Jak a k čemu používat MS Teams

21. 09. 2021 Petr Opletal

Často nové nástroje využíváme intuitivně. Předpokládáme, že se stávajícími zkušenostmi musíme být schopni snadno a jednoduše začít pracovat s novou funkčností. Což nemusí být vždy pravda.

Jak a k čemu používat MS Teams

Nové technologie často nabízejí možnost přestat dělat věci jak jsme byli zvyklí a zkusit je dělat výrazně jinak… nebo možná začít dělat něco úplně jiného. Může být rozumné změnit podstatu toho, co a jak děláme (příklad organizace pracovních týmů).

Používejme technologie ke zvýšení efektivnosti.
Tedy k vydělávání peněz.

Nejdříve pár otázek (řečnických, avšak pokud budete mít pochybnosti o tom, co znamenají, ozvěte se).

Je stávající podoba komunikace efektivní?

V kontextu organizace, nikoli jednotlivce (víme, že většina lidí je sama se sebou celkem spokojená).

  • Máme dostatečně jasná pravidla (co chybí či potřebuje upravit)? Je nám jasný účel a potřebné výsledky různých typů interakcí (opět - co jinak ~ typem interakce se rozumí účel & podoba - např. oznámení, dotaz, výzva, požadavek, pozvánka, ...)?
  • Co primárně způsobuje komplikace - nevhodné nástroje nebo dovednosti lidí (popř. co nám chybí)?
  • Jak a proč zabránit živelnému používání nástrojů - zde MS Teams? Proč potřebujeme pravidla?

Konkrétně (podstatné jsou otázky, nikoli odpovědi; "tým" = skupina v MS Teams):

  • Jak mají být sestavovány týmy? Za jakým účelem, kým a podle jakých pravidel? K čemu jsou vhodné týmy a k čemu jsou určeny kanály?
  • Jaká pravidla / závazné postupy potřebujeme pro jaké aktivity.
    • Výměna zpráv.
    • Online schůzky.
    • Sdílení podkladů.
  • Jak musíme definovat typy komunikace, abychom na ně mohli navázat pravidla?
    • Vstupy, výstupy, data, … obvykle dokumenty včetně zadání, akceptačních protokolů a jiných dokumentů, které sdílíme s okolím týmu.
    • Notifikace (obvykle s odkazem na dokument či schůzku).
    • Plán práce (úkoly). Popř. další organizační záznamy (program schůzky aj.).
    • Podněty/požadavky, popř. připomínky k vytvářenému obsahu.
  • Jak zabránit multiplicitám či nesystémovému přístupu.
  • Jaké činnosti a role mají být definovány pro používání nástrojů.
  • Jaké vazby na ostatní nástroje je potřeba koordinovat.
    Aneb nepotřebujeme náhodou na používání komunikačních nástrojů dost striktně nastavené procesy? Co se může zvrtnout?

To, že to jde, neznamená, že je to správně

Dokonce ani když to říká či píše někdo, kdo by měl nástroj (MS Teams) ovládat ze všech nejlépe. Dost často se tvůrcům podaří vytvořit něco, co je správné využívat výrazně jiným způsobem, než ke kterému autor dospěl v nadšení ze svého výtvoru.

