Definice workflow × procesní model

Teorie & best practice

U procesního přístupu platilo, že je potřeba začít procesní analýzou - od hlavního podnikového procesu, najít dílčí procesní oblasti a v nich buď pokračovat "shora" nebo na vhodné úrovni "zmapovat" (identifikovat) koncové (elementární) činnosti. To jde dělat "hrubou silou" (to je ta procesní analýza)

Odkud vlastně začít s procesní analýzou / modelem?

Možná je to náhoda. V poslední době roste zájem o procesní analýzu. Není úplně jednoduché se dohodnout - což je jiná úvaha. Reálné projekty jednoznačně vyžadují interaktivní upřesňování podoby činností (aby mohlo fungovat stavové workflow). To je taky samostatné téma.

Jak víceméně "přirozeně" rozvíjíme procesní model obsažený ve vytvářených řešeních, realita se dostává do rozporu s "teorií".

U procesního přístupu bylo vždy nesporné, že je potřeba začít od hlavního podnikového procesu, najít procesní oblasti a v nich buď pokračovat "shora" nebo na vhodné úrovni "zmapovat" koncové (elementární) činnosti.

To je správně, pokud víte, k čemu a jak procesní model použít.

Právě tento předpoklad může být chybný.

U nasazovaných řešení jsme nebyli schopni předem dohodnout stavy a činnosti. Když jsme udělali provozně využitelné workflow (činnnosti dle stavů instancí, přechodové možnosti, reálné role... ty jsou asi nejobtížnější) jako součást formuláře instance, tak je uživatelé "vidí" a chápou. Dokáží i upřesňovat či doplnit.

V obecné poloze nedokážeme "domýšlet", jak by která činnost měla fungovat, co smí a nesmí být povoleno či musí být vyžadováno. Jestli je to jedna nebo dvě povinnosti. Jak by měly fungovat časové limity. Jak přistoupit k situaci, kdy povinností člověka není vypořádat se s jednou instancí (např. zakázkou), ale se všemi ve stavu, ve kterém je nutno je "vyřídit" (např. vyfakturovat). Kdy se to dá dělat automaticky a kdy je potřeba automatické zpracování zablokovat.

Dokud to nevidíte, je těžké si to představit.

Je potřeba to dělat průběžně.

Vnucuje se otázka - není potřeba "začít" s procesní analýzou od těch nejjednodušších primárních činností, na kterých je vidět, co se doopravdy děje? Viz třeba předchozí úvaha o kontrole - jasně, dá se "počkat", až budou v katalogu činností všechny úžasně a dokonale definované...

...nebo je navrhovat++ průběžně, jak je budu nacházet.

Jestli k tomu, aby v organizaci mohla proběhnout opravdu zásadní změna (což procesní přístup bezpochyby je), není potřeba začít od toho, co nám pomůže tuhle změnu navrhnout, připravit a provést. Konkrétně začínáme sběrem podnětů. Potom potřebujeme řídit přípravné práce pomocí MBO a projektů. Musíme nachystat pro tu "opravdovou" procesní analýzu infrastrukturu. Vyzkoušet. Ověřit. Rozchodit. Umožnit efektivně zapojit každého, u koho to bude dávat smysl.

Jinými slovy - nejdříve řídící procesy, potom provozní.

Stejně to nebude "nikdy hotové".

Co kdyby se činnosti místo v analýze definovaly rovnou v provozním procesním modelu? Při jeho praktickém používání? Mohlo by to fungovat? Daly by se to vyzkoušet na bázi vytvoření systému pro podporu kontrolní činnnosti? Budou se dát takto zaznamenané činnosti použít např. při zapracování lidí, řízení výkonu a trvalém zdokonalování? Dostanou se tam i činnosti, které nemají administrativní charakter? Třeba distribuce (dodávky). I když vlastně ta taky má velmi výraznou datovou vrstvu (expediční příkazy, výdejky, dodací listy, ...). Možná v reálné organizaci neexistují žádné činnosti, které by neměly "administrativní stopu". Asi to chce "před upotřebením zatřepat".

Možná poněkud bizarní - nedala by se procesní analýza dělat (spíše "začít identifikovat činnosti") tím, že zkusíme rozchodit dříve navrženou kontrolu? Vejce nebo slepice? 

Téměř jistě se neobejdeme bez správy podnětů (na kterou musí navazovat jak řízení pomocí úkolů, tak odpovídající systém pro podporu řízení projektů).

Pokud o tomto tématu máte chuť diskutovat, dá se to u výchozí podoby příspěvku na LinkedIn. Pokud se vám budou hodit informace nebo zvažujete spolupráci, ozvěte se. Umíme pomoci se smysluplnou digitalizací a automatizací.