Řízení dle záležitostí

Velké organizace mají velkou setrvačnost

Proto je velmi výhodné přesvědčit jejich manažery, že je víceméně v pořádku, že to nedokáží sami a proč je rozumné si k tomu přizvat externí renomovanou poradenskou firmu. Jak takové akce dopadají, vidíme kolem sebe.

Ono to asi platí nejen na velké firmy.

Pravda je, že provést byť jen trošku komplexnější změnu je v tradiční organizaci prakticky nadlidský úkol.

• Můžete na změny rezignovat a jenom si na ně hrát.
• Nebo musíte změnit svoji firmu na procesně řízenou.

Potom už je to snadné. Ten první krok je opravu obtížný. Můžeme vám s tím pomoci. Protože nás to baví a umíme to, nebudeme chtít balík ani předem, ani po skončení nulté fáze (bude odkaz na popis projektu). V ten okamžik se jen musíme shodnout, jakou hodnotu pro vás taková změna má a dohodnout, jaká je rozumná odměna za uvažovanou pomoc a kdy má být poskytnuta a jakým způsobem. Když se nedohodneme, nic neplatíte a přátelsky se rozloučíme.
Protože si myslíme, že tomu opravdu rozumíme, vyhodnotíme před začátkem, jaké jsou šance, že to s limitním úsilím může dobře dopadnout a pokud nám vyjde, že ne, tak se do toho nepustíme.

Implementujete strategii

Strategie není dokument či soubor mouder. Strategie je proces - proces adaptace organizace na budoucí výzvy, hrozby a příležitosti. Primární podmínka přežití. Pokud strategií není stagnace a zánik, tak snaha o její realizaci přináší změny. Změny produktů, technologií, organizace/procesů, zákazníků, dovedností, změny přístupu...

Základní možnosti (týká se dle oboru organizací s více jak 20-50 lidmi), jak změny řídit:

• Máte úplný přehled o tom, co se ve vaší organizaci děje. Je jasné, jaké důsledky bude mít zamýšlená změna. Je rozumné předpokládat, že máte dostatečnou představu o způsobu provedení a případných hlavních rizicích. Není potřeba se o tom s nikým předem dohodnout.
  Udělejte to.
  Potom zpětně vyhodnoťte, jestli ty podmínky byly splněny.
  
  
• Myslíte si, že platí výše uvedené.
  Využijte řízení pomocí záležitostí.
• Něco z výše uvedeného neplatí.
  Využijte řízení pomocí záležitostí.
• Bojíte se pustit se do změn.
  Využijte řízení pomocí záležitostí.
• Nejste si jisti, jestli vnímáte všechny souvislosti a závislosti.
  Využijte řízení pomocí záležitostí.
• Nemáte systém hodnocení příležitostí (správu SFÚ) a/nebo strategii.
  Využijte řízení pomocí záležitostí a coby první změnu definujte strategii a systém strategického řízení. Pokud nevíte jak, nechte si poradit nebo lépe pomoci - není to triviální krok a je dobré, když se to umí.
• Nemáte procesy.
  Potřebujete (lepší) strategii!
  Ta přinese procesní přístup, pravidla, flexibilitu. Schopnost se přizpůsobovat.
• Jste si jisti, že se vás žádné změny netýkají. 😉
  Zjednodušte si život pomocí řízení pomocí záležitostí a postupně měňte své prostředí tak, aby umožňovalo identifikaci odchylek, omezilo alibismus a podněcovalo k iniciativě - formulaci návrhů a námětů.

Přežití organizace závisí na tom, jestli se dokáže přizpůsobit dynamice moderního světa. Tradiční způsob myšlení nás vede k tomu, abychom se snažili dosažený uspokojivý stav udržet. Omezovat rizika. Nová doba po nás nejspíše chce, abychom rizika akceptovali a řídili organizaci "jim navzdory". Je potřeba si to ujasnit.

Systematické řízení změn

Při rozvoji systému řízení u našich klientů jsme postupně zdokonalovali metodiku pro řízení změn pomocí "záležitostí". Tento pojem nám umožnil sjednotit pravidla pro identifikaci a správu:

• Podnětů, požadavků a záměrů (projekty). Společně s provozními problémy/neshodami/haváriemi.
• Řízení technických opatření, rozvoje doveností a upřesňování pravidel. Vymáhání povinností a standardizaci postupů při formulaci a hodnocení alternativ. A mnoho dašího.
  TOC - zdokonalování procesů, správa znalostí, rozvoj dovedností, ...
• Priorit. Vazeb. Kapacit. ...
  K nezaplacení...

