Projektová kancelář

Možná si myslíte, že projektová kancelář (dále PK/PMO) je nesmysl vhodný nejvýše tak pro velké organizace, které pro své přežití (či řízený zánik) potřebují nekonečně mnoho byrokracie. Což nejpíš v řadě případů může být pravda. Nebo to tak vypadá.

Viděli jsme situace, kdy tato role byla svěřena lidem, kteří sice měli certifikát některé rádobyprojektové metodiky, ale neměli vůbec žádné zkušenosti s projektovým řízením. Zato měli představu, že jde jen o vyplňování tabulek (celkem logicky, když vrcholové vedení, resp. "výkonný výbor" nechce nic jiného). I tak se to dá pojmout. Nelze to ovšem doporučit.

Proč potřebujete projektovou kancelář

Předpokládejme, že se shodneme v tom, že:

• Projekt je (mimořádná) aktivita, která umožní organizaci získat něco, do nesporně potřebuje. Není to běžný provoz - viz rozdíl mezi projektem a zakázkou (např. u architektonické / projekční firmy), který musí být řízen procesně.
• Aby to dopadlo (pokud možno dobře), je potřeba práci řídit - to musí dělat vedoucí projektu. S respektováním principu jediného zodpovědného vedoucího a nedělitelné zodpovědnosti. To není úplně jednoduché.
• Obvykle firma potřebuje víc změn. Ke každému z potřebných výstupů vede jiná cesta. Občas se kříží a je potřeba na některé z cest počkat (obrazně).
• Dá se to chápat i tak, že máte proces rozvoje.
  • Může se podařit dodržovat zásadu "pouze jediná změna". Je to ideál, kterého těžko dosáhnout. I tak je nutné řídit změnu projektově.
  • Je potřeba koordinovat ostatní aktivity, připravovat návazné záměry.
  • Tak jako tak spousta práce pro manažera (strategického) rozvoje.
• Pokud máte víc jak jeden strategický záměr, které je žádoucí podpořit jedním nebo více projekty, máte projektové portfolio.

Pokud máte projektové portfolio, potřebujete někoho, kdo se bude starat, aby to, co v rámci takto organizované snahy probíhá, běželo podle stanovených pravidel, zajistil centrální správu zdrojů, nástroje, metodiku a dovednosti a spoustu dalších. Potřebujete projektovou kancelář.

Projektová kancelář řídí projektové portfolio

Do určitého rozsahu se dají mimořádné aktivity zvládnout mimořádným, byť neorganizovaným a neformalizovaným úsilím. Občas do překvapivě velkého rozsahu. Jenže velmi brzy narazíte na hranice ekonomické efektivnosti. Mimořádné úsilí je vzácná bylina a proto je většinou nedostupná. Fakticky roste pouze v nadšení jednotlivce. To je nespolehlivé a neřiditelné. Navíc rychle uvadá.

Podstata projektového přístupu je jiná. Mimořádné aktivity (pozor, zakázky až na velmi specifické případy není radno v tomto kontextu chápat jako projekty) jsou nutnou podmínkou rozvoje organizace, tedy jejího přežití. Proto nemůžete spoléhat na nadšení a mimořádné úsilií. Musíte využívat projektové řízení. To znamená nastavit pravidla (systém/proces projektového řízení). Jestliže máme více součastně běžících projektů, budou se dostávat do konfliktu ve snaze využít některý omezený (typicky personální/kapacitní) zdroj. Proto bude nutné se naučit stavět projekty kolem zdrojů (samostatně). Nejen to, bude potřeba řešit odchylky, hlídat rizika atd.

Nejjednodušším a elementárním požadavkem na správu projektového portfolia je sledování postupu, vyhodnocování (podpora/regulace/řešení) neočekávaných odchylek s cílem zabránit neefektivnímu vynakládání zdrojů nebo vzniku neřešitelných problémů. Nadhled na úrovni všech (i plánovaných) projektů. Zjednodušeně - běžící projekt korigovat či podpořit nebo zastavit.

