slíbí, že ukáže, k čemu je to dobré. Jaká je vaše zkušenost?

Jak lépe využít Office 365

Firma měla lokální síť s interním serverem plus vlastní poštovní server - přechodem na Office 365 se řešila náhrada jeho licencování (výchozí stav nemá smysl komentovat). Jenže fakticky se vůbec nic nestalo. Žádná z funkčností Microsoft 365 není využívána. Vyjma Exchange v nejjednodušší možné podobě. Skutečné možnosti prostředí nikdo nenabídnul ani nevysvětlil.

Office/MS 365 není zdaleka pouze poštovní server.

Vždy je nanejvýš rozumné se zamyslet (nebo si nechat udělat audit) nad tím, jakým způsobem jsme dosud řídili (nejen) elektronickou komunikaci a zpracování informací v tom nejširším možném slova smyslu. S vědomím, že to, co bylo před 10 lety dobrou praxí, nejspíš dnes bude velmi problematické.

Nás zajímá, jak využít potenciál technologií. Běžný uživatel (už vůbec majitel či manažer menší firmy) nemá prostor na hledání, co je a co není možné. Těžko si představí, že by se věci daly dělat úplně jinak. Běžný IT-specialista zase obvykle není schopen správně vnímat běžné provozní potřeby a nacházet k nim vhodnou funkčnost. Potřebujeme někoho, kdo rozumí technologiím a současně je ochoten se zabývat tím, co, jak a proč uživatelé dělají.

Co se s novými technologiemi dá dělat lépe

Hodně a není to až tak složité. V tomto konkrétním případě stačila slabá hodinka povídání s majitelkou. Podstatné bylo, že ta je otevřená změnám. Její největší výhodou je to, že nepotřebuje obhájit, že všechno, co dělají, je dokonalé. Je schopna si přiznat, že se to dá dělat lépe. Stačilo jí pár příkladů:

  • Knihovna pro řízenou podnikovou dokumentaci - zadání, připomínkování atd. Pokud cokoli (pravidla, postupy, ...) formalizujete, něco takového potřebujete. Např. pokud máte ISO.
  • Centralizace obchodní komunikace do jedné sdílené schránky elektronické pošty a nastavení takových pravidel a přístupových práv, aby byla veškerá výměna zpráv na jediném místě.
  • Flexibilní zakázková a produktová dokumentace - ukládání dokumentů s potřebnými metadaty do knihovny tak, aby se daly snadno vybrat podle potřebných hledisek
    • Na základě zkušenosti z auditorské firmy, která potřebuje přistupovat k dokumentaci auditů podle typu dokumentu, auditora, zákazníka a roku.
    • Největší výhoda je jednoduchost přidání hlediska (údaje/dimenze).
    • Obdobná organizace dokumentace k zakázkám/produktům u montážní firmy, která dováží a instaluje topení do hal - ke každému agregátu patří několik dokumentů, které lze sdílet pro všechny instalace. Naopak protokoly a dokumentace zapojení a servisu musí být podle zákazníků a místa, zařízení, technika a času. 
  • Automatizace zpracování poptávek - tvorba nabídek.

Největším přínosem takovýchto zcela jednoduchých řešení je to, že se snadno získá přehled a lze vyhodnotit, co je v jakém stavu. A otevíráte si cestu k poměrně účinnému úkolování lidí a postupnému zjednodušování všeho, co se dosud dělá víceméně lopotně.

Evidence reklamací

Při schůzce jsme nepřišli na nic, co by se u nich konkrétně dalo snadno vylepšit převodem do cloudu. Ani jsme to neměli v úmyslu (ta schůzka nebyla kvůli Office). Za týden přišel mail, ve kterém bylo mimo jiné.

"Především potřebuji zlepšit evidenci reklamací a stížností tak, aby byly archivovány a přístupné pro určené uživatele. Teď to máme řešeno tak, že na serveru je složka, kam musí každý příjemce reklamace uložit záznam o reklamaci. Výsledek je ten, že je sice 100 % reklamací vyřešeno, ale máme jen asi 20 % záznamů. Ostatní proběhne pouze v mailové komunikaci se zákazníkem a do té složky záznam nikdo nevytvoří, protože je to pracné a kolegové v prodeji to nestíhají (nebo se jim nechce, zapomenou apod.)."

Tohle je z její strany perfektní pochopení možností. Ideální agenda na demonstraci možností a ověření toho, nakolik může být O365 pro firmu přínosem.

  • Správa časově rozložených „záležitostí“ (což znamená, že se čeká na reakce interních či externích subjektů), u kterých se každou má postupně či souběžně zabývat víc lidí, je oblast, pro kterou by měla být O365 užitečným nástrojem (sdílení, úkoly, ...).
  • Velká část aktivit navazuje na elektronickou poštu. Ať už příchozí nebo odesílanou - zprávy zákazníkovi je velmi snadné a správné automatizovat.
  • Je potřeba hlídat termíny. V takovém případě se automatizace hodí.
  • Samozřejmě je otázka, jestli je "dokument" správným způsobem záznamu reklamačního případu. Či spíše není - tohle je přesně to, co může a musí být úplně jinak.

Našlo by se toho víc.

  • V rozšířené verzi se dá udělat (jednoduchý při využití Forms) formulář pro vyplnění reklamace zákazníkem. Pomocí workflow lze zadaná data zpracovat a vytvořit reklamační protokol a spustit další činnosti. Tohle se dá řešit mnohem sofistikovaněji, ale je téměř jisté, že by to pro daný účel a situaci bylo zbytečné.
  • Stejným způsobem lze nahrát potřebné dokumenty nebo fotky. Popř. je poloautomatizovaně uložit z přijatého mailu na správné místo se správnými metadaty.
  • Pokud máte ISO, je to jasná výzva k zefektivnění systému řízení neshod.

Taky řešíte reklamace? Nebo něco podobného? Nechce si o tom promluvit? Stále pokračuje nabídka vývoje pilotního řešení zdarma.

Příběh pokračuje tím, jaký je správný přístup k využití nových technologií, resp. racionalizaci stávajících neuspokojivě fungujících administrativních činností.