Adopce Office 365

18. 01. 2021 Petr Opletal

Dnes říkal Ondřej Neff, že IT je potměšilé božstvo, v něčem zcela tupé, avšak nekonečně vynalézavé v kladení nástrah a překážek. Ovšem pokud to s ním umíme, dokážeme nesrovnatelně víc než bez něj.

Adopce Office 365

Máme v nabídce spolupráce při adopci a správě Microsoft 365 uvedeno, že je užitečné konzultovat a plánovat možnosti nasazení nových technologií nejen s "lidmi od počítačů", ale především s těmi, kdož jsou ochotni a schopni zamyslet se nad tím, co a jak - a zejména proč - děláte. Abyste do cloudu přešli smysluplně, nestačí rozumět jenom IT.

Musíme současně zvládat věcná témata - práci s dokumenty včetně typografie a stylistiky, metody komunikace včetně potřebných sociálních dovedností, manažerské dovednosti pro organizaci porad, řízení pomocí úkolů a řadu dalších. Jinak pouze přesunete současnou podobu práce do jiného prostředí a nic podstatného se nezmění.

IT dnes skutečně otevírá nové možnosti. Hledejte toho, kdo ví, jak je využít.

Bez odborných znalostí technologie nepomohou 

Např. možnosti "kancelářských aplikací" využíváme jenom z menší části. Něco má příčinu v elementárních dovednostech a znalostech příslušného typu technologie, jako jsou např. styly a šablony, něco v nedostatečné ochotě zvládnout věcnou podstatu (řízení času, řízení porad, úkoly apod.).

Největší potíž spočívá v tom, že běžný uživatel nemá kapacitu, aby rozlišil "vzor" (typovou situaci), na který lze uplatnit nové (navíc jemu zatím neznámé) postupy či nástroje. Takže lopotně zápolí s technologiemi jako Ivan s motorovou pilou. Na zjištění, že se to, co dělá, dá zvládnout mnohem rychleji, pohodlněji a bez rizika chyb, mu chybí nadhled, zkušeností a znalost nových postupů. 

Příklad - katalog informačních zdrojů

Velmi jednoduchý příklad pro ilustraci - "Kam patří katalog odkazů".

  • Předpokládejme, že chci pracovat systematicky.
  • Při řešení aktuálního tématu jsem narazil na informace, které se budou hodit u jiného tématu (nebo se "asi" budou hodit a je dobré se k nim ve vhodnou chvíli vrátit). Typicky odkaz ve výsledcích hledání či dohledaná stránka.
  • Co s tím?
    • Možná si na to vzpomenu, až to bude potřeba a není nutno dělat nic … obvyklá, ale nejméně praktická možnost.
    • Uložit odkaz do "Oblíbených" v prohlížeči … lepší, ale jen málokdo se vrací k tomu, co má v "Oblíbených". Navíc pokud tam ukládá všechno, co by mohlo být zajímavé, je prakticky nemožné se v tom vyznat, i když odkazy ukládáme do samostatných složek. Není možné k tomu přidat určení - k čemu je co myšleno - kategorie, vazby, platnost, …
    • Vynechám další více či méně praktické scénáře a rozhodnu se vytvořit si k danému zdroji záznam někde, kde se mi ve správnou chvíli či souvislosti připomene. Outlook je první možnost. Pokud aktivně pracuji s úkoly, vytvořím nový úkol. Když úkoly nemám rád, vytvořím si událost v kalendáři, jelikož to typicky bude něco, k čemu se chci dostat v dohledném horizontu (jinak bych si dané informace vůbec nevšimnul a nevyhodnotil ji jako potenciálně užitečnou).
    • Příběh má pár dalších zákrut a rozcestí. Zejména když potřebujeme podklady/odkazy sdílet. Zkusíme je podrobně a srozumitelně popsat v metodice pro interní organizaci a správu informací, podnětů a záležitosti. Nebo to můžeme ukázat naživo či vás to rovnou naučit. Není nad tím potřeba dlouho přemýšlet.

Nástroje používejme k tomu, k čemu jsou určeny

  • Podstata - je dobré použít aktuálně nejvhodnější a nejpřístupnější technologii. Ale především k tomu, aby si člověk ujasnil, co skutečně potřebuje a jaké to má souvislosti. A pokud to dává smysl, následně dané řešení převést do technicky korektní podoby.
    • Poznámky a odkazy mohou být (zejména v počáteční fázi) v OneNote. Ne, že by tam měly zůstat napořád.
    • Je neuvěřitelně snadné propojovat stránky OneNote s Outlook-em. Nebo SharePoint-em.
    • Termíny a úkoly mají sloužit organizaci práce a času. Nikoli ke shromažďování podkladů (mj. je není snadné sdílet). Do Outlooku odkazy na zdroje nepatří.
    • Cílová podoba je buď hotové řešení (rozšířená knihovna odkazů na SharePointu) nebo integrace takovéto funkčnosti do nástroje pro podporu řízení (záležitosti, řídící dokumentace, porady, úkoly, ...).
  • Najdeme celou řadu obdobných scénářů. U každého z nás. Každý den.
  • Pokud přistoupíme na to, že stojí zato se občas zamyslet či zeptat, jestli by se naše činnosti nedaly dělat jinak, snižuje se riziko první možnosti (neudělat nic).

Stručný závěr

Adopce Office 365 přináší možnost zvýšení výkonu firmy. Znamená příležitost kriticky přehodnotit stávající pracovní postupy a najít nové, které umožní pracovat rychleji a pohodlněji. Především můžeme dosáhnout zajímavých efektů v motivaci lidí, využití informací - díky tomu, co dřív nebylo tak jednoduché - snadnému sdílení (nemusí to být "s ostatními", užitek přináší i "sám se sebou" … aneb jedním z klíčových efektů je, že si člověk / firma udělá jasno v tom, co kam patří).

Je dobré nepostupovat hrubou silou ani metodou pokus-omyl. Poradíme a pomůžeme.