Produktivita informačního pracovníka

Proč je obyklý přístup k IT problematický

Jak vypadá obvyklý přístup - zjednodušeně "hodně tabulek v Excelu" (ve kterých se hodně hledá a kopíruje).

• Menší firmy nemají nikoho, kdo by se byť jen staral o počítače. I když náhodou někoho takového mají, naprosto logicky ten člověk rozumí nejvýše tomu, jak funguje hardware a software. Nestará se o to, k čemu ty počítače lidé používají.
• Běžný uživatel nemá ani přehled o pracovních postupech, ani se nikdy nevěnoval tomu, jak a k čemu se dají (nejen) kancelářské aplikace využít, Plus je zatížen zažitými postupy, někdy nekvalitním či nesmyslným školením. Dost často jsou nouzově vytvořená řešení opravdu neuvěřitelná.
• Lidé tím, aby si alespoň trošku usnadnili život, tráví spoustu času (trvale, nikoli pouze jednorázově).
• Velmi často tím fixují neefektivní postupy (obvykle nahrazují to, že data nejsou tam, kde by měla být atd.).
• Někdy nevědí o klíčových vlastnostech a možnostech (např. sdílené schránky elektronické pošty nebo šablony a styly v textovém procesoru).
• Díky všeobecnému (ovšem pomýlenému) názoru, že na cokoli je nejlepší nástroj tabulkový procesor, vytváření v nich agendy a pomůcky, pro které to vůbec není vhodné prostředí. 
• Nemají ani tušení o tom, že lze získat data z podnikových informačních systémů přímo a jsou nadšení, když mají možnost si zkopírovat řádky a vložit je do své tabulky.

Sporné je to především proto, že naše vlastní řešení odmítáme opustit. Jenže dost často tím, jak se je snažíme vylepšovat, si život spíše komplikujeme. Svépomoc se nemůže vyplatit.

• O celkové efektivnosti využití IT rozhoduje kvalita návrhu (struktury / architektury) řešení.
• O ní zase úroveň poznání podstaty reálné potřeby (důsledné vyjasnění účelu a vazeb).
• S rozumným zadáním představuje vytvoření i údržba a rozvoj řešení zanedbatelný zlomek množství práce ve srovnání s lidovou tvořivostí (svépomocí).
• Profesionální řešení znamená rozumnou pravděpodobnost využití všech naznačených možností.
  • Centralizovaná správa aplikací Office. Firemní šablony. Jednotný vzhled.
  • Žádné duplicity.
  • Sdílení & centralizace komunikace, kontaktů.
  • MBO - řízení pomocí úkolů.
  • Centrální úložiště dokumentů, možnosti automatizace a workflow.
  • Zero Inbox - vysvětlíme proč a naučíme jak udržovat složku přijaté pošty prázdnou.
  • Zpřístupníme data z podnikových databází.
  • Vytvoříme doplňky pro kancelářské aplikace.
  • Nebojte, tabulkový procesor nezakážeme, uděláme všechno proto, abyste se jej naučili využívat opravdu efektivně.

Můžete si přečíst více

• Článek o přechodu na Office 365 u malé firmy - Zvýšení produktivity administrativy.
• Má pokračování o tom, co je obvykle hlavní příčinou neuspokojivého stavu a jak správně postupovat při osvojování možností informačních technologií.

Maily - požehnání nebo prokletí?

Základní problém elektronické pošty je právě a pouze to, že s ní neumíme správně pracovat. A tím se vůbec nemyslí pouze techniky boje se záplavou zpráv, ale především to, jak se chovat, aby ta záplava pokud možno nevznikala. Ovlivnit chování lidí - jak interně, tak i externích partnerů.

• Zakázat používat elektronickou poštu pro sdělení, pro která se nehodí (minimálně interně).
  • Informace s trvalou platností nepatří do mailu, ale do dokumentu a ten má být umístěn v prostředí a opatřen metadaty tak, aby bylo naprosto zřejmé, o co se jedná + dal se snadno najít + použít.
  • Pokud potřebujeme rychlou reakci, musíme jednat interaktivně. Nedoporučujeme ťukat do komunikátorů (a už vůbec ne na telefonu). Pokud od toho druhého člověka něco potřebuji, je správné a přípustné mu zavolat a dohodnout se s ním přímo. Nové technologie nám pomohou nerušit nevhod nebo zanechat vzkaz, aby se obratem ozval.
  • A když si uděláte jasno, jak postupovat v kterém případě, zjistíte, že elektronická pošta se hodí pouze k tomu, k čemu je určená - předávat odkazy a podobný aktivní obsah.
• Zakázat komunikovat externě přes osobní schránky/adresy. Vždy výhradně a pouze přes funkční adresy, které mají sdílené schránky.
• Pro vyřizování zpráv nastavit jako povinný princip "prázdná doručená pošta" (Inbox Zero), vybavit spolupracovníky rozumnou metodikou a ideálně nástrojem, který to všechno podporuje.

