Ve webové části metodiky jsou spíše koncepční pohledy. Detaily se vysvětlují v rámci rozvoje dovedností (studijní materiál). Návody pro provedení existují vždy až v konkrétních (pro vaše podmínky) popisech činností (procesním modelu / firemní metodice). Pokud máte zájem o nástroj nebo rozvoj řízení času, ozvěte se.
Pro správné pochopení.
- Činnost/blok... to, co je naplánováno (jako souvislá práce) v termínovém kalendáři nebo záznam souvislé spotřeby času. Co se dělá - od - do.
- Plán prací/úkoly... seznam toho, na čem je potřeba pracovat / se pracuje. Může být, že některé činnosti se s úkolem překrývají. Potom je úkol splněn dokončením činnosti a může se zdát zbytečný. Většina úkolů asi bude náročnější, než jeden časový blok (doporučeno max. 1,5 hod.) a vždy se může stát, že bude nutno i práci na úplně jednoduchém úkolu přerušit.
- Typ činnosti... specifický charakter, náležitosti atd. (např. jednání, návrh, analýza, komunikace, ...).
K čemu je časový snímek
Nemusí to být jen den - lze to využít pro jakýkoli časový úsek. Smyslem by mělo být lépe pochopit, jak člověk využívá svůj čas. Jde to aplikovat i na práci členů týmu, ale to je poněkud něco jiného.
Takže pro jednotlivce:
- K čemu je evidence spotřeby času užitečná?
- Co a jak evidovat?
- Jak záznamy analyzovat - co má být výsledkem?
- Jaký bude přínos - jak konkrétně výsledky využijeme?
Užitek/potřeby
Prostřednictvím záznamu a následné analýzy chceme dosáhnout:
- Nezapomínat při plánování využití času (práce) činnosti, kterým se nelze vyhnout (zjistit, co všechno doopravdy děláme a jak se to dá roztřídit - klasifikovat typy).
- Tedy přesněji plánovat - mít spolehlivější obsah kalendáře.
- Tím lépe odhadovat (plánovat) termíny, ve kterých je reálné úkol, který se skládá z více činností, dokončit.
- Lépe/účelněji hospodařit s rezervami. (to např. znamená nenavyšovat odhad pracnosti, ale mít možnost přesouvat práci, která tolik nespěchá).
- Nezapomínat na "samozřejmé" činnosti.
- Mít přesnější odhad trvání známých typů činností.
- Analýzou skutečnosti zvýšit pravděpodobnost nalezení možností pro zlepšování způsobu provádění práce (produktivitu) atd. Ve dvou úrovních.
- Lépe pochopit, co je ve skutečnosti potřeba a jaké postupy a nástroje je rozumné použít (optimalizovat strukturu činností).
- Najít činnosti, u kterých úsilím investovaným do jejich zlepšení lze získat nejvyšší užitek (úsporu času).
Mohou být i jiná očekávání. Měla by být dle možností naprosto jednoduchá & konkrétní. Realistická, smyslupná, srozumitelná, obhajitelná. Někde tam má být i výkaz práce.
Evidence - záznam
Technický popis konkrétních elementů je věcí té které aplikace, kterou využijeme. Měla by ovšem umožnit bleskurychlý záznam zahájení a ukončení aktuální činnosti pomocí mobilního telefonu s možností zadání následujících údajů (vždy s možností dodatečně či zpětně ať už doplnit nebo upřesnit) s inteligentním předvyplňováním.
- Činnost (konkrétní práce) - pro zahájení by se mělo nabízet to, co je "na řadě" podle termínového kalendáře. Tedy již definovaná práce. Popř. lze požadovat, že nemusí být v kalendáři (což by mělo být chápáno jako naprosto nežádoucí - viz detailní metodika a principy plánování), ale v seznamu aktivních úkolů (což je možné a užitečné, pokud je akutně potřeba pracovat na něčem, co se nedalo předem naplánovat). Když na danou dobu žádná práce plánována není, vytvořit novou - dle potřeby se její účel zařadí do seznamu prací nebo přiřadí již existující.
