Ověření produktivity administrativy

Primárním krokem je zjištění (a sjednocení chápání) současného stavu. Důkladně zmapujeme všechny činnosti (vznešeně se tomu říká "procesní model", ale nebude to nic "drastického"). U každého člověka, který pracuje s počítačem, se dle možností pokusíme ověřit co a jak dělá (nemluvě o širokém spektru typických nedostatků, které již známe). Pokusíme se přijít na to, jaká je faktická podstata jeho práce. Když to bude jenom trošku možné, hned každého upozorníme na nejčastější chyby. Všechny zjištěné konkrétní problémy zapíšeme a (pokud s tím budou všichni souhlasit) zveřejníme (beze jmen), aby se každý mohl poučit.

Podíváme se, jaké technologie používáte ... a jak.

Krom toho navrhneme opatření pro rychlé a jednoduché změny ("quick-wins" ... změnu podoby reálných transakcí, nikoli způsobu práce se standardními aplikacemi) - jedná se o nejkřiklavější záležitosti, u kterých bude stačit prostě akceptovat, že se mají dělat jinak (nevyžadují žádné úpravy či zásahy - je to prostě upozornění typu "Nešlapej do kaluže, budeš mít mokré boty."). Následně navrhneme komplexnější úpravy (technické) podoby zpracování informací - tzn. především úpravy (administrativních) pracovních postupů, které souvisí s rozšířením technologií, změnami konfigurace či doplněním funkčnosti (např. smlouvy, nabídky apod.). O těch si rozhodnete sami.

Soustředíme se na postupy v oblasti zpracování informací, ovšem součástí tohoto auditu auditu je i orientační zmapování obecných výkonových faktorů a výsledkem bude komplexní doporučení, ve kterých oblastech jsou zřejmé rezervy (možno pokračovat výkonovou analýzou nebo procesním auditem). Vycházíme ze známých obecných potíží, které většina z nás s má s ovládáním a rozumným využitím nejběžnějších aplikací.

Je podstatné, že až do toho okamžiku, kdy si objednáte školení, doplnění funkčnosti či zavedení intranetového řešení, nic neplatíte - celá analýza a komplexní soubor doporučení je zdarma. Jediné, co budete případně platit, jsou doplňky k aplikacím, nasazení či zprovoznění (to se týká např. uživatelů MS Small Business Server, kteří nevyužívají funkčnost SharePoint-u; Outlook Customer Manager) dodatečných technologií či nové aplikace. Popř. vybrané podnikové vzdělávání. A to, co chcete zrealizovat, budete vybírat na základě relativně dobře podloženého odhadu o zvýšení produktivity a snížení pravděpodobnosti vzniku problémů (viz doporučení "jak zjistit, jestli se mi to vyplatí").