Inteligentní dokumenty

Pro koho jsou určeny?

Zkusme to tedy definovat účelem. Smyslem žádoucí funkčnosti by mělo být nikoli primárně ulehčit sběr a zpracování dat těm, kteří je chtějí získat, ale usnadnit život běžnému uživateli kancelářských aplikací. Protože většina administrativních pracovníků tráví většinu času u nich.

• Minimalizovat přepisování dat, která jsou někde strukturovaně uložena.
• Zajistit, aby se to, co se dá zkontrolovat, zkontrolovalo.
• A dokument, který vzniká pro potřebu uživatele, má být propojen s těmi svými "kmenovými daty" (např. zákazníkem).

Takovým dokumentem může být např.

• Nabídka.
• Reklamace (protokol o přijetí reklamačního požadavku, popř. následná sdělení).
• Předávací protokol.

Ale ve skutečnosti je to jednotlivá zpráva elektronické pošty. Odchozí i příchozí (ta by měla minimálně pomoci dohledat podle odesílatele zákazníka a záležitost, ke která komunikace patří. Skrytá je např. automaticky aktualizovaná tabulka ekonomické analýzy, začleněná do podkladů k projednání. Nebo cokoli jiného, co není zcela jednoznačně rozhraním některého z tradičních informačních systémů.

Odrazem v procesním pojetí může být ad hoc workflow (či spíše měkké; ale v té terminologii je dost zmatek, takže interpretovat velmi volně ... bude příslušná "workflow" sekce v metodice procesního přístupu). 

Co to je

Existují systémy založené na XML (jako je Filler602), které pro svého vydavatele umožňují poměrně efektivní sběr dat (viz CzechPoint). Samozřejmě naprosto jiné téma je výměna dat na bázi XML prostřednictvím webových služeb či systémů typu EDI.

Poněkud nešťastné je, že práce s těmito nástroji není příliš efektivní pro uživatele. Jedná se fakticky o elektronickou verzi papírových formulářů - uživatelé si musí údaje, které chtějí zadat, nachystat úplně stejně jako pro papírovou variantu. Samozřejmě také se tento typ transakce nijak (automaticky) nepromítá do datové základny uživatele. Při prezentacích MS se objevují "přísliby", které umožňují člověku představit si úplně cokoliv. Určitě může obsahovat funkčnost, která pomůže se některými editačními úkony, ale to není podstata. Na úpravu vzhledu / uspořádání jsou standardní aplikace "chytré" dost, doplnění funkčnosti na tomto místě by bylo nošení dříví do lesa.

Čeho chceme dosáhnout

Inteligentní dokument znamená především oddělení formy od dat.

Na základě reálných potřeb (aneb co je na "obyčejných" dokumentech "neinteligentního" ... viz dále) a obecných marketingově laděných příslibů si můžeme představit, že chytrý dokument bude (alespoň trošku) "vědět", co člověk potřebuje udělat a  pomůže mu s tím. Rozhodně by jej však měl zbavit jakéhokoli přepisování údajů z jednoho dokumentu do jiného, obtížného vyhledávání a přebírání či podobné transformace dat z podnikových informačních systémů a odjinud (typický příklad je právě nabídka nebo jakýkoli podobný dokument, do kterého potřebujeme doplnit základní údaje o nějakém subjektu).

