K čemu je snímek dne
Nemusí to být jen den - jde o jakýkoli časový úsek. Smyslem by mělo být lépe pochopit, jak člověk využívá svůj čas. Jde to aplikovat i na práci ostatních, ale to je výrazně něco jiného. Takže:
- K čemu je evidence spotřeby času užitečná?
- Co a jak evidovat?
- Jak záznamy analyzovat?
- Jaký bude přínos - jak konkrétně výsledky využijeme?
Užitek/potřeby
Prostřednictvím záznamu a následné analýzy chceme dosáhnout:
- Nevynechávat při plánování práce (využití času) aktivity, kterým se nelze vyhnout (zjistit, co všechno děláme a jak se to dá roztřídit - klasifikovat typy).
- Tedy přesněji odhadovat termíny, ve kterých je reálné práci dokončit.
- Lépe/účelněji hospodařit s rezervami.
- Mít přesnější odhad trvání obyklých typů činností.
- Analýzou skutečnosti zvýšit pravděpodobnost nalezení možností pro zlepšování způsobu provádění práce (produktivitu) atd.
Mohou být i jiná očekávání. Měla by být dle možností naprosto jednoduchá & konkrétní. Realistická, smyslupná, srozumitelná, obhajitelná.
Evidence
Technický popis konkrétních elementů je věcí té které aplikace, kterou využijeme. Měla by ovšem umožnit záznam následujících údajů (vždy s možností dodatečně či zpětně ať už doplnit nebo upřesnit) s inteligentním předvyplněním.
- Aktivita - měla by se nabízet aktivita, která je "na řadě" podle plánu prací termínového kalendáře. Tedy již existující. Popř. nemusí být v kalendáři (což by mělo být chápáno jako naprosto nežádoucí), ale v seznamu aktivních úkolů (což je možné a užitečné, pokud je potřeba pracovat na něčem, co se nemohlo předem naplánovat). Případně vytvořit novou - tím vzniká v seznamu prací.
- Pokud se nabídnutá aktivita "odmítne", musí být buď nastaveno, co se má defaultně stát (přeplánování, zrušení) nebo je nutno určit, co se s danou činností v kalendáři má stát.
Každopádně tam nemůže zůstat, pokud již měla být zahájena.
- Musí být možno zadat neplánovanou aktivitu. Defaultní hodnota je název generovaný podle času, popř. dalších zadaných údajů
- Aktivita si sebou nese další atributy - typ a tím případně parametry pro její použití.
- Musí se odkazovat na nadřazenou záležitost (aktivitu vyššího řádu). Popř. by mělo být možné ji propojit s více záznamy (různého typu).
- Čas (termín) zahájení.
- Okamžik ukončení či přerušení.
- ...cokoli dalšího bude potřeba dle konkrétních podmínek.
Systémové [úkol, nikoli "záznam práce"]:
- Stav
- Historie přerušení [od, do, inenzita, ...]
- Při přerušení zadaný odhad zbývající pracnosti. Popř. zadaný termín pokračování, aby se při přeplánování dal
Nepovinně:
- Intenzita / produktivita - koeficient, kterým se z absolutního času získává skutečná časová náročnost. Odhad.
- Místo a další údaje odpovídající např. záznamu činnosti v kalendáři.
- Prostředí (typ & úroveň), ...
Počítané:
- Trvání (doba) - od zahájení do ukončení × intenzita.
Údaje na úrovni aktivity (popř. jinde):
- Hodnota (přínos).
- Výsledek (úroveň / kvalita / ...). Popř. odkazy...
- Termínový limit.
- Kapacitní limit.
Může být jen jedna aktivní činnost. Před zahájením další je nutno aktivní ukončit nebo přerušit. Musí být jasné, jaké typy činností má a které nemá smysl zaznamenávat (zjednodušeně nemá smysl zadávat ty, kterým nelze přiřadit "platný" typ... což možná vede k doporučení, aby ty typy byly definovány dle možností všechny a určeno, jak s nimi lze pracovat).
Analýza a využití
Rezervy
Způsob používání
Začínáme
Používáme & zdokonalujeme
Pokročilý režim
Metodickou (asi částečně převzít a provázat) polohu toho, proč a jak evidovat činnosti. Jaké atributy se u čeho dají použít.
Příklady (celková situace - v různých fázích zvládnutí problému... začátek, jak použít pro zahájení plánování, jak využívat pro zlepšování, jak použít pro vykazování či pokročilejší analýzu... např. určování hodnoty kapacity...