Kdy potřebujete projekty a kdy procesy. Jak vypadá proces projektového řízení. Proč mít pořádek v pojmech. Nehrozí projektovému řízení stejná ostuda jako procesům? Potřebujeme sofistikované metody řízení mimořádných aktivit?
Na základě aktuálního implementace MS Project Online do jedné projektové kanceláře. Taky tak trošku coby základ reinkarnace školy projektového řízení.
Některé organizace se snaží uplatnit principy projektového řízení v běžném provozu. Např. pro řízení zakázek. Zakázky jsou vždy proces. Jejich jednotlivé instance či části mohou mít charakter projektů - např. jedinečné stavby. Ovšem výroba turbíny, byť unikátní, téměř jistě nemá být řízena jako "projekt" (i když pro konstrukci či instalaci je to správné a výhodné). Prostě je potřeba používat nástroje k účelům, ke kterým jsou určeny. Procesy jsou pro běžné činnosti vždy vhodnější.
Pokud chcete zvládnout víc než jeden běžící projekt, potřebujete proces - pravidla, jak mají být projekty řízeny. Projektovou kancelář. Pro řízení projektů musíte vybudovat systém projektového řízení a přesně nastavit povinnosti lidí - nejen těch uvnitř projektu/-ů, ale zejména těch kolem. Nespoléhejte na žádné "zázračné" metodiky, rozumná cesta je budovat vlastní.
Bez procesů projekty nefungují.
Někdy může řízení zakázek pomocí projektů vypadat jako dobrý nápad, neznám však žádnou organizaci, ve které by se v provozním režimu efektivně používal systém řízení projektů. Byť by to byla stavební firma, ve které něco takového má bezpochyby opodstatnění. V jedné jsme byli nuceni se o to pokusit - ambicí bylo sdílení vzácných zdrojů, ale nedopadlo to - nepodařilo se přinutit vedoucí staveb, aby udržovali plány prací aktuální. Pokud něco takového budete chtít zkusit, je potřeba mít k dispozici velmi důkladné znalosti a rozsáhlé zkušenosti z obou oblastí a odpovídající technologie. I tak to bude chůze po ostří nože.
Je potřeba počítat s tím, že samo to fungovat nebude - potřebujete striktní metodiku - povinnosti. A sílu a vůli (a podmínky) na jejich vymáhání. Činnosti/lidé z obou oblastí (projekty × provoz/procesy) soutěží o stejné zdroje. Co není zakázáno, je dovoleno. Je potřeba zabránit bratrovražedné válce.
Projektové řízení je z logiky věci poměrně náročné - což vychází z podstaty projektů. Snažíme se řídit něco jedinečného, mimořádného. Něco, s čím máme jen omezené zkušenosti. Nemáme jistotu, co dopadne podle předpokladů a co jinak. Vlastně máme jistotu, že zcela jistě nepůjde vše podle plánu. Po prvním střetu s realitou buď bude jinak všechno, nebo budeme muset dostat "vlak zpátky na koleje". Možná na "vedlejší kolej", protože tahle už dál nevede.
Je zbytečné (nesprávné) používat nástroj, který je vybaven na zvládání mimořádných aktivit, na něco, co se ve své podstatě opakuje (proces). Projekt nepomůže. Pokud potřebujete zajistit např. optimální využití vzácného zdroje (zařízení nebo jiné kapacity, kterou není snadné získat) v běžném provozu, má přednost provozní efektivnost (výsledky celé organizace, nikoli lokální optimum). To je nutno zvládnout na procesní úrovni nebo úplně všechno ve firmě řídit projektově (což je naprostý nesmysl).
Musíte:
Aneb pokud potřebujete sdílet zdroje (lidi, technologie) mezi provozem a projekty, musíte mít sdílený systém řízení zdrojů (byť by se dalo diskutovat o tom, že se to dá "nějak" zvládnout jinak, v praxi platí Murphy - co se může pokazit…).
Když máte to, co odpovídá definici - mimořádná aktivita, směřující k nepříliš jistému, avšak důležitému cíli (v oblasti dopadů, ovšem ani výstup není 100% jistý), není proč váhat. Např.
Potřebujete:
Kdy se "projekt" hodí méně (přestože to z důvodu chybějící organizace/řízení kapacit & plánování výroby vypadá, že by mohl pomáhat):
Co využití projektového přístupu brání:
Nerutinní aktivity (posloupnost činností směřujících k cíli - všichni to známe). K čemu je vlastně dobré definovat pojmy? Zkrátka proto, abychom mluvili o tom stejném. Proto je dost důležité vědět, jaké jsou obvyklé významy a pokud se někdo snaží základní pojmy překroutit nebo využívat jinak, je to velice podezřelé a nepraktické. Pozor, standardní význam nemusí být to, jak problém chápete vy.
Je velmi užitečné jako projekt označovat takové aktivity, které skutečně projekty jsou. Poznáte je snadno:
Pro jejich řízení potřebujete určitou úroveň znalostí a dovedností - nejen při plánování a usměrňování práce, ale především musíte mít způsobilost pro vedení týmů, vedení jednání/schůzek, řízení pomocí cílů (zadávání úkolů a dohled nad jejich plněním) a řadu dalších oblastí. Nic z toho není jaderná fyzika, ovšem obvyklá úroveň je spíše nedostačující.
Každý projekt musí mít projektový záměr. Ten definuje důvod, proč chceme získat ty výstupy, které má projekt přinést - definuje jejich použití / užitečnost. Tím také definuje limity času a zdrojů, které pro jejich získání lze spotřebovat. Techniky plánování a určování míry spolehlivosti jsou samostatným tématem - řízení rezerv je v projektovém řízení pravděpodobně nejvíce opomíjenou, přitom kriticky důležitou dovedností.
Všechno, co platí pro výstupy a akceptace, se týká "změn". Má to různá označení - issues, problémy, odchylky aj. Ve skutečnosti jde o správné úpravy plánu prací. Transparentní dohody změn specifikací a akceptačních kritérií. Navazující aktualizace termínů a rozpočtu.
Nejistota je podstatou projektů. Děláme něco, co má přinést jedinečný výsledek. Něco, co tu ještě nebylo. Není zcela jisté, jak postupovat, takže ani nemůže být jisté, kolik to spotřebuje práce a ostatních zdrojů. Pokud musíme jít do nejisoty (to u projektů vždy), jsou rezervy povinné. Snažíme se je ovšem využívat, nikoli vyplýtvat.
Pokud by byla rezerva skrytá v činnosti, zákonitě musí být vyplýtvána. Pokud v činnosti žádná rezerva není, měl by příčetný realizátor začít na úkolu pracovat hned, jak to bude možné a snažit se jej dokončit co nejdřív (jak lidi stimulovat k tomuto chování samostatně).
Bude jich víc, budou přibývat a budou se upřesňovat.
To, že projekt nebude probíhat podle plánu, je jisté. S nejistotou se vypořádáváme pomocí rezerv. Jako rizika bychom měli chápat předem známé hrozby, které mohou a nemusí nastat.
[Předběžná verze - úvodní článek série - bude dokončeno.]