Primárním důvodem pro zavedení "záležitostí" je doporučená podoba pracovních jednání. Pro plánování schůzek chceme mít k jednotlivým tématům úplné podklady. Stejné téma se obvykle vyskytuje v několika jednáních. Ať už v čase nebo na různých organizačních úrovních. Chceme je tedy přesouvat a zařazení na program konkrétního jednání je jen jeden záznamů jeho plánu/historie. Existuje (tedy je potřeba mít možnost získat či doplnit jeho podklady, aktualizovat úkoly apod.) i mimo schůzky/jednání. 

Jaké záležitosti známe

Rozdělíme si je dle toho, jaký mají mít výsledek - definice účelem (stručně).

• Provozní - došlo k nestandardní situaci v provozu. Nutno řešit operativně.  Většinou jen "správně nasměrovat" (vyjasnit, který již existující postup použít) - výjimečné situace se reálně vyskytují zřídka. Následně adaptovat procesy, aby při příštím výskytu takovéto události bylo jasné, jak postupovat (byť vždy bude žádoucí pravidla upřesňovat).
  Obvykle vede k upřesnění procesu.
• Koncepční - podnět, který vyžaduje získat a zpracovat větší množství informací. Identifikovat závislosti. Vytvořit a vybrat optimální variantu. Většinou zamítnout nebo odložit. Výjimečně realizovat.
  Typicky spouští projekt. Projekt (odpovídající strategickému cíli)

Někteří klienti se snažili prosadit i jiné typy záležitostí (např. "personální"...), což jsou sice někdy zábavné scénky, ale zatím jsme na nic "jiného" nenarazili. Možná u vás na něco narazíme.

Příklady použití záležitostí

Je to triviálně jednoduché (detaily jsou v metodice, zde pouze náznak principů).

• Pro každou "záležitost" vzniká záznam, který má řadu fází životního cyklu.
  Původně jsme začínali s dokumentem, ale jakmile je víc záležitostí jak jedna, je to neudržitelné... 😉
• Na ten se váží úkoly, podklady, ...
  Stavové workflow. V každém stavu flow dané instance (záležitosti) čeká na událost (obvykle splnění úkolu lidského účastníka).
• Když je to (nestandardní) neshoda, ověří se rozdíly, adaptuje příslušný proces. Případně příslušný vlastník procesní oblasti zajistí (či zpětně vyhodnotí) pilotní řešení. Viz výše "provozní záležitosti".
• Když např. odchází klíčový spolupracovník, spouští se "aktivita" (neměl by to být projekt, u hodně vyspělé organizace to nejspíš bude proces), která se bude spouštět více úkolů (MBO), procesů nebo něčeho jiného. Jednotlivé výměny lidí se mohou výrazně lišit, proto je účelné, aby se k takové změně přistupovalo jako k jedinečné provozní události.
  Možná máte tendenci to chápat jako malý projekt (pokud se k náhradě člověka přidá nějaká "výhodná" změna). Ta kombinace není úplně dobrý nápad ani není rozumné označovat jako "projekt" výměnu člověka či jinou organizační změnu (např. převod jeho činností na jiné zdroje). Možná je to "velký úkol", protože to má garantovat konkrétní člověk (vedoucí týmu s případnou podporou HR).
• Inovace produktu - můžeme se hádat, jestli je to projekt nebo proces nebo obojí dohromady (formálně je to rozhodně proces projektového typu). Pokud se něco takového spustí, je potřeba systematicky a soustavně monitorovat průběh, upřesňovat vazby a závislosti...
  Doporučené chápání je v takových případech mít specifickou variantu procesu správy projektového portfolia (se zohledněním potřeb produktů) a silně typový projekt (sadu projektů). Projektové portfolio musí být jenom jedno.
• Pro řízení/fungování firmy (do aktivních rozhodovacích procesů / jednání) se nebere v úvahu nic jiného, než záležitosti v odpovídajících fázích životního cyklu.
  Pokud se má vedení čímkoli zabývat, musí to být takto zpracováno.
  Jinak se to (ani technicky) nemůže dostat na program jednání. 
  Nemůže alokovat zdroje.
  Neexistuje...

Stačí mít definováno, jakým způsobem se zpracovává "ostatní" podněty... tedy veškeré jinde nedefinované (spouštěcí události "jiných" procesů) události. Jedná se o sběrný proces - pokud není událost zpracována, musí být zachycena a vypořádána zde. Proces pro zvládání nespecifických událostí je (musí být) velmi flexibilní. Pokud některá aktivita či atribut chybí, interaktivně se dle potřeby & možností doplní (příklad).

Jinými slovy firma je řízena:

• Pravidly procesního modelu.
• Záležitostmi.

To je všechno. Není to báječně jednoduché?

Procesní schéma zpracování podnětů a správy záležitostí...
Část metodiky bude přístupná formou PDF...
Rozhodně se nebojte dát vědět, že byste něco takového potřebovali.