  • Problémy se záplavou elektronické pošty nevyřešíme tím, že se interní komunikaci pokusíme přesměrovat na chat. Ten je (provozně) ještě mnohem méně efektivní než mail, jelikož vyvolává představu, že máme čekat na odpověď (pokud na ni čekat nemáme, je lepší využít mail). Nemluvě o tom, jak efektivně lidé píší, navíc na některých zařízeních je používání chatu skutečně bezbřehé plýtvání časem. V mailech se vyjadřujeme zkratkovitě, v chatu je tlak na stručnost mnohem větší. Nemluvě o tom, že pokud na to přistoupíme, zjevně bude víc kanálů (než jenom mail), kterými se budou hrnout zprávy.
    • Takže k čemu je správné používat chat?
      Popravdě nevíme o žádném typu interakce, kdy by chat byl efektivnější než mail nebo telefon. Snad pro vzkazy typu "Až budeš moci, zavolej...". Byť tady je sporné, kdy je takový vzkaz potřeba.
      Jednoznačně je účelné jej používat tak, jak je koncipován - pro předávání odkazů na schůzky, dokumenty aj. Ovšem většinou se stejně dané upozornění navíc posílá mailem (schůzky) či je vloženo do kalendáře. Je otázka, zda je tato multiplicita výhodná.
    • Pokud je nutná reakce či získat jistotu, že informace byla předána, musí se použít interaktivní komunikační prostředek - telefon (hovor) nebo osobní setkání (ověří se, jak byla přijata / pochopena).
    • Schůzky a ostatní interakce se organizují bez dotazování, kdy se to komu hodí - ve slušně zorganizovaném týmu jsou nastavena pravidla, podle kterých je na interakce vyhrazen prostor v kalendářích členů týmu, popř. se využije nástroj pro vyhledání volného termínu účastníků.
    • Rozhodně se pomocí chatu nesmí předávat dokumenty ani nic podobného - nanejvýš odkazy (pokud není sjednán efektivnější způsob).
    • Práci zadávat formou úkolů.
    • Dokumenty připomínkovat pomocí připomínek. Což by měl být samostatný mechanismus (pokud není, lze použít kanál doporučeným způsobem).
    • Notifikace (nejen z Teams) standardně chodí mailem.
      Takže je sporné, jestli je chat pro tento účel optimálním nástrojem.
    • Když někde uvidíme, k čemu se chat používá, tak napíšeme, co se osvědčuje a co ne. Nebudeme ale dokazovat, že nemá smysl psát kolegům to, co se obvykle objevuje v ukázkách - naprosto šílené dotazy kde je co a proč není to či ono hotové, popř. výzvy, aby někdo něco udělal. Je potřeba na to mít vlastní názor. Dle našeho by se všechny takovéto zprávy měly eliminovat a místo nich nastavit jednoznačné povinnosti. Cílem je nezdržovat ostatní (ani zbytečnými maily, ani nesmyslnými chaty).
  • Pro řízení spolupráce (koordinaci činností) se nemá používat ani elektronická pošta (jak se často stává, kdy nahrazuje chybějící pravidla a snaží se kompenzovat neochotu ke spolupráci či neschopnost koordinátorů), ani jiné komunikační prostředky. Součinnost lidí je nutno vymáhat prostřednictvím řídící práce, jednoznačných pravidel a dostatečných dovedností. Je neefektivní spoléhat na to, že se sami mezi sebou nějak domluví - sice to většinou platí, ale obvykle výsledná podoba nebude ani zdaleka optimální.

Zkrátka si dobře rozmyslete, jaké výhody a nevýhody představuje přesun dosavadní komunikace do Teams. Jestli by nebylo lepší změnit její podobu (pravidla & obsah). Může se ukázat, že současné nástroje při korektním obsahu a pravidlech plně vyhovují.

Procesní činnosti mají být řízeny s využitím BPMS.

Při hodně striktních pravidlech by se pro jisté procesní scénáře daly použít i Teams, ale není to nejlepší nápad. Naopak pokud je práce v organizaci řízena s využitím projektového přístupu, mohou být Teams vhodným řešením (více). Projekty mohou být jak interní, tak zakázky.

Ujasněte si, co skutečně potřebujete

Např. na téma neefektivní komunikace - lhostejno, zda pomocí elektronické pošty nebo chatu - najděte skutečnou příčinu.

  • Obvykle to bude absence pravidel.
  • Využívejte mail/chat (a podobné) analogicky telefonnímu hovoru - počítejte s tím, že to, co bylo obsahem, velmi rychle zanikne.
    Jsou lidé, kteří si telefonní hovory nahrávají. V běžné praxi se stejně nikdy nedostanou k tomu, aby je poslouchali znovu. Dříve či později s tím přestanou. Může se to hodit, pokud se v průběhu hovoru či bezprostředně po něm ukáže, že obsahoval něco důležitého, k čemu je potřeba se vrátit.
  • Podle toho si nastavte pravidla, která mají být dodržována. Typologii & povinnosti, kdy má být jaký údaj/obsah uložen (jak zpracován).

Když to pojmete správně, zjistíte, že tato pravidla musíte nastavit právě kvůli zaznamenávání toho, co bylo sjednáno telefonicky či při osobních schůzkách.

Příklad s uložením technických dat

Dejte si pozor na situace, kdy potřebujete pokrýt nestandardní požadavek - něco, na co nevidíme spolehlivý jednoznačný způsob řešení. V našem případě to bylo ukládání dat, které se měla zpracovávat pomocí lokálního nástroje (aplikace, která potřebuje přístup pomocí souborového systému).

