Jak vytvořit účelnou strategii a udržovat ji platnou

Smyslem a posláním KPS je správná orientace a hodnocení účelnosti podnikových činností. Její obsah je prostředkem pro posuzování správnosti jakýchkoli rozhodnutí. To platí jak pro běžný provoz firmy, tak zejména pro analýzu podniku a projektování nového systému řízení. Mělo by to být tak, že správně rozpracovaná KPS dává odpověď na jakoukoli pochybnost o tom, co je a co není důležité (resp. co je důležitější - např. okamžitý zisk nebo spokojený zákazník). To proto, že veškerý obsah KPS je zabudován do provozních pravidel - do povinností funkčních míst, do motivačního systému a do hodnocení ekonomické efektivnosti.

Správně vytvořená a realizovaná KPS pomůže:

• Stanovit jasné kompetence a zodpovědnost vrcholového vedení i organizačních celků.
• Omezit možnost prosazovat dílčí zájmy řídících pracovníků a organizačních celků.
• Zamezit živelnému (nekontrolovanému a nekontrolovatelnému) vývoji společnosti (produktová, kapacitní či ekonomická struktura).
• Zajistit připravenost na nutné změny ‑ umožní provádět změnu a neztratit orientaci.
• Jasně formulovat zadání pro ostatní dílčí strategie ‑ informační strategii, marketingovou a personální.

Jak již bylo uvedeno, nutnou podmínkou pro rozumné zahájení prací na KPS je SWOT analýza (strengths, weaknesses, opportunities, threats – silné a slabé stránky firmy, příležitosti a ohrožení nacházející se uvnitř a v okolí firmy). Ta analyzuje aktuální postavení firmy a vývoj relevantního prostředí. Součástí analýzy je hledání příčin dané situace (a jejich shodná interpretace). Metodiky doporučují, aby se na této analýze podíleli všichni členové vrcholového vedení podniku spolu s externím poradcem. Úkolem poradce je pomoci vrcholovému vedení překonat vžité stereotypy v pohledu na činnost podniku, iniciovat nové nápady a zejména moderovat diskusi, ve které SWOT analýza vzniká. Pokud SWOT analýza není k dispozici, bude v rámci akce vytvořena její orientační verze, která musí být posléze rozpracována (nejlépe alespoň rozhodující prvky do termínu první revize KPS) a dle získaných výsledků je aktualizována KPS.

V rámci tohoto projektu tak, jak je etapa předběžně navržena, nebude (nemůže být) vytvořena úplná podniková strategie, bude pouze navržen základní rámec v takovém detailu (míře podrobnosti), který v daném čase bude možný. Fakticky má být zahájen proces její tvorby a odsouhlasena základní východiska a pravidla pro její údržbu a přístup k jejímu využití a realizaci. Jedním z důvodů toho, proč nemůže být nově vznikající KPS "dotažena", je obvykle to, že pro návrh strategických cílů chybí systém projektového řízení, většinou není funkční systém správy strategických faktorů úspěchu (viz výše SWOT) atd.

Upřesnění, formalizace a zveřejnění

Každý rozvojový (např. poradenský) projekt či projekt rozvoje systému řízení je nutno zahájit ověřením platnosti (formalizací, aktualizací, vytvořením) komplexní strategie organizace (KSO). Přesněji řečeno inovací procesu strategického řízení & adaptací životního cyklu strategie coby řídícího dokumentu.

Podniková strategie není (jen) dokument, je to také proces formulace a rozvoje koncepce rozvoje jako základní zdroj informací o budoucím směřování podniku. Součástí (tvorby a údržby) KSO musí být minimálně orientační marketingová analýza., přesněji analýza strategických faktorů úspěchu.

Obvyklý scénář.

• Příprava (sběr a zpracování podkladů)
• Workshop - dvoudenní soustředění nebo čtyři půldenní schůzky ve dvou až čtyřech týdnech) s vrcholovým vedením
  • Jednoznačné nastavení priorit.
  • Konkretizace strategických zájmů či záměrů.
  • Navrhnout koncepční pravidla.
  • Sjednotit chápání strategických cílů (kroků, opatření, změn).
  • Zpřesnit orientaci firmy (položit si otázky - co je "core business", proč chceme dělat "to či ono" atd.).

Výsledkem musí být jednoznačné srozumitelné vyjádření zájmů firmy a pravidel jejího fungování (co je a co není přijatelné).

Obsah KPS

KPS je klíčovým výstupem procesu strategického řízení podniku (organizace), který určuje v několika horizontech strategickou orientaci, tzn. hlavní směry a zásady rozvoje a provozu. Skládá se (většinou) z těchto částí:

• Poslání firmy je definicí smyslu existence. Základním nezpochybnitelným vyjádřením toho, co firma bude dělat. Je to její neměnné a trvalé určení. Všechny další části musí respektovat toto vrcholové vymezení.
• Vize je popis žádoucího stavu, ve kterém se v dlouhodobém výhledu má firma nacházet. Vyjadřuje podobu, ke které je nyní směřována ‑ hlavní směr rozvoje na viditelný časový horizont. Mění se vždy, když je předchozí vize dosaženo nebo se zásadním způsobem změní podmínky, ve kterých firma podniká. Je nutné ji průběžně ověřovat a upřesňovat.
• Strategické cíle jsou kvantifikovatelné parametry (zejména výkonnost) provozu firmy, kterých má být dosaženo v nejbližším strategickém horizontu ‑ většinou tři až pět let. Všechny strategické cíle musí odpovídat poslání a přispívat k dosažení vize. Vyhodnocují a revidují se rozhodně vždy při hodnocení výsledků firmy za stanovené ekonomické období.

Jak zorganizovat aktualizace a uplatnění 

KPS není jedenkrát vytvořený neměnný dokument ‑ prochází, podobně jako všechny ostatní strategické dokumenty, životním cyklem, který

• Zajišťuje zpřesňování, kontrolu a vytváření podmínek pro realizaci formulovaných záměrů.
• Umožňuje přizpůsobení chování a priorit firmy změnám hospodářského prostředí, změnám vizí vlastníků a vrcholového managementu a změnám interních podnikových podmínek.
• Zpětnovazební mechanismy musí zajistit, aby byla revidována vždy, kdy to je potřeba. Vyhodnocuje se její účinnost (správnost/úplnost výchozích předpokladů, stav prostředí a efektivnost přijatých opatření)
• Obvyklá délka cyklu vyhodnocování a upřesňování může být jeden rok ve stabilních podmínkách. Není pravděpodobné, že by bylo možno dříve vyhodnotit její účelnost a získat dostatek informací umožňujících podloženou korekci.
• Součástí pravidel / procesu jsou spouštěcí události (v jaké situaci má kdo reagovat jak) - jaké odchylky mají vést k podnětu na přezkoumání platnosti (obvykle by měl být takový podnět zamítnut).

V době jejího vzniku je většinou potřeba několikatýdenní práce na formulaci základních částí a po jejím zveřejnění několikaměsíční intenzívnější úsilí o její zdokonalování, upřesňování a implementaci.

Pokud má KPS neveřejné (důvěrné) části, je nutno zajistit ochranu těchto strategických informací (např. části, které by mohly být zajímavé pro konkurenci apod.).