Primárním úkolem projektové kanceláře je koordinace. Podpora.

Logicky k tomu patří robustní metodika. Jejím garantem musí být PK. Jejím úkolem je:

• Dohlížet na to, jak projektový manažer a jeho tým pracují a zda všichni uvnitř i kolem projektů dodržují stanovená pravidla.
• Vyhodnotit, jak závažné problémy a odchylky se aktuálně v projektu vyskytují a podle toho pomáhat překážky odstranit nebo iniciovat změnové řízení či zastavení (přerušení či ukončení) projektu.

K tomu PK potřebuje relevantní (dle situace detailní) informace o průběhu a aktuálním stavu a plánu prací.  Musí mít nezávislý přístup k úplné projektové dokumentaci. PM musí dodržovat pravidla, aby zajistil úplnost, aktuálnost a korektnost informací o projektu. To znamená především velmi pečlivě upřesňovat plán prací podle skutečného postupu.

Role a velikost projektové kanceláře

Není to vyplňování tabulek. Žádná zbytečná byrokracie. Nemá to být tlupa darmožroutů. Pokud máte správné nástroje & metodiku, měly by měsíčně stačit 2 člověkody pro vlastní fungování kanceláře + 2-5 člověkohodin na každý projekt (což se samozřejmě dle podmínek a charakteru projektů může výrazně lišit + ve fázích nutného rozvoje a ve špičkách - zahajování či ukončování projektů). Plus 2-10 člověkohodin na správu podnětů/požadavků & strategických faktorů podle velikosti firmy.

• Hlavní smysl PK je koordinace & správa zdrojů.
• Garantuje účelnost metodik a úroveň dovedností PM
• Dohlíží (a vymáhá) dodržování povinností.

Doporučená poloha této role není "administrace" (či "monitoring"... sledování), ale v kontextu s doporučeným pojetím projektů (realizace záměrů odpovídajících strategickým cílům) spíše jako výkonný orgán systému strategického řízení. PK vykonává hlavní proces v této oblasti (Spravovat projektové portfolio). Efektivní řízení projektového portfolia & správa požadavků je klíčovou povinností ředitele pro strategii. Některé povinnosti PK jsou uvedeny v demonstrativní směrnici projektového řízení. Podrobněji v pokračovacích článcích.

Projekt řídí projektový manažer.
PK dohlíží, jestli to dělá v souladu s pravidly.

Např. MS chápe PMO v dokumentaci pro Project Online jako garanta fungování systému projektového řízení s těmito úkoly:

• Prosazovat & pomáhat v osvojení systému řízení projektů.
• Zjednodušovat a automatizovat řízení projektů.
• Upřesňovat pravidla a rozvíjet knowledge-base projektového řízení.
• Garantovat úroveň a efektivnost postupů a nástrojů ("Center of Excellence") a systematický rozvoj dovedností všech účastníků projektů.
• Realizovat zájmy organizace (vedení) kontrolou a případnými korekcemi projektů.

Má povinnost (pravomoc) posuzovat "zdravotní" stav všech projektů, kvalitu práce vedoucích projektů. Sledovat & mít možnost ovlivňovat subjekty, kterých se projekt a jeho záměr týká, vyhodnotit, přijímat (vymáhat) nápravná opatření, projekt zastavit či zrušit. Nebo vyměnit PM. Typicky po dohodě / v součinnosti se zadavatelem. Posuzovat náměty a spravovat projektové záměry, jejich vzájemné vazby a pravděpodobně také pečovat o systém správy strategických faktorů úspěchu (převzít i provozní roli pro řízení rizik a příležitostí). 

Metodika pro řízení projektu

V ideálním případě bude PK vést někdo, kdo bude schopen (byť s podporou někoho zkušenějšího / externisty) vytvořit a rozvíjet metodiku (viz Metodiky). To znamená systematicky a trvale budovat systém projektového řízení. Většinou budete muset využít externí podporu, zejména v případech, kdy v menší firmě celá projektová kancelář znamená jen dílčí roli člověka pověřeného strategickým řízením (samostatně proč by výkon strategického řízení neměl být na vrcholovém manažerovi).