  • Nejjednodušší řešení bylo nastavit synchronizaci úložiště týmu tak, aby příslušné soubory byly dostupné lokálně.
  • Jenže to následně vytvořilo bariéru vytváření týmů žádoucím způsobem. Protože by se extrémně zkomplikovalo zajišťování přístupu na tato data. Takže se místo týmů používaly kanály. To, že si toto nepříliš korektní pojetí vynucuje spoustu kompromisů, je zjevné - složení týmů, trvanlivost úložišť atd.
  • Přitom existuje průzračné jednoduché ("lepší") řešení - místo používání úložiště pracovního prostoru týmu (kam tato data ze své podstaty stejně nepatří) lze použít nezávislé úložiště (resp. může být závislé v tom smyslu, že na ně lze jednoduše uplatnit přístupová práva členů týmu - v tom případě vyhrazená knihovna SharePoint-u), které se prostě připojí do nástrojů týmu/kanálu, čímž dosáhneme naprosto shodného efektu bez negativních důsledků.

Je nutné, aby pro plnění požadavku existovalo více možných řešení - pokud nejsou, tak se ten, kdo řešení hledal, vůbec nesnažil a použil první nejjednodušší (a obvykle nejhorší) možnost. Popř. skutečně není schopen najít alternativy (nezná možnosti prostředí), což je horší.

Příklad - koordinace součinnosti 

Tým, který má za úkol připravit a provést např. outdoorovou reklamní kampaň (resp. zakázku tohoto typu - jednorázovou, velmi dynamickou).

  • Platí striktní pravidla - jednak společná + pro každý projekt specifické rozšíření.
    • Jednoznačně stanovené typy komunikace a obsahu. Např.
      • Notifikace (změny obsahu, plánované události, ...).
      • Připomínky (pro každé téma samostatný kanál).
    • Popis rolí jednotlivých členů týmu a jejich povinnosti. Jako nadstavba obecných pravidel & plánu práce daného projektu.
    • Komunikace (veškerá) se zákazníkem a partnery probíhá (a je uložena) v rámci týmu. 
  • Obsah (viz metodika - aktuálně příklady v Organizaci) je umístěn tam, kde to dává smysl - tým musí nastavit člověk (dle pravidel/metodiky), který dobře zná možnosti a omezení.
    • Zakázková dokumentace.
    • Podklady (vstupní či průběžně získávaná data a dokumenty). Je velmi pravděpodobné, že jejich korektní umístění není v pracovním prostoru týmu.
    • Výstupy - finální zcela jistě nebudou "uvnitř" týmu, dočasné naopak docela pravděpodobně (zejména pokud se shromažďují v terénu - tam se Teams v mobilním zařízení určitě hodí). 
    • Plán práce & požadavky/specifikace & akceptační systém…
  • Aktivity - při jakých činnostech týmu je rozumné Teams využívat.
    • Tvorba/aktualizace plánu prací (připomínkování) & evidence postupu (úkoly a jejich plnění).
    • Sběr a správa podnětů & připomínkování (obsahu). Sem spadají i všechny scénáře tvorby dokumentů.
    • Schůzky (včetně podpory příprav).
    • Dle potřeby ankety/průzkumy pro plánování či připomínkování.
    • Diskuse (pokud jsou mimo připomínkování dokumentů přípustné).

To je vhodné použití.

Online schůzky

Příprava, příprava, příprava…

  • Striktní pravidla. Plus metodika - návody pro používání. Plus školení (rozvoj dovedností) - nikoli pouze jednorázově, ale průběžně pro využití rozšířených možností (ankenty, whiteboard, …). 
  • Program & pravidla & ideálně podpora řízení průběhu (nástroj).
    Online schůzky jsou náročnější na řízení průběhu než fyzické.
  • Závěry musí skončit v plánu práce, popř. jiných dokumentech, které byly ke schůzce připojeny.

Nejspíš to chce hodně ověřování, školení, metodiky. Příprava a vedení fyzických schůzek je hodně náročná, online schůzky jsou mnohem obtížnější.

Dejte vědět, jak používáte Teams. Nebo jaké máte pochybnosti. Rádi pomůžeme.