Princip je jednoduchý - data jsou v rámci "bohatě formátovaného dokumentu" (Word, Excel) dostupná samostatně. Důležité - nesnažíme se používat kancelářskou aplikaci tam, kde je vhodnější využít webovou či nativního klienta. Smyslem mechanismu je ulehčit práci s dokumenty, které ze své podstaty mají vznikat např. v tom Wordu - to jsou typicky komplexnější nabídky, které není rozumné zkoušet vytvářet jako databázový report (byť by to asi také šlo ... ale jde o kvalifikaci a úsilí nutné pro vytvoření takové náročnější sestavy nehledě k přece jen omezeným možnostem v oblasti vytváření obsahu, rejstříku a případného parametrického vkládání objektů - typicky obrázků ... toto by chtělo na samostatnou stránku - jak do nabídky vložit obrázek podle toho, co je předmětem nabídky). V takovém případě (např. firma poskytující síťová řešení pro své zákazníky - většinou velmi náročné či spíše "na formu dbající" zákazníky - musí vytvářet komplexní nabídku - ta se skládá z několika částí, z nichž většina jsou statické texty, jenže "prošpikované" různými fragmenty několika různých datových struktur ... viz příklad) je lepší vytvořit cílový dokument v aplikaci pro zpracování textu .

Zde potřebujeme:

• Dynamické změny obsahu v místě datových objektů - to je řešeno zástupci dat v textu.
• Změny platnosti některých statických součástí dokumentu - to lze řešit parametrizací dat v kombinaci s označením příslušných částí textu a nastavením atributů.
• Analogicky lze řešit požadavek na dynamické formátování.

Proč by měl být dokument inteligentní

Inteligence je dána tím, že hodnoty datových položek v dokumentu jsou relativně snadno dostupné. To znamená lze místo natvrdo definovaných hodnot použít data z libovlných podnikových zdrojů (databází). A pozor, také naopak - tzn. data z modifikovaných dokumentů lze snadno zapsat do komplexnějších či prostě "provozních" systémů.

Příklady z nástrojárny, nabídkových řízení, průvodka, ...

Důležité je, že se skutečně nejedná o žádné vyplňování formulářů. Fakticky jde o využití kancelářských aplikací jako klientů databázových systémů.

• Dokumenty mohou vznikat samy (nebo poloautomaticky) na základě šablony a dat, která kancelářské aplikaci předáme.
• Pro některé operace (typickým scénářem by mohlo být vytvoření kalkulace či projektu pro nabídku) je vhodné využít kancelářské aplikace - při zahájení transakce předat vstupní data a na jejím skončení vypočtená data převzít do iniciálního systému (příklad)
• Samozřejmě to předpokládá používat šablony (či něco podobného), cože nebývá úplně obvyklé a je to zjevně největší překážka.

Kde by mohla obdobná funkčnost pomáhat?

• Jak si představujete inteligentní dokumenty? k čemu si myslíte, že by se mohly hodit?
• Potřebujeme vůbec něco "inteligentního"? Není mnohem jednodušší (dostačující ... lepší ...) dělat to, co musíme, tak, jak to děláme? Nekomplikovat si život?
• Nejsou naše pracovní postupy příliš různorodé? Je to dobře? Dá se vůbec přesně definovat, co děláme ... resp. je jasné, co jsou naše povinnosti? Resp. kdy se to vyplatí?
  Tohle je naprosto zásadní téma - existuje velký odpor k nastavování pravidel (viz absolutní příklad s účetními předpisy), zatímco zjednodušení a zefektivnění práce uživatelů předpokládá systematické odstraňování nejistot. Při každé příležitosti. Možná je potřeba se to lépe naučit. Hodily by se zkušenosti.
• Není lepší se naučit lépe pracovat s počítačem (standardními aplikacemi)?
  Což by nejspíš vedlo k tomu, že by si všichni uživatelé "hráli" s pokročilou funkčností a nikdo by nedělal nic užitečného. Navíc zásadní problém asi není v tom, že bychom neuměli použít funkčnost, když nám někdo vysvětlí, proč a kde bychom ji měli použít. Ale sám na to člověk přijde jen stěží.
• Nakolik se může (za jakých podmínek) vyplatit investovat značné úsilí do zobecňování či dokonce předběžné přípravy řešení provozních situací?
• Jakou roli hrají šablony? Styly? Není to příliš mnoho práce? Jak zajistit, aby výchozí šablony byly trvale platné? Kdo by se o to měl starat?