Řízená dokumentace a data v dokladech

Pojmem data se rozumí strukturované balíky údajů - např. záznam o osobě (např. kontakt v Google Contacts či obdobný) nebo více či méně komplexní záznam v podnikovém informačním systému (objednávka, faktura apod.). Pojem doklad by bylo dobré chápat písemnost, který je fakticky pouze "naformátovaným" zobrazením dat (to jsou právě faktury apod.). 

• Data patří do databází.
• Doklady by měly dnes být především elektronické (a tím se nerozumí PDF, ale některý standardní datový formát - např. XML, ve kterém se např. podávají daňová přiznání).

Na rozdíl od toho dokument je písemnost, u které je obvykle obsahem právě text (rozumí se formátovaný text; sice lze chápat dokument také jako datový objekt, ale je to hodně speciální typ dat). 

• S formátováním, obrázky apod.
• Případně některými funkčními prvky (např. hyperlinky).
• Některé dokumenty (na první pohled) neobsahují žádná data - např. řídící podniková dokumentace (směrnice apod.). Ale většinou se nějaká objeví - autor, datum platnosti, příjemci a dle způsobu používání jich může být celkem hodně. 
• Pokud takové dokumenty potřebujeme spravovat v prostředí, ve kterém lze získat přehled o aktuálně platných dokumentech, úkolech / požadavcích, které se k nim vztahují atd.), jedná se o řízenou dokumentaci.
• Některé jiné typy dokumentů představují "něco mezi" - formuláře. Pěkným příkladem je třeba reklamační protokol (záznam o reklamaci)
  • Základem je neměnný text - popis jednotlivých částí, popř. podmínky, vysvětlivky apod.
  • Podstatou jsou ale "políčka" formuláře, do kterých je potřeba zapsat to, co o případu víme.
  • Část z těchto políček má vazby na datové zdroje (kontakty, faktury, ...) a mohou mít řídící funkci pro chování jiných políček formuláře. Obvykle se jejich obsah dá (měl by se) převzít z těchto datových zdrojů, resp. s nimi (obousměrně) propojit.

Používejte správné nástroje

Naučme se nejdříve zjistit a korektně definovat, co skutečně potřebujeme. A potom přenechejme návrh řešení lidem, kteří to navrhnout a vytvořit umí.

• Zakázat "lidovou tvořivost". Řešení, ke kterému se běžný uživatel tabulkového procesoru propracuje lopotnou snahou na principu pokus×omyl, většinou není tím optimálním.
• Pro návrh správného řešení je potřeba současné dostatečné pochopení odborného problému a znalost co nejširší škály technologií. Aby bylo možné najít takovou, které se pro daný požadavek hodí nejlépe.
• Dost často děláme věci zbytečně složitě, protože neznáme správné řešení. Nemáme čas ho hledat. Rozdíly v produktivitě mohou být propastné (nikoli pouze v produktivitě při získání, ale především v provozu onoho řešení).

Analýza dat & automatizace zpracování

[Bude doplněno - postupný převod obsahu webu - pokud máte o toto téma zájem, určitě se ozvěte]

Projekt rozvoje informační infrastruktury

Máme zájem vám pomoci se zefektivněním práce s informacemi. U běžné firmy, která má víc jak 2 administrativní pracovníky, mohou být dopady překvapivé. Nejde o to, že bychom předpokládali, že polovinu z nich ušetříte - to není účelem.

• Pokud platí, že informace a jejich kvalita jsou strategickým faktorem úspěchu, lze prostřednictvím zlepšení jejich zpracování dosáhnout zvýšení výkonu a efektivnosti firmy. Naše zkušenosti říkají, že v řádu desítek procent příspěvku na krytí.
• V prvním kroku zmapujeme úplně všechno. Abychom správně pochopili, co proč a jak děláte. A zaměříme se na dvě oblasti
  • Strukturu firemních informací - to pro vyhodnocení dlouhodobého potenciálu dlouhodobého rozvoje.
  • Quick wins - činnosti, ve kterých vidíme možnosti změny s velmi rychlým efektem. Když to půjde, tak ty změny rovnou iniciujeme.
  • Obojí vám důkladně popíšeme a vysvětlíme - dle vašeho zájmu ve větším či menším detailu. Součástí je návrh změn a odhad efektů - zcela konkrétně u těch rychlých výher až do podoby plánu práce, trošku obecněji pro komplexní rozvoj.
• Pokud s navrženými změnami a plánem práce budete souhlasit, postaráme se o prvních pár nejjednodušších úprav (tím se rozumí vytvoření šablon dokumentů, naučit příslušné pracovníky správně využívat funkčnost aplikací, nastavit správně služby či udělat alespoň předběžně pořádek v úložištích - obvykle jde o přesun firemní komunikace do sdílených složek a základní klasifikace dokumentů / dat - jinými slovy vytvořit centrální strukturu, ve které se každý vyzná a "zakázat" mít firemní data někde jinde.

Bude toho víc.