Produktivita informačního pracovníka

Maily - požehnání nebo prokletí?

Základní problém elektronické pošty je právě a pouze to, že s ní neumíme správně pracovat. A tím se vůbec nemyslí pouze techniky "boje" se záplavou zpráv, ale především to, jak se chovat, aby ta záplava pokud možno nevznikala.

• Zakázat používat elektronickou poštu pro sdělení, pro která se nehodí (minimálně interně).
  • Informace s trvalou platností nepatří do mailu, ale do dokumentu a ten má být umístěn v prostředí a opatřen metadaty tak, aby bylo naprosto zřejmé, o co se jedná + dal se snadno najít + použít.
  • Pokud potřebujeme rychlou reakci, musíme jednat interaktivně. Nedoporučujeme ťukat do komunikátorů (a už vůbec ne na telefonu). Pokud od toho druhého člověka něco potřebuji, je správné a přípustné mu zavolat a dohodnout se s ním přímo. Nové technologie nám pomohou nerušit nevhod nebo zanechat vzkaz, aby se obratem ozval.
  • A když si uděláte jasno, jak postupovat v kterém případě, zjistíte, že elektronická pošta se hodí pouze k tomu, k čemu je určená - předávat odkazy a podobný aktivní obsah.

[Bude doplněno - postupný převod obsahu webu - pokud máte o toto téma zájem, určitě se ozvěte]

Řízená dokumentace a data v dokladech

[Bude doplněno - postupný převod obsahu webu - pokud máte o toto téma zájem, určitě se ozvěte]

Používejte správné aplikace

• Zakázat "lidovou tvořivost". Většinou není to řešení, na které přijde běžný uživatel tabulkového procesoru, tím optimálním. 
• Pro návrh správného řešení je potřeba současné dostatečné pochopení odborného problému a znalost co nejširší škály technologií. Aby bylo možné najít takovou, které se pro danou oblast hodí nejlépe.
• Dost často děláme věci zbytečně složitě, protože neznáme správné řešení. Nemáme čas ho hledat. Rozdíly v produktivitě mohou být propastné.

Analýza dat & automatizace zpracování

[Bude doplněno - postupný převod obsahu webu - pokud máte o toto téma zájem, určitě se ozvěte]

Projekt rozvoje informační infrastruktury

Máme zájem vám pomoci se zefektivněním práce s informacemi. U běžné firmy, která má víc jak 2 administrativní pracovníky, mohou být dopady překvapivé. Nejde o to, že bychom předpokládali, že polovinu z nich ušetříte - to není účelem.

• Pokud platí, že informace a jejich kvalita jsou strategickým faktorem úspěchu, lze prostřednictvím zlepšení jejich zpracování dosáhnout zvýšení výkonu a efektivnosti firmy. Naše zkušenosti říkají, že v řádu desítek procent příspěvku na krytí.
• V prvním kroku zmapujeme úplně všechno. Abychom správně pochopili, co proč a jak děláte. A zaměříme se na dvě oblasti
  • Strukturu firemních informací - to pro vyhodnocení dlouhodobého potenciálu dlouhodobého rozvoje.
  • Quick wins - činnosti, ve kterých vidíme možnosti změny s velmi rychlým efektem. Když to půjde, tak ty změny rovnou iniciujeme.
  • Obojí vám důkladně popíšeme a vysvětlíme - dle vašeho zájmu ve větším či menším detailu. Součástí je návrh změn a odhad efektů - zcela konkrétně u těch rychlých výher až do podoby plánu práce, trošku obecněji pro komplexní rozvoj.
• Pokud s navrženými změnami a plánem práce budete souhlasit, postaráme se o prvních pár nejjednodušších úprav (tím se rozumí vytvoření šablon dokumentů, naučit příslušné pracovníky správně využívat funkčnost aplikací, nastavit správně služby či udělat alespoň předběžně pořádek v úložištích - obvykle jde o přesun firemní komunikace do sdílených složek a základní klasifikace dokumentů / dat - jinými slovy vytvořit centrální strukturu, ve které se každý vyzná a "zakázat" mít firemní data někde jinde.

Bude toho víc.