Způsob řízení projektů (práce / povinnosti projektového manažera) a správy projektového portfolia (role PK) je v každé organizaci individuální. Nemusíme s tím souhlasit, ale je to tak. Pokud koncept projektového řízení aplikujete do praxe správně, vytváříte procesy (procesní oblast, jejím vlastníkem je vedoucí projektové kanceláře). A procesy se jak známo musí přizpůsobit realitě, zejméně způsobilosti lidí. A ta se bude v čase i prostoru vyvíjet. Proto je v každé organizaci systém odlišný. Nemá smysl diskutovat "nakolik".

Projekty musíte řídit.

Vedoucí projektů se to musí naučit. Zbytek firmy to musí respektovat. Povinné postupy a náležitosti je nutno vymáhat/kontrolovat (systém hodnocení/kontroly samostatně).

Pokud je firma natolik malá, že si roli PK musí nechat vrcholový manažer (nemá mezi řídícími pracovníky nikoho, kdo by byl schopen se problematice věnovat), je účelné hledat maximální možný rozsah externí podpory (zde by měl být primární zájem chránit jeho kapacitu). V opačném případě hledat "optimální" (dle okolností "minimální" - omezit zejména na metodiku, popř. technickou podporu + rozvoj dovedností). Roli nelze (plně) outsourcovat - opravdu na ní závisí budoucnost firmy.

Povinnosti projektové kanceláře

Projektová kancelář se stará o projektové portfolio. To znamená:

• Ověřit, že před a při spuštění projektu budou provedeny všechny úkony, které jsou v metodice stanoveny.
• Hlídat, že plány práce jsou průběžně aktualizovány podle skutečného průběhu a nově zjištěných skutečností.
• Spravovat sdílené zdroje - zajistit takový režim aktualizací plánů práce (zadávání skutečnosti), aby informace o dostupnosti zdrojů byly tak aktuální, jak je to možné.

Detailně v metodice a při zavádění systému projektového řízení v konkrétních podmínkách.

Metodika správy projektového portfolia

Aby projektová kancelář fungovala, nezbytně potřebuje vlastní metodiku - komplexní soubor pravidel (povinností) pro správu projektového portfolia. Nestačí pravidla pro řízení jednotlivého projektu. Kvalitní, jednoduchý, srozumitelný popis povinností všech účastníků v systému projektového řízení - korektně definovaný proces projektového řízení. 

• Bude vznikat interaktivně - nedá se vymyslet předem a univerzálně. Musí mít takovou podobu a obsah, který bude vyhovovat zcela konkrétním podmínkám.
• Rozvoj (a ověřování) dovedností všech účastníků - zejména projektových manažerů.
• Garance nástrojů.

Plán práce

Kritický prvek pro práci PM i PK. Pokud nemá projekt plán práce, není to projekt. Určuje:

• Výstup a všechny nutné mezivýstupy.
• Spotřebu času a peněz.
• Požadavky na kvalifikovanou kapacitu. A spoustu dalšího. 

Povinností projektové kanceláře je prostřednictvím PM získat a udržovat nejlepší možný plán práce. Zjednodušeně řečeno - připustí zahájení projektu pouze pokud je plán práce v uspokojivém stavu & současně je rozumný předpoklad, že jej PM dokáže v potřebné kvalitě udržovat.

Bude toho víc... pro začátek Role projektové kanceláře, potom snad Proces řízení projektů a projektového portfolia, možná Konkrétní potřeby (na technickoorganizační zabezpečení ~ funkčnost systémů) řízení projektů. V přípravě je naprosto zásadní sada Principů pro řízení projektů ("...kdy má smyslu tomu říkat 'projekt'...")a s tím spojený nástin Zásad pro používání MS Project for web (protože občas vidíme neuvěřitelná zvěrstva).

Uvítáme vaše zkušenosti a názory. Posílejte náměty nebo se zapojte do diskuse na LinkedIn.