- Pokud se naplánovaná činnost "odmítne", musí mít buď předem nastaveno, co se s ní v kalendáři má stát (odložit, zrušit) nebo je to nutno určit.
Každopádně nemá zůstat v aktuálním čase, pokud již měla být zahájena (výjimka je nedostatek času, ale tím zůstává stále "první na řadě", takže při dalším záznamu činnosti se siutace zopakuje + i při ukončení aktuální činnosti se vyžaduje její přesun/zrušení/zahájení).
- Zadat neplánovanou činnost (bez upřesňování, dohledávání - provizorně) je naprosto nejjednodušší možnost. Defaultní hodnota je název generovaný podle času, popř. dalších dostupných či zadaných údajů. Přičemž žádné údaje není při zahájení (ani při ukončení) povinné zadávat (viz dále).
- Činnost si sebou nese další atributy - typ a tím případně parametry pro její evidenci. Položky z kalendáře by měly mít atribut, v jakém předstihu je lze zahájit a určitě příznak, jestli zahájení čeká na událost (předání podkladů).
- Má se odkazovat na nadřazenou záležitost (aktivitu vyššího řádu / úkol). Popř. by mělo být možné ji propojit s dalšími záznamy (různého typu).
- Čas (a datum) zahájení.
- Okamžik ukončení či přerušení.
- ...cokoli dalšího bude potřeba dle konkrétních podmínek.
Počítané:
- Trvání (doba) - od zahájení do ukončení × intenzita.
Nepovinně:
- Intenzita / produktivita - koeficient, kterým se z absolutního času získává reálná časová náročnost. Odhad.
- Místo a další údaje odpovídající např. záznamu činnosti v kalendáři.
- Prostředí (typ & úroveň), ... slouží analogicky jako intenzita případnému vyhodnocení vlivu na produktivitu.
- Kontakt na primárního člověka, na kterého byla činnost orientována, ostatní do poznámky.
Systémové [odkazem na úkol, nikoli "záznam práce"]:
- Stav úkolu
- Historie přerušení / práce na úkolu [od, do, inenzita, ...]
- Při přerušení se zadává odhad zbývající pracnosti (který se musí propsat do stavu úkolu). Popř. zadaný termín pokračování, aby se zbývající práce dala přeplánovat. Přeplánováním se aktualizuje očekávaný termín dokončení, který se propíše do úkolu.
Údaje na úrovni úkolu (popř. jinde ~ závisí na záležitosti):
- Hodnota (přínos).
- Výsledek (úroveň / kvalita / ...). Popř. odkazy...
- Termínový limit (trvání - kdy je nejpozději nutno skončit).
- Kapacitní limit (spotřeba času).
Jednotlivec může mít jen jednu aktivní činnost. Před zahájením další je nutno aktivní ukončit nebo přerušit. Musí být jasné, jaké typy činností má a které nemá smysl zaznamenávat (zjednodušeně nemá smysl zadávat ty, kterým nelze přiřadit "platný" typ... což možná vede k doporučení, aby typy pro zaznamenávané činnosti byly definovány dle možností všechny a přesně určeno, jak se s nimi má pracovat).
Analýza a využití
Při zpracování se musí doplnit všechny chybějící údaje (tím se nemyslí jen "povinné" z hlediska možnosti uzavření (což není ukončení - záznam činnosti je po svém ukončení ve stavu "Neuzavřený" ~ pokud při ukončení nebylo zadáno, že se k záznamu již není potřeba vrátit).
Rezervy
Způsob používání
Začínáme
Používáme & zdokonalujeme
Pokročilý režim
Metodickou (asi částečně převzít a provázat) polohu toho, proč a jak evidovat činnosti. Jaké atributy se u čeho dají použít.
Příklady (celková situace - v různých fázích zvládnutí problému... začátek, jak použít pro zahájení plánování, jak využívat pro zlepšování, jak použít pro vykazování či pokročilejší analýzu... např. určování hodnoty kapacity...