Adopce Office 365

18. 01. 2021 Petr Opletal

Dnes říkal Ondřej Neff, že IT je potměšilé božstvo, v něčem zcela tupé, avšak nekonečně vynalézavé v kladení nástrah a překážek. Ovšem pokud to s ním umíme, dokážeme nesrovnatelně víc než bez něj.

Adopce Office 365

V nabídce spolupráce při adopci a správě Microsoft 365 je uvedeno, že je užitečné konzultovat a plánovat možnosti nasazení nových technologií nejen s "lidmi od počítačů", ale především s těmi, kdož jsou ochotni a schopni zamyslet se nad tím, co a jak - a zejména proč - děláte. Abyste do cloudu přešli smysluplně, nestačí rozumět jenom IT.

Změna je příležitost

Je potřeba současně (možná "nejdřív") zvládat věcná témata - práci s dokumenty včetně typografie a stylistiky, metody komunikace včetně potřebných sociálních dovedností, manažerské dovednosti pro organizaci porad, řízení pomocí úkolů a řadu dalších. Jinak pouze přesunete současnou podobu práce do jiného prostředí a nic podstatného se nezmění.

IT dnes skutečně otevírá nové možnosti. Hledejte toho, kdo ví, jak je využít.

Přechod k jedinému organizovanému (pravidla, workflow) úložišti znamená dát do pořádku nejen dokumenty či data, ale je to obrovská příležitost ověřit správnost postupů při zpracování informací. Všichni dobře víme, že v průběhu doby vznikají ad hoc postupy, které nám připadají nutné a korektní, ovšem když se na ně podíváme s odstupem, tak občas zjistíme, že jsme si jenom zbytečně zkomplikovali život.  

Bez odborných znalostí technologie nepomohou 

Např. možnosti "kancelářských aplikací" využíváme jenom z menší části. Něco má příčinu v elementárních dovednostech a znalostech příslušného typu technologie, jako jsou např. styly a šablony, něco v nedostatečné ochotě zvládnout věcnou podstatu (řízení času, řízení porad, úkoly apod.).

Největší potíž spočívá v tom, že běžný uživatel nemá kapacitu, aby rozlišil "vzor" (typovou situaci), na který lze uplatnit nové (navíc jemu zatím neznámé) postupy či nástroje. Takže lopotně zápolí s technologiemi jako Ivan s motorovou pilou. Na zjištění, že se to, co dělá, dá zvládnout mnohem rychleji, pohodlněji a bez rizika chyb, mu chybí nadhled, zkušeností a znalost nových postupů. 

Příklad - katalog informačních zdrojů

Velmi jednoduchý příklad pro ilustraci - "Kam patří katalog odkazů" (tedy za předpokladu, že souhlasíte s tím, že je dobré zajímavé a potenciálně užitečné odkazy uchovávat - jiné téma je, za jakých okolností je rozumné obsah stahovat ~ případná automatizace takového katalogu je taky zajímavé téma).

  • Předpokládejme, že chci pracovat systematicky.
  • Při řešení aktuálního tématu jsem narazil na informace, které se budou hodit u jiného tématu (nebo se možná budou hodit a je dobré se k nim ve vhodnou chvíli vrátit). Typicky odkaz ve výsledcích hledání či dohledaná stránka.
  • Co s tím?
    • Možná si na to vzpomenu, až to bude potřeba a není nutno dělat nic … obvyklá, ale nejméně praktická možnost.
    • Uložit odkaz do "Oblíbených" v prohlížeči … lepší, ale jen málokdo se vrací k tomu, co má v "Oblíbených". Navíc pokud tam ukládá všechno, co by mohlo být zajímavé, je prakticky nemožné se v tom vyznat, i když odkazy ukládáme do samostatných složek. Není možné k tomu přidat určení - k čemu je co myšleno - kategorie, vazby, platnost, …
    • Přeskočím další více či méně praktické scénáře a rozhodnu se vytvořit si k danému zdroji záznam někde, kde se mi ve správnou chvíli či souvislosti připomene. První možnost (typicky ne zcela ideální) je kalendář či něco podobného. Pokud aktivně pracuji s úkoly, vytvořím nový úkol. Když úkoly nemám rád, vytvořím si událost v kalendáři, jelikož to typicky bude něco, k čemu se chci dostat v dohledném horizontu (jinak bych si dané informace vůbec nevšimnul a nevyhodnotil ji jako potenciálně užitečnou).
    • Bylo by sice pěkné, kdyby se to dalo propojit s tím, k čemu si myslím, že mi to bude dobré (konkrétní záměr, kategorie, klíčová slova), což se dá více či méně slušně řešit, obejít nebo dodělat. Nebo rezignovat. Až tak zásadní to není. Dokud těch odkazů není mnoho desítek či stovky. 
  • Příběh má pár dalších zákrut a rozcestí. Zejména když potřebujeme podklady/odkazy sdílet. Včetně toho, aby všichni byli schopni přiměřeně systematicky přidávat nové. Zkusíme je podrobně a srozumitelně popsat v metodice pro interní organizaci a správu informací, podnětů a záležitosti. Nebo to můžeme ukázat naživo či vás to rovnou naučit. Není nad tím potřeba dlouho přemýšlet.

Nástroje používejme k tomu, k čemu jsou určeny

  • Podstata - je dobré použít aktuálně nejvhodnější a nejpřístupnější technologii. Ale především k tomu, aby si člověk ujasnil, co skutečně potřebuje a jaké to má souvislosti (viz Excel všemohoucí). A pokud to dává smysl, následně dané řešení převést do technicky korektní podoby.
    • Poznámky a odkazy mohou být (zejména v počáteční fázi) v OneNote. Ne, že by tam měly zůstat napořád.
    • Je neuvěřitelně snadné propojovat stránky OneNote s Outlook-em. Nebo SharePoint-em.
    • Termíny a úkoly mají sloužit organizaci práce a času. Nikoli ke shromažďování podkladů (mj. je není snadné sdílet). Do Outlooku odkazy na zdroje nepatří.
    • Cílová podoba je buď hotové řešení (rozšířená knihovna odkazů na SharePointu) nebo integrace takovéto funkčnosti do nástroje pro podporu řízení (záležitosti, řídící dokumentace, porady, úkoly, ...).
  • Najdeme celou řadu obdobných scénářů. U každého z nás. Každý den.
  • Pokud přistoupíme na to, že stojí zato se občas zamyslet či zeptat, jestli by se naše činnosti nedaly dělat jinak, snižuje se riziko první možnosti (neudělat nic).

Stručný závěr

Adopce Office 365 přináší možnost zvýšení výkonu firmy. Znamená příležitost kriticky přehodnotit stávající pracovní postupy a najít nové, které umožní pracovat rychleji a pohodlněji. Především můžeme dosáhnout zajímavých efektů v motivaci lidí, využití informací - díky tomu, co dřív nebylo tak jednoduché - snadnému sdílení (nemusí to být "s ostatními", užitek přináší i "sám se sebou" … aneb jedním z klíčových efektů je, že si člověk / firma udělá jasno v tom, co kam patří).

Je dobré nepostupovat hrubou silou ani metodou pokus-omyl. Poradíme a pomůžeme.