Projektová kancelář

Možná si myslíte, že projektová kancelář (dále PK/PMO) je nesmysl vhodný nejvýše tak pro velké organizace, které pro své přežití (či řízený zánik) potřebují nekonečně mnoho byrokracie. Což nejpíš v řadě případů může být pravda. Viděli jsme situace, kdy tato role byla svěřena lidem, kteří neměli vůbec žádné zkušenosti s projektovým řízením. S představou, že jde jen o vyplňování tabulek (je logické, že tato představa je i na straně vrcholového vedení, resp. tzv. "výkonného výboru"). I tak se to dá pojmout.

Projekt není formulář

Podstata projektového přístupu je jiná. Do určitého rozsahu se dají mimořádné aktivity zvládnout mimořádným, byť neorganizovaným a neformalizovaným úsilím. Občas do překvapivě velkého rozsahu. Jenže velmi brzy narazíte na hranice ekonomické efektivnosti. Mimořádné úsilí je vzácná bylina a proto je většinou nedostupná. Fakticky roste pouze v nadšení jednotlivce. To je nespolehlivé a neřiditelné. Navíc rychle uvadá.

Mimořádné aktivity (pozor, zakázky rozhodně není radno chápat jako firemní projekty) jsou nutnou podmínkou rozvoje organizace, tedy jejího přežití. Proto nemůžete spoléhat na nadšení a mimořádné úsilií. Musíte využívat projektové řízení. To znamená nastavit pravidla (systém/proces projektového řízení). Jestliže máme více součastně běžících projektů, budou se dostávat do konfliktu ve snaze využít některý omezený (typicky personální/kapacitní) zdroj. Proto bude nutné se naučit stavět projekty kolem zdrojů (samostatně). Nejen to, bude potřeba řešit odchylky, hlídat rizika atd.

Nejjednodušším a primárním požadavkem na správu projektového portfolia je ovšem sledování postupu, vyhodnocování (podpora/regulace/řešení) neočekávaných odchylek s cílem zabránit neefektivnímu vynakládání zdrojů nebo vzniku neřešitelných problémů. Nadhled na úrovni všech (i těch plánovaných) projektů. Zjednodušeně - běžící projekt korigovat nebo zastavit.

Primárním úkolem projektové kanceláře je koordinace. Podpora.

Potřebujeme, aby někdo dohlížel na to, jak projektový manažer a jeho tým dodržují stanovená pravidla. Aby s nadhledem dokázal vyhodnotit, jak závažné problémy a odchylky se aktuálně v projektu vyskytují a podle toho pomáhal překážky odstranit nebo inicioval změnové řízení. K tomu potřebuje detailní informace o průběhu a dalším plánu prací. Aby informace o projektu byly korektní, musí PM dodržovat pravidla.

Role projektové kanceláře

Není to vyplňování tabulek. Pokud máte správné nástroje & metodiku, měly by měsíčně stačit 2 člověkody pro vlastní fungování kanceláře + 2-5 člověkohodin na každý projekt (což se samozřejmě dle podmínek a charakteru projektů může výrazně lišit).

• Hlavní smysl PK je koordinace & správa zdrojů.
• Garantuje účelnost metodik a úroveň dovedností PM
• Dohlíží (a vymáhá) dodržování povinností.

Doporučená poloha této role není "administrace", ale v kontextu s doporučeným pojetím projektů (realizace záměrů odpovídajících strategickým cílům) spíše jako výkonný orgán systému strategického řízení. PK vykonává hlavní proces v této oblasti. Správa projektového portfolia je podstatou povinností ředitele pro strategii.

Např. MS v podpoře pro Project Online chápe PMO jako garanta fungování systému projektového řízení s těmito úkoly:

• Prosazovat & pomáhat v osvojení systému řízení projektů.
• Zjednodušovat a automatizovat řízení projektů.
• Upřesňovat pravidla a rozvíjet knowledge-base projektového řízení.
• Garantovat úroveň a efektivnost postupů a nástrojů ("Center of Excellence") a systematický rozvoj dovedností všech účastníků projektů.
• Realizovat zájmy organizace (vedení) kontrolou a případnými korekcemi projektů.

Měla by mít povinnost (pravomoc) posuzovat "zdravotní" stav všech projektů, případně zapojit veškeré subjekty, kterých se to týká, vyhodnotit, přijímat (vymáhat) nápravná opatření, projekt zastavit či zrušit. Nebo vyměnit PM. Posuzovat náměty a spravovat projektové záměry, jejich vzájemné vazby a pravděpodobně také pečovat o systém správy strategických faktorů úspěchu (převzít i provozní roli pro řízení rizik a příležitostí).

Metodika pro řízení projektu

V ideálním případě bude PK vést někdo, kdo bude schopen (byť s podporou někoho dalšího) vytvořit a rozvíjet metodiku (viz Metodiky). Většinou budete muset využít externí podporu, zejména v případech, kdy v menší firmě celá projektová kancelář znamená jen dílčí roli člověka pověřeného dohledem nad strategickým řízením.

Pokud je firma natolik malá, že si tuto roli musí nechat vrcholový manažer, je účelné hledat maximální možný rozsah podpory, v opačném "optimální", v jistém smyslu "minimální" - omezit externí podporu zejména na metodiku, popř. podporu. Roli nelze (plně) outsourcovat.

Základní podoba a poslání

Projektová kancelář se stará o projektové portfolio. To znamená:

• Ověřit, že před a při spuštění projektu budou provedeny všechny úkony, které jsou v metodice stanoveny.
• Hlídat, že plány práce jsou průběžně aktualizovány podle skutečného průběhu a nově zjištěných skutečností.
• Spravovat sdílené zdroje - zajistit takový aktualizační režim, aby informace o dostupnosti zdrojů byly tak aktuální, jak je to možné.

Metodika správy projektového portfolia

Aby projektová kancelář fungovala, nezbytně potřebujete vlastní metodiku. Nestačí pravidla pro řízení jednotlivého projektu. Kvalitní, jednoduchý, srozumitelný popis povinností všech účastníků v systému projektového řízení - korektně definovaný proces projektového řízení. 

• Bude vznikat interaktivně - nedá se vymyslet předem a univerzálně. Musí mít takovou podobu a obsah, který bude vyhovovat zcela konkrétním podmínkám.
• Rozvoj (a ověřování) dovedností všech účastníků - zejména projektových manažerů.
• Garance nástrojů.

Plán práce

Kritický prvek pro práci PM i PK. Pokud nemá projekt plán práce, není to projekt. Určuje:

• Výstup a všechny nutné mezivýstupy.
• Spotřebu času a peněz.
• Požadavky na kvalifikovanou kapacitu. A spoustu dalšího. 

Povinností projektové kanceláře je prostřednictvím PM získat a udržovat nejlepší možný plán práce. Zjednodušeně řečeno - nesmí připustit zahájení projektu, pokud plán práce není v uspokojivém stavu & nebo není rozumný předpoklad, že jej PM dokáže v potřebné kvalitě udržovat.

Bude toho víc...