Způsobilost projektového manažera

16. 12. 2022 Petr Opletal

Co znamená projektový a co produktový přístup k řízení... čeho? Proč říkáme "projekt" něčemu, k čemu se nechceme chovat jako k jedinečné nestandardní důležité aktivitě? Jakou potřebujeme organizaci, abychom dosáhli svých záměrů?

Způsobilost projektového manažera

Rád bych touto úvahou přispěl k případné diskusi a poskytnul náměty těm, kteří se s těmito otázkami budou muset vypořádat. Nechme stranou "dokonalé" ("teoretické") definice. Smiřme se s tím, že naše východiska budou nedokonalá, ale budou co nejlépe vyjadřovat podstatu (poslouží našemu účelu; nebujdou "vědecky" podložená a formulovaná spoustou mnohoznačných pojmů, ale tak, aby byla co nejsrozumitelnější).

Nechme stranou organizace, které kolem aktivit nazývaných "projekty", vědomě organizují práci tak, aby nikdo nenesl žádnou zodpovědnost, popř. se v případě potřeby našel nějaký obětní beránek mezi těmi, kteří z podstaty věci nemohou nic ovlivnit ani nést jakoukoli zodpovědnost. Takové nemají faktický zájem na dosahování cílů projektových záměrů a většinou sledují své vlastní lokální a občas osobní zájmy. Takové uvítají dobré právníky, kteří jim pomáhají formulovat veškerou dokumentaci tak, aby vůbec nedávala smysl. Není účelné to dále rozepisovat.

Co chceme probrat, je celkem jasné - jaká musí být způsobilost a zodpovědnost člověka, kerý má projekt řídit a jaké jsou další klíčové role v systému projektového řízení.

Účel projektu

Máme záměr něco změnit či vytvořit. Musíme k realizaci toho záměru využít práci více subjektů, kterou je nutno koordinovat. Možná jsme už něco podobného někdy dělali, ale i kdyby, nedá se to jednoduše replikovat. Je to prostě něco náročného, z jisté části neznámého (neověřeného). Ona realizace nutně obsahuje:

  • Nejistoty (co přesně se bude dělat, co a kdo k tomu bude potřeba, jaké se mohou a nemusí vyskytnout potíže, jak dlouho to může trvat).
  • Výstupy (co má být na konci předáno). Ty by neměly být nejisté, přestože je téměř jisté, že jejich předem dohodnutá podoba se v průběhu projektu změní.
  • Práci, kterou je nutno udělat, aby bylo dosaženo těch výstupů.
  • Navíc každou takovou akci potenciálně ohrožují rizika, popř. by měla být schopna využívat příležitostí, které se v jejím průběhu vyskytnou.

Něčemu se může říkat jinde a jindy jinak. Mohli vyjmenovávat spoustu dalších náležitostí a vlastností, ale zkusme si vystačit s tím, co máme. Takže jaký je zcela elementární a jednoznačný účel toho, čemu říkáme "projekt"?

Uspořádat zdroje a vytvořit podmínky, aby bylo dosaženo záměru.

Je do docela jednoduché. Mimořádný záměr (nestandardní aktivita) vyžaduje mimořádné úsilí k tomu, aby se mohl uskutečnit. Kdo tohle potřebuje zdůvodnit, asi si musí svoji bitvu vybojovat sám (aneb pokud chcete věřit, že to půjde bez nadstandardního nasazení & dovedností, hodnš štěstí). Prostě pro další úvahy berme jako fakt, že projekt chceme řídit.

Chceme záměr a jeho realizaci vyčlenit z běžného provozu, aby mu ten, kdo nese zodpovědnost za dosažné stanoveného výstupy, mohl věnovat potřebnou pozornost a úsilí. Krom toho se mechanismy řízení rutinního provozu na péči o mimořádné aktivity příliš nehodí.

Musíme věnovat mimořádnou pozornost, protože již předem víme, že ta práce, kterou je nutno udělat, nepůjde tak hladce, jak bychom si přáli, jelikož obsahuje spoustu nejistot. Přestože ji máme naplánovanou, víme, že skutečnost bude jiná. Bude potřeba korigovat postup - odstraňovat překážky & využívat příležitosti.

Co má dělat projektový manažer?

Lze to zjednodušit:

  • Připravit a průběžně aktualizovat plán práce.
    Bez plánu práce to nepůjde.
    Zjistit (nebo vědět), co (a zhruba jak) je potřeba udělat, co a koho k tomu potřebujeme, kolik práce a dalších zdrojů (alespoň zhruba) bude potřeba. Pokud si jste jisti, že to bez plánu práce půjde, hodně štěstí.
  • Aby mohl udělat plán práce, musí k tomu být kvalifikován.
    Töhle je hlavní téma této úvahy.
    Prostě nemáme k dispozici nikoho, kdo by tuhle práci möhl udělat lépe. Pokud nemáme k dispozici nikoho, kdo by to mohl udělat, je dost podivné, že nás napadlo něco takového dělat. V takovém případě je opravdu rozumné poměrně důkladně prověřit motivy těch, kteří záměr iniciovali.
  • Kdo dělá plán práce, má povinnost úkolovat vyčleněné zdroje (interní či externí). Úkolovat znamená:
    • Sjednat průběh činnosti (časový a dle možností věcný průběh, rozhodně výstup).
    • Zajistit podmínky (s čím je nutno pomoci, co zajistit).
    • Dle situace zadat nebo dohlédnout na zahájení práce.
    • Sledovat postup prací na každém aktuálně zadaném úkolu.
    • Podle potřeb se účastnit předání výsledků dané aktivity (zajistit, případně převzít).
  • Aby mohl úkolovat, musí být schopen zjistit (nebo vědět), jaké kroky jsou při realizaci záměru nutné.
    • Nemá vědět všechno. Už vůbec nemusí umět všechno.
    • Musí být schopen najít/vybrat a využít zdroj (člověka), který dané problematice nejlépe rozumí a při snaze pověřit jej provedení dané práce jej přimět, aby to, co bude dělat, co nejsrozumitelněji vysvětlil (což je zpětná vazba, zda dotyčný člověk dané oblasti skutečně rozumí).

Možná je tohle rozepsáno příliš podrobně a zbytečně "naléhavě". Ale jsou organizace, ve kterých používají pojem "projekt", přičemž dělají všechno proto, aby nikdo nenesl žádnou zodpovědnost. Pojmenujme roli, která má za úkol projekt řídit, jako "projektový manažer".

Nedělitelná zodpovědnost - jediný vedoucí

O co jde:

  • Má smysl vymýšlet konstrukce, aby projektový manažer nenesl za nic zodpovědnost? Nechat ho dělat zápisy a vyplňovat formuláře? V některých konkrétních podmínkách možná ano. Obecně nikoli.
  • Dle logiky toho, co je psáno výše, nemůže