Popis stavu & akční plán

Postup

Záleží na konkrétních podmínkách. Zde uvedné kroky jsou téměř vždy nutné.

• Seznámit se s firmou
  Jednání o zadání, oblastech působnosti, vyjasnění cílů, další seznámení s firmou, nejdůležitějšími lidmi a prostředím. Předání dostupných podnikových dokumentů. Případný podpis smlouvy o ochraně informací.
• Získat dostupné informace
  Doplnění (předání či zpřístupnění nepředaných částí / oblastí) podnikové dokumentace (dat) a  její / jejich analýza. Zpřístupnění dokumentace pro strategie, systém řízení atd.
• Oficiálně zahájit spolupráci
  Setkání všech potenciálních účastníků VA. Seznámení s cíli a záměry. Představení metod a postupu. Sjednání termínů rozhovorů / návštěv. Schválení plánu prací (závazného harmonogramu) a podoby (akceptační kritéria) žádoucích výsledků VA.
• Provést průzkum stanovených oblastí / činností
  Rozhovory, nejdříve dotazníkově organizovaný sběr informací. Návštěvy pracovišť, ověření podoby pracovních postupů, důkladné seznámení s reáliemi (doklady, problémy, funkčnost IS atd.).
• Analyzovat situaci
  Identifikovat základní prvky systému řízení a jejich slabá místa.
  • Orientační procesní dekompozice činností, návrh předběžné procesní mapy a porovnání s formálním organizační strukturou (analýza organizačního uspořádání).
  • Předběžný návrh možných změn (za účelem ověření shody předpokladů).
  • Návrh předběžných strategických faktorů úspěchu (SFÚ/SWOT).
  • Návrh opatření k využití zjištěných rezerv (quick-wins).
  • Vytvoření základní verze úvodní studie & návrhu plánu prací.
• Projednat první výsledky
  Schůzka k projednání předběžných výsledků a výchozího návrhu další spolupráce.
• Předložit úvodní studii
  Předání úvodní studie a souvisejících materiálů k připomínkování.
• Připomínkovat ÚS a návrh projektu
  Připomínkování (oponentura) & úpravy úvodní studie. Upřesnění podmínek, požadavků a ostatních náležitostí včetně přípravy týmu (ověření metod komunikace, účinnosti pravidel atd.). Upřesňování plánu prací akce (následující etapy) a smluvních podmínek.
• Projednat závěry a sjednat další postup
  Úvodní studie, smlouvy, plánu prací. Podpis smlouvy.

Co je potřeba udělat

Obvyklý průběh - co se osvědčilo.

• Primárním krokem je zjistit (a sjednotit chápání) současného stavu. Zorientujeme se v podnikových reáliích a obchodním prostředí.
  • Podniková dokumentace.
  • Průzkum (dotazníkový) u všech spolupracovníků. Případné následné řízené rozhovory.
  • Orientační seznámení s praktickými metodami řízení (porady, řídící dokumentace).
• Velmi orientačně projdeme, co potřebují zákazníci a co musí dělat inerní lidé. 
• Pokusíme se identifikovat překážky / omezení. Místa, kde vznikají problémy. 

Identifikujeme potenciální možnosti zlepšení

• Najdeme primární omezení.
• Formulujeme skutečné potřeby a požadavky - mapa příležitostí pro odstranění omezení (posílení slabého místa).
• Vytvoříme velmi stručný (rámcový) návrh akčního plánu.

Zadavatel získá nezaujatý posudek stavu

Faktickým výstupem by mělo být "sjednocení chápání situace a objektivizace potřeb". Nositeli tohoto stavu jsou následující dokumenty:

• Úvodní studie (1. část)
  Analýza situace / nejdůležitějších faktorů.
  Pro správné stanovení diagnózy ‑ pochopení příčin toho, co je potřebné změnit/zlepšit ‑ je nutné se důkladně seznámit s prostředím (včetně nejdůležitějších externích faktorů), jeho pracovníky a zjistit základní oblasti, ve kterých se odehrávají podnikové procesy, kterým se má analýza & hledání možností zlepšení věnovat. Uvedením významných skutečností v úvodní studii a jejich projednáním na konci vstupní analýzy je podpořeno shodné vnímání situace všemi dotčenými subjekty.
• Úvodní studie (2. část)
  Identifikace problémů a  jejich příčin.
  Bez dostatečných podkladů strategického charakteru (KPS, SWOT/SFÚ) je obtížné analyzovat organizační a ekonomickou strukturu a najít podstatu slabých míst a ještě obtížnější navrhovat nápravná opatření. Pokud strategie existuje, je relativně snadné porovnat předpoklady se skutečností a na tomto základě navrhnout změny. Pokud strategie neexistuje, je obtížné se shodnout na tom, co vůbec je problém. Do úvodní studie budou uvedeny všechny zjištěné potíže bez ohledu na to, co je a  co není příčina či důsledek (dle potřeby bude při projednávání výsledků sestaven strom současné reality) ... viz metody teorie omezení - snažíme se najít nejslabší místo/-a.
  Můžeme slíbit (či spíše musíme upozornit), že když zjistíme, že původně zamýšlená akce není za aktuálního stavu vaší organizace realizovatelná (resp. že primární omezení je někde jinde), ze všech sil se vynasnažíme naše zjištění potvrdit, vysvětlit a navrhnout takový postup, který nejdříve odstraní či omezí primární omezení. 
• Návrh akčního plánu + plán prací nejbližší aktivity
  Rámcové vymezení doporučné posloupnosti aktivit a zcela konkrétní a závazný plán prací první etapy/akce. Jednoznačné vymezení cílů a podmínek, za kterých akce bude probíhat, návrh cílového stavu, specifikace výstupů, odhad přínosů a rámec projektu. Toto vyjasnění podstaty projektu chrání jak zadavatele, tak projektový tým a umožňuje následně projekt řídit. Reakce na identifikovaná omezení (důraz na maximální realističnost plánu prací).
• Doporučená personální & organizační opatření (volitelně)
  Návrh možných změn rolí řídících pracovníků. Standardně v rozsahu analýza současného stavu + alternativní pojetí, jejich potenciální rizika, výhody a nevýhody. Cílem je zajistit pro chod firmy a současně pro práci na rozvojovém projektu dostatek kvalifikované kapacity (současně navrhuje pro klíčové aktivity akčního plánu minimálně vedoucí projektu). Většinou obsahuje předběžný odhad potřeby rozvoje dovedností pro zajištění způsobilosti účastníků projektu. Dle situace a  podmínek také předpokládaná potřebná technická opatření (např. pro zajištění komunikace, správu dokumentace projektu apod.)